Urlop okolicznościowy — zasady i wniosek

Urlop okolicznościowy jest płatnym zwolnieniem od pracy i nie uszczupla puli urlopu wypoczynkowego.¹ Przysługuje pracownikowi bez względu na staż i wymiar etatu.¹
W poradniku wyjaśniamy, które zdarzenia dają prawo do wolnego, jak długo ono trwa oraz jak zgłosić i udokumentować nieobecność. Zgodnie z § 15 rozporządzenia zwolnienie wynosi 1 albo 2 dni, zależnie od zdarzenia².

Czym jest urlop okolicznościowy i jakie są zasady jego wykorzystania?

Urlop okolicznościowy pozwala pracownikowi opuścić pracę z powodu określonego zdarzenia w jego życiu. Prawo do niego wynika ze stosunku pracy; osoba na umowie zlecenia musi osobno uzgodnić wolne.³
Art. 2 Kodeksu pracy uznaje za pracowników osoby zatrudnione na umowie o pracę, przez powołanie, wybór, mianowanie lub na podstawie spółdzielczej umowy o pracę⁴.

Poniższa tabela zestawia podstawy wolnego przy umowie o pracę i umowie zlecenia. Dla pracownika podstawą zwolnienia jest § 15 rozporządzenia o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy².

Na czym polega zwolnienie okolicznościowe?

Zwolnienie okolicznościowe daje czas na sprawy związane ze zdarzeniem uzasadniającym nieobecność. Nie jest dodatkowym dniem wolnym do dowolnego wykorzystania. § 15 rozporządzenia łączy je między innymi ze ślubem, narodzinami dziecka oraz śmiercią i pogrzebem wskazanych osób².

Kiedy zgłosić pracodawcy potrzebę dnia wolnego?

Przewidywaną nieobecność pracownik zgłasza, zanim się ona rozpocznie.⁵ Powinien podać przyczynę i planowany termin, aby pracodawca mógł zorganizować pracę. Taki obowiązek uprzedzenia o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności wynika z § 2 ust. 1 rozporządzenia².

Czy dzień wolny musi przypadać w dniu wydarzenia?

Zwolnienie nie musi wypadać dokładnie w dniu wydarzenia. Wybrany termin powinien jednak służyć sprawom, które się z nim wiążą. § 15 rozporządzenia określa wymiar wolnego, lecz nie nakazuje wykorzystać go w dniu zdarzenia².

Tabela pokazuje cele zwolnienia zależnie od wybranego terminu.

Liczy się związek ze zdarzeniem, nie samo pokrywanie się dat. § 15 rozporządzenia przypisuje zwolnienie do konkretnych wydarzeń².

Kiedy prawo do zwolnienia wygasa?

Pracownik nie może odłożyć zwolnienia okolicznościowego na dowolny późniejszy termin. Wolne ma służyć sprawom związanym z danym wydarzeniem; gdy taki związek ustaje, zdarzenie nie uzasadnia kolejnej nieobecności. § 15 rozporządzenia podaje wymiar zwolnienia, ale nie wskazuje ostatecznej daty jego wykorzystania².

Pracownik informuje pracodawcę o potrzebie wolnego i wybiera termin powiązany ze zdarzeniem. § 2 ust. 1 rozporządzenia wymaga wcześniejszego zgłoszenia przyczyny i przewidywanego okresu nieobecności, jeżeli da się ją zaplanować².

Czym jest katalog zdarzeń uprawniających do zwolnienia okolicznościowego?

Zdarzenia uprawniające do zwolnienia okolicznościowego wymienia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. Są wśród nich ślub pracownika lub jego dziecka, narodziny dziecka oraz śmierć i pogrzeb określonych członków rodziny. W sprawach związanych ze zgonem znaczenie ma pokrewieństwo lub powinowactwo pracownika ze zmarłym².

Ślub rodzeństwa, rodzica czy znajomego nie daje pracownikowi prawa do tego zwolnienia.¹ Udział w takiej uroczystości wymaga uzgodnienia z pracodawcą innej podstawy nieobecności. Sama potrzeba wolnego nie wystarczy: zdarzenie musi znajdować się w przepisowym katalogu. § 15 rozporządzenia wskazuje ślub pracownika i jego dziecka, ale pomija ślub rodzeństwa².

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje i czy jest płatny?

W zależności od zdarzenia i relacji z osobą, której ono dotyczy, pracownik otrzymuje 1 dzień albo 2 dni wolnego. Za ten czas zachowuje prawo do wynagrodzenia².

Tabela zestawia zdarzenia, relacje rodzinne i długość zwolnienia. § 15 rozporządzenia określa jego wymiar².

