Urlop na żądanie — zgłoszenie i zasady

Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, nie zaś dodatkową pulę wolnych dni.¹ Poniżej wyjaśniamy, jaki obowiązuje limit, kiedy zgłosić żądanie i w jakich okolicznościach pracodawca może odmówić. Podajemy też przykład wiadomości z wnioskiem. Maksymalnie 4 dni wykorzystuje się z przysługującego urlopu wypoczynkowego, a nie ponad jego wymiar².

Czym jest urlop na żądanie i jak działa w grafiku pracy?

Urlop na żądanie obejmuje dzień, w którym pracownik miał wykonywać pracę. Termin wskazuje sam pracownik, a takich dni nie wpisuje się do planu urlopów, czyli harmonogramu planowanego wypoczynku³. Wyłączenie to wynika z art. 163 § 1 Kodeksu pracy⁴.

Grafik pracy pokazuje, ile godzin pracownik miał przepracować danego dnia. Od tej liczby zależy odliczenie nieobecności z puli urlopowej.
Zgodnie z art. 154² § 2 Kodeksu pracy jeden dzień tej puli odpowiada 8 godzinom pracy⁴.

Niepełny etat a prawo do urlopu na żądanie

Pracownik zatrudniony na niepełny etat również ma prawo do urlopu na żądanie. Jego limit nie maleje proporcjonalnie do wymiaru etatu ani nie odnawia się po zmianie pracodawcy w tym samym roku.⁵ Wymiar etatu wpływa za to na liczbę godzin zaplanowanych na konkretny dzień⁴.

Czym urlop na żądanie różni się od planowanego wypoczynku?

Urlop na żądanie od planowanego wypoczynku odróżnia przede wszystkim sposób wyboru terminu. Zwykły urlop pracownik i pracodawca organizują z wyprzedzeniem; w trybie na żądanie pracownik wskazuje dzień zgodnie z bieżącą potrzebą. Każdą z tych nieobecności trzeba odnieść do grafiku pracy.
Art. 167² Kodeksu pracy wymaga zgłoszenia żądania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu⁴.

Najczęstsze pytania o zasady urlopu na żądanie

Zasady najłatwiej rozdzielić według tego, czy dotyczą prawa do wolnego, jego terminu, czy rozliczenia nieobecności:

• Uprawnienie pracownika pozwala ustalić, czy niepełny etat lub zmiana pracodawcy wpływają na dostępny limit.
• Termin urlopu oznacza dzień, w którym pracownik chce mieć wolne zamiast wykonywać zaplanowaną pracę.
• Rozliczenie nieobecności zależy od godzin przypisanych do wskazanego dnia w grafiku.

O odliczeniu z puli urlopowej rozstrzyga grafik konkretnego dnia, nie sama nazwa systemu czasu pracy.
Art. 154² § 1 Kodeksu pracy nakazuje udzielać urlopu na tyle godzin, ile pracownik miał przepracować tego dnia⁴.

Urlop na żądanie przy zmiennym grafiku pracy

Przy zmiennym grafiku urlop na żądanie rozlicza się według godzin zaplanowanych na dany dzień.⁵ Tak samo jest w równoważnym systemie czasu pracy, w którym zmiany mogą mieć różną długość. Samo zatrudnienie na pół etatu nie mówi więc, ile godzin ubędzie z puli urlopowej.
Pracownik na pół etatu z zaplanowaną 8-godzinną zmianą wykorzystuje za ten dzień 8 godzin urlopu⁴.

Tabela pokazuje odliczenie z puli urlopowej zależnie od długości zaplanowanej zmiany. Przy zmianie 8-godzinnej odlicza się 8 godzin, a przy 12-godzinnej – 12 godzin⁴.

Dane w tabeli: 4,5

Przy zmiennym grafiku urlop na żądanie zwalnia z całej zmiany zaplanowanej na dany dzień. Jeśli pracownik miał przepracować 12 godzin, urlop obejmuje całą zmianę i pomniejsza pulę o 12 godzin⁶.

