Wniosek o urlop wypoczynkowy — wzór

Wniosek o urlop wypoczynkowy to prośba pracownika o udzielenie wolnego w wybranym terminie. Samo złożenie dokumentu nie oznacza jeszcze zgody pracodawcy na nieobecność¹. Poniżej znajdziesz przykładową treść wniosku i zasady jego składania. Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca udziela urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo².

Czym jest wniosek o urlop wypoczynkowy?

Pracownik wskazuje we wniosku planowany termin nieobecności oraz wymiar urlopu. Te dane są potrzebne do rozliczenia wolnego w ewidencji czasu pracy, która obejmuje czas przepracowany i nieobecności. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji potrzebnej do ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą².

Jak złożyć wniosek o urlop pracodawcy?

Pracownik składa wniosek zgodnie z regulaminem lub procedurą obowiązującą u pracodawcy¹. Może przekazać go osobie odpowiedzialnej za urlopy albo skorzystać z firmowego obiegu dokumentów. Po akceptacji dział kadr wykorzysta wniosek do rozliczenia nieobecności. Przy ustalaniu planu urlopów pracodawca uwzględnia wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy, zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy².

Do czego służy wniosek urlopowy?

Wniosek pokazuje, jaką część przysługującego urlopu pracownik chce wykorzystać. W pierwszej pracy nabywa on po każdym miesiącu 1/12 rocznego wymiaru urlopu¹. Przy podstawowym wymiarze daje to 1,66 dnia po pełnym miesiącu pracy^1,3.

Staż urlopowy to okres uwzględniany przy ustalaniu wymiaru urlopu. Za ukończenie szkoły wyższej wlicza się do niego 8 lat¹. Gdy uprawnienie pracownika pełnoetatowego wzrośnie z podstawowego do wyższego wymiaru, zyska on 6 dni urlopu uzupełniającego¹. Nowe zasady zaliczania okresów do stażu urlopowego obowiązują od 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców^1,3.

Tabela zestawia roczny wymiar urlopu według stażu pracownika; granicą jest 10 lat^1,3.

Dane w tabeli: 1,3

Jakie informacje powinien zawierać wniosek o urlop?

Wniosek powinien wskazywać pracownika, rodzaj urlopu, planowany okres nieobecności oraz liczbę dni lub godzin¹. Imię i nazwisko pozwalają przypisać dokument właściwej osobie, a daty wyznaczają początek i koniec wnioskowanego okresu. Zwykły wniosek o urlop wypoczynkowy nie wymaga uzasadnienia; ważne przyczyny trzeba podać przy prośbie o przesunięcie ustalonego terminu¹. Art. 154² § 1 Kodeksu pracy nakazuje udzielać urlopu na zaplanowane dni pracy, w liczbie godzin odpowiadającej pracy w danym dniu².

Jak wygląda układ przykładowego wniosku?

Układ wniosku urlopowego powinien wyraźnie oddzielać dane pracownika od informacji o nieobecności. W jednej części wpisuje się imię i nazwisko, w drugiej rodzaj urlopu, daty oraz liczbę dni lub godzin. Na końcu można zostawić miejsce na podpis pracownika i decyzję pracodawcy. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień odpowiada zasadniczo ośmiu godzinom pracy, zgodnie z art. 154² § 2 Kodeksu pracy².

Liczba dni urlopu obejmuje dni pracy wynikające z harmonogramu, także pracującą sobotę⁴. Przy rozliczeniu godzinowym dzień urlopu odpowiada co do zasady 8 godzinom¹. Wniosek powinien więc odzwierciedlać harmonogram pracownika, a nie tylko dni kalendarzowe między wpisanymi datami³.

Dane pracownika pozwalają ustalić, kogo dotyczy wniosek. Termin i wymiar nieobecności służą z kolei jego rozpatrzeniu oraz rozliczeniu udzielonego urlopu.

Wniosek urlopowy: wzór, treść i plan urlopów

Wzór wniosku o urlop wypoczynkowy powinien podawać termin i wymiar nieobecności w formie przyjętej u pracodawcy. Pracownik może skorzystać z dokumentu papierowego, wiadomości elektronicznej albo formularza w systemie HR¹. Kodeks pracy nie wymaga pisemnej formy zwykłego wniosku; dokumenty można też przechowywać elektronicznie⁵.

Jak przygotować wzór wniosku urlopowego do druku lub PDF?

Wzór wniosku urlopowego do druku lub PDF powinien zawierać pola na dane pracownika, okres urlopu, jego wymiar i podpis. Pola muszą pozostać czytelne zarówno po wydrukowaniu, jak i po zapisaniu pliku PDF. Przy wysyłce elektronicznej pracownik korzysta z kanału przyjętego u pracodawcy.

Tabela porównuje papier, e-mail i system HR pod względem wypełnienia oraz obiegu wniosku.

Portal e-Pracownik w systemie wFirma pozwala pracownikom składać elektroniczne wnioski urlopowe. Pracodawca może bezpłatnie utworzyć im konta⁴. Dla systemu wFirma i portalu e-Pracownik promowany jest 30-dniowy bezpłatny okres próbny⁴.

Portal e-Pracownik pasuje do firmy, która chce prowadzić obieg wniosków w systemie. Pracodawca obsługujący je wyłącznie na papierze nie potrzebuje tego narzędzia⁶.

Przykładowa treść wniosku o urlop wypoczynkowy

Treść wniosku o urlop wypoczynkowy może brzmieć: „Proszę o udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie od [data] do [data], w wymiarze [liczba dni lub godzin]”. Pracownik dodaje swoje dane i składa dokument zgodnie z firmowym obiegiem. Zwykły urlop wypoczynkowy oznacza płatną nieobecność, w odróżnieniu od urlopu bezpłatnego. Za czas wypoczynku pracownik zachowuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby pracował, zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy².