Dane w tabeli: 1,2

Od czego zależy wymiar zwolnienia okolicznościowego?

Długość zwolnienia okolicznościowego wynika z rodzaju zdarzenia. Przy śmierci i pogrzebie liczy się także relacja pracownika ze zmarłą osobą. Sam udział w uroczystości nie daje prawa do wolnego. Zgodnie z § 15 śmierć i pogrzeb małżonka uprawniają do dłuższego wymiaru zwolnienia, a siostry lub brata – do krótszego².

Kiedy przysługuje 1 dzień, a kiedy 2 dni wolnego?

Krótsze zwolnienie dotyczy ślubu dziecka oraz śmierci i pogrzebu osób wymienionych w dolnej części tabeli. Dłuższe przysługuje przy własnym ślubie, narodzinach dziecka i śmierci lub pogrzebie osób z jej górnej części. Pracownik nie wybiera wymiaru: określają go zdarzenie i relacja rodzinna. § 15 rozporządzenia przypisuje ślubowi dziecka krótszy wymiar, a własnemu ślubowi pracownika dłuższy².

Jak oblicza się wynagrodzenie za dni zwolnienia?

Wynagrodzenie za zwolnienie okolicznościowe oblicza się podobnie jak wynagrodzenie urlopowe. Inny jest jednak okres, z którego przyjmuje się składniki zmienne. Tabela pokazuje sposób uwzględniania obu rodzajów składników.

§ 5 ust. 1 rozporządzenia nakazuje obliczać składniki ustalane w wysokości przeciętnej z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie⁶.

Zdarzenie określa wymiar wolnego, a wynagrodzenie przysługuje za czas wynikającej z niego nieobecności. Podstawą prawa do zapłaty za zwolnienie określone w § 15 jest § 16 ust. 1 tego samego rozporządzenia².

Ślub i narodziny dziecka: kiedy przysługują dni wolne?

Ślub pracownika, ślub jego dziecka i narodziny dziecka pracownika należą do zdarzeń objętych zwolnieniem okolicznościowym. Przy ślubie znaczenie mają cywilne skutki ceremonii, a przy narodzinach – rodzicielstwo pracownika. Wymiar wolnego dla każdego zdarzenia podaje wcześniejsza tabela.

Urlop okolicznościowy na ślub pracownika lub dziecka

Własny ślub i ślub dziecka dają prawo do zwolnienia, choć jego długość jest różna. Pracownik określa we wniosku, którego z tych wydarzeń dotyczy nieobecność. W pierwszym przypadku chodzi o jego własne zdarzenie, w drugim – o zdarzenie dziecka.

Czy ojcu przysługuje wolne po urodzeniu dziecka?

Ojciec ma prawo do zwolnienia okolicznościowego po narodzinach dziecka. Przysługuje ono również matce, choć ta zwykle rozpoczyna w dniu porodu urlop macierzyński.⁵ Urlop macierzyński wiąże się z urodzeniem dziecka i opieką nad nim, a zwolnienie okolicznościowe – z samym wydarzeniem. Urlop ojcowski jest osobnym uprawnieniem ojca i nie zastępuje tego zwolnienia.

Czy ślub kościelny bez skutków cywilnych uprawnia do zwolnienia?

Ślub kościelny bez skutków cywilnych nie uprawnia do zwolnienia okolicznościowego. Prawo to wiąże się ze ślubem cywilnym albo wyznaniowym wywołującym skutki cywilne. Późniejsza ceremonia wyznaniowa nie daje go ponownie.⁵ Rozstrzyga skutek prawny ślubu, nie forma uroczystości.

Wolne z okazji ślubu lub narodzin dziecka wynika z konkretnego zdarzenia. Nie zależy od rodzaju zaplanowanej uroczystości ani od korzystania z innego urlopu rodzicielskiego.

Zwolnienie okolicznościowe a choroba, krwiodawstwo i ewidencja w systemie HR

Zwolnienie okolicznościowe, nieobecność potwierdzona zwolnieniem lekarskim i wolne związane z oddaniem krwi mają różne podstawy. Każde z nich wymaga osobnego oznaczenia w dokumentacji kadrowej. Właściwe wskazanie przyczyny pozwala prawidłowo naliczyć wynagrodzenie.

Ewidencja zwolnienia okolicznościowego w systemie wFirma

wFirma zapisuje urlop okolicznościowy w kartotece pracownika i ewidencji czasu pracy, czyli rejestrze pracy oraz nieobecności. Uwzględnia go także przy naliczaniu wynagrodzenia.⁵ Tabela zestawia okresy testowania systemów, nie ich funkcje.