Czym jest limit dni urlopu na żądanie?

Limit urlopu na żądanie wyznacza maksymalną liczbę dni, o które pracownik może wystąpić w tym trybie: wspomniany maksymalny roczny limit urlopu na żądanie. Wynika z art. 167² Kodeksu pracy.³ Jest to limit sposobu korzystania z urlopu, a nie osobna pula wolnego⁴.

Jak ustala się wymiar urlopu na żądanie?

Wymiar urlopu na żądanie ustala się na podstawie ustawowego limitu, dni wykorzystanych w bieżącym roku oraz dostępnego urlopu wypoczynkowego. Po zmianie pracy trzeba uwzględnić także nieobecności u poprzedniego pracodawcy.
Zgodnie z art. 167³ Kodeksu pracy zmiana pracodawcy nie odnawia limitu: u wszystkich pracodawców łącznie obowiązuje ten sam roczny limit urlopu na żądanie⁴.

• Wykorzystane dni to urlop na żądanie udzielony wcześniej w bieżącym roku. Liczą się również dni wykorzystane przed zmianą pracy.
• Pozostały limit oznacza część ustawowego pułapu, z której pracownik jeszcze nie skorzystał.
• Dostępny urlop wypoczynkowy stanowi pulę, z której pracodawca może udzielić żądanego dnia wolnego.

Prawo do urlopu na żądanie zależy jednocześnie od pozostałego limitu i dostępnej puli urlopu wypoczynkowego. Pracownik może wykorzystać dni w ramach wspomnianego maksymalnego rocznego limitu urlopu na żądanie, jeśli ma jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy².

Ile dni można wykorzystać w roku kalendarzowym?

Pracownik może korzystać z urlopu na żądanie w granicach limitu obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Wskazuje dzień stosownie do swojej potrzeby, o ile ma jeszcze dostępny urlop wypoczynkowy. Niewykorzystany limit nie daje dodatkowych dni wolnych.
Pozostałe dni przechodzą na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy, ale nie zwiększają nowego rocznego limitu urlopu na żądanie².

Czy limit urlopu na żądanie zmienił się od 2025 roku?

Limit urlopu na żądanie nie zmienił się od 2025 roku. Nadal obowiązuje wymiar określony w art. 167² Kodeksu pracy.³ Przy porównywaniu kolejnych lat liczy się liczba dni wykorzystanych przez pracownika w aktualnym roku kalendarzowym.

Ile dni przysługuje osobie podejmującej pierwszą pracę?

Osoba podejmująca pierwszą pracę może wziąć urlop na żądanie tylko w granicach nabytego urlopu wypoczynkowego. Prawo do niego uzyskuje po każdym miesiącu pracy w wymiarze 1/12 rocznego wymiaru urlopu.⁵ Roczny limit trybu na żądanie nie oznacza więc dostępności wszystkich objętych nim dni od początku zatrudnienia.
Przy rocznym wymiarze 20 dni po pierwszym miesiącu pracy nabywa się 1/12 tej puli, czyli 1⅔ dnia⁴.

Urlop na żądanie w 2026 roku: zgłoszenie i wynagrodzenie

W 2026 roku pracownik zgłasza urlop na żądanie pracodawcy, a za udzielone wolne otrzymuje 100% wynagrodzenia urlopowego.¹ Zgłoszenie określa żądany termin. Wynagrodzenie rozlicza się po udzieleniu urlopu⁴.

Jak nalicza się wynagrodzenie za urlop na żądanie w 2026 roku?

Wynagrodzenie za urlop na żądanie oblicza się według zasad obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym. Kadry ustalają składniki podstawy urlopowej, uwzględniają czas objęty urlopem i wykazują należność na liście płac, czyli zestawieniu wynagrodzeń pracowników.
Zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się co do zasady z 3 miesięcy kalendarzowych przed miesiącem rozpoczęcia urlopu⁷.