Wniosek o urlop bezpłatny nie wymaga uzasadnienia. Pracodawca może jednak odmówić udzielenia takiego urlopu⁷. Obecnie art. 174 § 1 Kodeksu pracy dopuszcza wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, a nie wyłącznie pisemnej².

Plan urlopów a indywidualny wniosek pracownika

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy⁸. Jeśli nie ustala planu, uzgadnia termin wypoczynku z pracownikiem⁸. Po podziale urlopu na wniosek pracownika jedna część wypoczynku powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych¹. Zgodnie z art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy planu nie ustala także pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa².

Urlop macierzyński i rodzicielski – procedury w osobnych poradnikach

Wniosek o urlop macierzyński i dokumenty dotyczące urlopu rodzicielskiego nie zastępują zwykłego wniosku wypoczynkowego. Te nieobecności mają odrębne zasady, dlatego wymagają osobnego omówienia. Wniosek o urlop wypoczynkowy dotyczy terminu zwykłego wypoczynku. Przy urodzeniu jednego dziecka podczas jednego porodu urlop macierzyński wynosi 20 tygodni, zgodnie z art. 180 § 1 Kodeksu pracy².

Wniosek o urlop wypoczynkowy: obowiązek, terminy i szczególne sytuacje

Wniosek służy zgłoszeniu terminu nieobecności. Kodeks pracy nie narzuca jednego wzoru ani ogólnego terminu złożenia zwykłego wniosku¹. Sposób zgłoszenia zależy od tego, czy pracownik planuje wypoczynek, czy korzysta z urlopu na żądanie. Art. 167² Kodeksu pracy przewiduje do czterech dni takiego urlopu w każdym roku kalendarzowym².

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy jest obowiązkowy?

Obowiązek złożenia wniosku urlopowego trzeba odróżnić od uzgodnienia nieobecności z pracodawcą. Przy zwykłym urlopie pracownik zgłasza termin zgodnie z firmowym obiegiem. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego; pracownik może wykorzystać w tej formie maksymalnie 4 dni w roku^1,9.

Z jakim wyprzedzeniem złożyć wniosek urlopowy?

Zwykły wniosek urlopowy warto przekazać przed planowaną nieobecnością, aby pracodawca miał czas rozpatrzyć termin. Wniosek o urlop na żądanie pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu¹. Ten termin graniczny nie dotyczy wszystkich wniosków o planowany wypoczynek. Wynika z art. 167² Kodeksu pracy, który określa moment zgłoszenia żądania².

Kiedy zgłosić urlop ujęty w planie, a kiedy nieplanowany?

Urlop ujęty w planie pracownik zgłasza w sposób przyjęty przez pracodawcę, potwierdzając zaplanowaną nieobecność. Urlop nieplanowany wymaga uzgodnienia terminu przed przerwaniem pracy. Przy nagłej potrzebie skorzystania z urlopu na żądanie obowiązuje termin zgłoszenia opisany wyżej.

Urlop wypoczynkowy po macierzyńskim – zasady składania wniosku

Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim może rozpocząć się bezpośrednio po nim na wniosek uprawnionego pracownika¹. We wniosku należy wskazać początek wypoczynku przypadający po zakończeniu wcześniejszego urlopu oraz planowany wymiar. Pracownik przekazuje dokument pracodawcy przed rozpoczęciem wypoczynku.

Rok, za który przysługuje urlop, i zgoda pracodawcy

Wniosek nie musi wskazywać roku, za który przysługuje urlop. Podanie go pomaga jednak odróżnić urlop bieżący od urlopu zaległego⁴. Termin nieobecności wymaga osobnej decyzji pracodawcy.

Czy we wniosku trzeba wskazać rok, za który przysługuje urlop?

Rok nabycia urlopu pomaga działowi kadr przypisać wnioskowane dni do właściwej puli. Korzystanie z urlopu zaległego powinno rozpocząć się do 30 września następnego roku kalendarzowego¹. Roszczenie o taki urlop przedawnia się po 3 latach^4,10.

Tabela pokazuje, jaki rok można wskazać we wniosku o urlop bieżący lub zaległy.

Czy można rozpocząć urlop bez akceptacji wniosku?

Zaakceptowanie wniosku jest konieczne przed rozpoczęciem nieobecności. Samo wysłanie formularza nie oznacza udzielenia urlopu. Pracodawca może nie zgodzić się na proponowany termin, jeśli nieobecność utrudniłaby normalny tok pracy¹. W portalu e-Pracownik zniknięcie szarego trójkąta z wykrzyknikiem oznacza akceptację wniosku przez pracodawcę⁴.

Pracownik może rozpocząć urlop po uzyskaniu zgody. Musi ona dotyczyć wskazanego terminu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracująca sobota może zostać odliczona z urlopu?

Tak. Urlop rozlicza się za dni pracy wynikające z harmonogramu, więc uwzględnia się także sobotę, jeśli jest dla pracownika dniem pracy.

Czy za czas urlopu wypoczynkowego pracownik otrzymuje wynagrodzenie?

Tak. Za czas urlopu wypoczynkowego zachowuje wynagrodzenie, które otrzymałby, gdyby pracował.

Ile urlopu uzupełniającego przysługuje po zwiększeniu wymiaru?

Pełnoetatowy pracownik, którego uprawnienie wzrośnie z podstawowego do wyższego wymiaru, zyskuje 6 dni urlopu uzupełniającego.

Czy ukończenie studiów wyższych wlicza się do stażu urlopowego?

Tak. Za ukończenie szkoły wyższej do stażu urlopowego wlicza się 8 lat.

Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?

Tak. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego; wniosek o niego nie wymaga uzasadnienia.