Sposób zgłoszenia nieobecności nie obniża stawki wynagrodzenia urlopowego. Kwota wypłaty zależy od składników pensji pracownika oraz czasu objętego udzielonym urlopem⁴.

Zasady korzystania: wniosek, odmowa i siła wyższa

Urlop na żądanie trzeba zgłosić pracodawcy, który następnie go udziela. Samo wysłanie wniosku nie uprawnia do opuszczenia pracy. Wyjątkowo pracodawca może odmówić, jeśli obecność pracownika jest konieczna dla ochrony szczególnie istotnych interesów zakładu.
Taką możliwość omówiono w wyroku Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., II PK 123/09⁸.

Na jakich zasadach korzysta się z urlopu na żądanie?

Pracownik wskazuje dzień, w którym chce wziąć urlop na żądanie, i przekazuje wniosek pracodawcy. Pracodawca rozpatruje prośbę o udzielenie urlopu, a nie samo zawiadomienie o nieobecności. Dopóki nie otrzyma zgody, pracownik nie powinien uznawać się za zwolnionego z obowiązku pracy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Pracodawca może odmówić urlopu na żądanie tylko wyjątkowo: gdy nieobecność zagraża szczególnie istotnym interesom zakładu. Niedogodność związana ze zmianą grafiku sama w sobie nie wystarcza. Liczą się konkretne okoliczności pracy, a nie nazwa złożonego wniosku.

Co powinien zawierać wniosek o urlop na żądanie?

Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien jasno wskazywać pracownika i dzień, którego dotyczy. Nie trzeba podawać powodu skorzystania z tego urlopu.⁵ Warto nazwać rodzaj wolnego, aby wniosek nie wyglądał jak ogólna informacja o nieobecności.

Czym urlop na żądanie różni się od zwolnienia z powodu siły wyższej?

Urlop na żądanie pozwala wykorzystać urlop wypoczynkowy w terminie wskazanym przez pracownika. Zwolnienie z powodu siły wyższej służy pilnej sprawie rodzinnej związanej z chorobą lub wypadkiem, gdy natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna. Przy zgłaszaniu nieobecności trzeba wybrać właściwe uprawnienie, bo są to odrębne podstawy wolnego.

Prawo do wolnego i wynagrodzenia w ramach puli urlopowej

Urlop na żądanie jest płatnym wolnym w ramach przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Skorzystanie z niego wymaga zarówno niewykorzystanego limitu opisanego wcześniej, jak i dostępnej puli urlopowej.

Czy urlop na żądanie jest płatny i jaki ma limit?

Urlop na żądanie jest płatny. Jego limit określa jednak liczbę dni dostępnych w tym trybie, nie wysokość wynagrodzenia. Za udzielone wolne przysługuje wynagrodzenie obliczane według zasad urlopowych; sam limit opisano w części o wymiarze urlopu.

Kiedy pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie?

Pracownik może wziąć urlop na żądanie, jeśli ma niewykorzystany limit i dostępną pulę urlopu wypoczynkowego. Żądanie przekazuje pracodawcy. Wolne rozpoczyna dopiero po udzieleniu urlopu.

Jak oblicza się wynagrodzenie za dzień urlopu na żądanie?

Wynagrodzenie urlopowe za dzień urlopu na żądanie zależy od składników uwzględnianych przy urlopie wypoczynkowym oraz czasu objętego nieobecnością. Kadry ustalają podstawę, odnoszą ją do zaplanowanych godzin i wykazują należność na liście płac. Sposób zgłoszenia urlopu nie zmienia metody naliczania wypłaty.

Zgłoszenie nieobecności: termin, sposób i treść wiadomości

Pracownik zgłasza urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy.³ Godzinę tę określa rozkład czasu pracy, czyli harmonogram wskazujący, kiedy pracownik ma pracować.

Jak i kiedy zgłosić urlop na żądanie w 2026 roku?

Zgłoszenie powinno dotrzeć do pracodawcy przed rozpoczęciem zaplanowanej zmiany. Pracownik podaje rodzaj urlopu i datę nieobecności, a wiadomość kieruje do osoby uprawnionej do udzielenia wolnego. Przy zmiennym grafiku termin zgłoszenia wyznacza godzina rozpoczęcia tej konkretnej zmiany.

Co napisać w SMS-ie o urlop na żądanie?

SMS o urlop na żądanie powinien zawierać prośbę o udzielenie wolnego, datę i dane identyfikujące pracownika. Przykładowa wiadomość brzmi: „Proszę o udzielenie mi urlopu na żądanie w dniu [data]. [Imię i nazwisko]”. Należy wysłać ją na numer używany przez pracodawcę do kontaktu w sprawach nieobecności.

Kiedy najpóźniej poinformować pracodawcę o nieobecności?

Pracownik informuje pracodawcę przed planowanym rozpoczęciem pracy w dniu, którego dotyczy wniosek. Wiadomość wysłana po rozpoczęciu zmiany nie spełnia wskazanego wcześniej terminu. Liczy się godzina z grafiku pracownika, nie pora rozpoczęcia pracy przez resztę zespołu.

Jak przekazać zgłoszenie telefonicznie lub elektronicznie?

Zgłoszenie telefoniczne lub elektroniczne może służyć przekazaniu żądania. Kodeks pracy nie wymaga pisemnego wniosku, a sposób zgłaszania może określać regulamin pracy.⁵ Pracownik podaje rodzaj urlopu i datę osobie przyjmującej zgłoszenia. Godzina połączenia lub potwierdzenie wysłania wiadomości pomagają później ustalić przebieg zgłoszenia.

Zgoda pracodawcy, skutki nieobecności i dokumentacja kadrowa

Pracownik może rozpocząć urlop na żądanie po jego udzieleniu przez pracodawcę; samo zgłoszenie nie zwalnia z obowiązku pracy.³ Milczenie pracodawcy także nie oznacza automatycznej zgody.⁵ Rozróżnienie między wnioskiem a decyzją ma znaczenie przy dokumentowaniu nieobecności.

Czy pracodawca musi udzielić urlopu na żądanie?

Pracodawca co do zasady powinien udzielić urlopu na żądanie. Może jednak odmówić w wyjątkowych okolicznościach, gdy ochrona interesu zakładu wymaga obecności pracownika.³ O decyzji przesądzają konkretne potrzeby zakładu, a nie brak wcześniejszego planowania wolnego.

Jak udokumentować wniosek o urlop na żądanie?

Dokumentacja wniosku obejmuje treść zgłoszenia, czas jego przekazania i decyzję pracodawcy. Kadry mogą zachować wiadomość oraz potwierdzenie udzielenia urlopu. Następnie ujmują nieobecność w ewidencji czasu pracy, czyli zapisie czasu pracy i nieobecności.

Aplikacja Kadromierz przekazuje elektroniczny wniosek urlopowy do rozpatrzenia i powiadamia pracownika o uzyskaniu zgody.⁹ Powiadomienie pozwala odróżnić wniosek oczekujący na decyzję od udzielonego urlopu.

Kiedy możliwa jest odmowa i czym grozi nieobecność bez zgody?

W wyjątkowych okolicznościach pracodawca może odmówić urlopu. Rozpoczęcie wolnego przed jego decyzją wiąże się z ryzykiem dla pracownika. Taka absencja może zostać uznana za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy i ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.³ Wysłanego żądania nie należy więc traktować jak potwierdzenia urlopu.

Czy wykorzystany urlop na żądanie wpisuje się do świadectwa pracy?

Świadectwo pracy zawiera informację o urlopie na żądanie wykorzystanym w roku ustania stosunku pracy. Dzięki niej kolejny pracodawca może ustalić, jaka część rocznego limitu pozostała pracownikowi. To nie jest informacja o całym wykorzystanym urlopie wypoczynkowym.

Szczególne sytuacje oraz obsługa w systemach wFirma i HRappka

W pierwszej pracy urlop na żądanie zależy od nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego. Podczas zwolnienia lekarskiego nie zastępuje natomiast nieobecności z powodu choroby. W obsłudze kadrowej trzeba osobno ująć zgłoszenie, decyzję pracodawcy i rozliczenie udzielonego urlopu.

Urlop na żądanie w systemie wFirma

wFirma pozwala wprowadzić urlop na żądanie i automatycznie ujmuje go na liście płac. Bezpłatny okres próbny wynosi 30 dni; w tym czasie można ewidencjonować taki urlop.¹ Ujęcie nieobecności na liście płac służy jej rozliczeniu, ale nie zastępuje decyzji pracodawcy o udzieleniu wolnego¹⁰.

Pierwsza praca a korzystanie z urlopu na żądanie

Osoba podejmująca pierwszą pracę nie może wziąć urlopu na żądanie, zanim nabędzie prawo do odpowiedniej puli urlopu wypoczynkowego.⁵ Przy rozpatrywaniu wniosku liczy się urlop już nabyty, a nie samo rozpoczęcie zatrudnienia.

Urlop na żądanie a zwolnienie lekarskie

Zwolnienie lekarskie potwierdza niezdolność do pracy z powodu choroby. Urlop na żądanie jest inną podstawą nieobecności. Kadry powinny prawidłowo oznaczyć absencję w ewidencji czasu pracy, aby nie rozliczyć tego samego okresu jednocześnie jako choroby i urlopu.

Elektroniczny wniosek o urlop na żądanie w HRappka

Elektroniczny wniosek o urlop na żądanie w HRappka nie jest potwierdzeniem jego udzielenia. Przy obsłudze zgłoszenia liczą się data nieobecności, czas przekazania wniosku oraz decyzja pracodawcy. Samo przesłanie prośby nie oznacza, że pracownik może rozpocząć wolne.

Okres próbny i kolejne lata: dostępność oraz łączenie dni

Podczas okresu próbnego pracownik także może korzystać z urlopu na żądanie, jeśli ma dostępną pulę urlopu wypoczynkowego. Objęte tym trybem dni można wykorzystać razem lub osobno. Niewykorzystane nie zwiększą jednak limitu na kolejny rok.

Czy urlop na żądanie przysługuje w okresie próbnym?

W okresie próbnym urlop na żądanie przysługuje osobie zatrudnionej na umowę o pracę, jeśli ma dostępny urlop wypoczynkowy.⁵ Decyduje prawo do urlopu, a nie nazwa etapu zatrudnienia. Przy pierwszej pracy trzeba też uwzględnić, czy pracownik nabył już odpowiednią pulę.

Czy dni urlopu na żądanie można wykorzystać razem lub przenieść na kolejny rok?

Dni urlopu na żądanie można wykorzystać jednorazowo albo rozdzielić na pojedyncze dni.¹¹ Pracownik wybiera sposób korzystania z wolnego stosownie do potrzeb, ale musi zmieścić się w dostępnej puli urlopu.

Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy, czyli urlop pozostały z poprzedniego roku. Nie powiększają nowego limitu urlopu na żądanie.⁵ Dni można łączyć, lecz uprawnienie do żądania ich udzielenia nie kumuluje się między latami¹².

Najczęściej zadawane pytania

Czy można wziąć od razu 4 dni urlopu na żądanie?

Można wystąpić o urlop na żądanie w ramach maksymalnego rocznego limitu, jeśli pracownik ma dostępną pulę urlopu wypoczynkowego. Wolne można rozpocząć dopiero po udzieleniu urlopu przez pracodawcę, który wyjątkowo może odmówić.