Dane w tabeli: 1,5,7

Sam okres testowy nie mówi, jak system obsługuje zwolnienie okolicznościowe. Firma powinna przy wyborze programu sprawdzić również ewidencję takiej nieobecności i naliczanie należnego wynagrodzenia.

Lista obejmuje czynności potrzebne do rozliczenia zwolnienia w dokumentacji kadrowo-płacowej:

• Podstawa nieobecności określa zdarzenie dające pracownikowi prawo do zwolnienia.
• Ewidencja czasu pracy odróżnia zwolnienie okolicznościowe od choroby oraz urlopu wypoczynkowego.
• Lista płac, czyli zestawienie wynagrodzeń, obejmuje zapłatę należną za czas zwolnienia.

Najważniejsze różnice między zwolnieniem okolicznościowym a innymi dniami wolnymi

Tabela łączy rodzaj nieobecności z przyczyną i podstawą jej rozliczenia. Pracodawca oznacza te sytuacje oddzielnie w ewidencji, zamiast ujmować je pod wspólnym tytułem.

Czy zwolnienie lekarskie można łączyć ze zwolnieniem okolicznościowym?

Zwolnienie lekarskie i okolicznościowe mogą wiązać się z tym samym wydarzeniem życiowym. Tej samej nieobecności nie rozlicza się jednak równocześnie z obu tytułów. Pierwsze obejmuje niezdolność do pracy, drugie pozwala zająć się sprawami wynikającymi ze zdarzenia. Pracownik na zwolnieniu lekarskim uzgadnia termin wolnego okolicznościowego poza okresem choroby, o ile nadal istnieje związek z wydarzeniem.

Czy oddanie krwi jest podstawą do zwolnienia okolicznościowego?

Oddanie krwi nie stanowi podstawy urlopu okolicznościowego. Krwiodawca korzysta ze zwolnienia od pracy wynikającego z innych przepisów. Przyczyną jego nieobecności jest donacja, nie zdarzenie rodzinne. Pracodawca zapisuje więc to wolne w ewidencji pod właściwym tytułem.

Każda z opisanych nieobecności wymaga oznaczenia zgodnego z jej przyczyną. Od tego zależy poprawne rozliczenie czasu pracy i wynagrodzenia.

Dni wolne od pracy: limity i uprawnienia przy różnych zdarzeniach

Urlop okolicznościowy nie ma rocznej puli wykorzystań. Pracownik może korzystać z niego wielokrotnie, jeśli występują odrębne zdarzenia uprawniające.⁸ Wymiar ustala się osobno dla każdego wydarzenia. Dni wolne na poszukiwanie pracy to inne uprawnienie, związane z wypowiedzeniem umowy przez pracodawcę.

Ile razy w roku można skorzystać ze zwolnienia okolicznościowego?

Każde odrębne zdarzenie objęte przepisami może uzasadniać kolejne zwolnienie okolicznościowe. Pracownik informuje pracodawcę, którego wydarzenia dotyczy nieobecność. Wcześniejsze skorzystanie z wolnego nie odbiera mu tego prawa. Dla nowego zdarzenia trzeba osobno ustalić uprawnienie i termin.

W jakich sytuacjach przysługują 2 dni wolnego?

Dłuższe zwolnienie przysługuje z okazji własnego ślubu, narodzin dziecka oraz śmierci i pogrzebu najbliższych osób wskazanych w tabeli. Krótsze obejmuje ślub dziecka i śmierć lub pogrzeb wymienionych tam dalszych krewnych. O czasie wolnego rozstrzygają zdarzenie oraz relacja ze zmarłą osobą.

Komu i kiedy przysługują dni wolne na poszukiwanie pracy?

Zwolnienie na poszukiwanie pracy dotyczy pracownika, któremu pracodawca wypowiedział umowę o pracę, jeśli okres wypowiedzenia spełnia ustawowy warunek. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje wynagrodzenie. Samodzielne wypowiedzenie umowy nie daje takiego prawa. Nie jest to również urlop okolicznościowy.

Wymiar zwolnienia okolicznościowego wynika z danego wydarzenia, a nie z liczby wydarzeń w roku. Nie prowadzi się więc wspólnego salda takich nieobecności na wzór urlopu wypoczynkowego.

Urlop okolicznościowy w pigułce: rodzaje i najważniejsze zasady

Prawo do urlopu okolicznościowego zależy od zdarzenia, jego związku z pracownikiem i celu nieobecności. Te przesłanki pozwalają odróżnić je od innych rodzajów wolnego. Wcześniejsza tabela przedstawia wymiar przypisany poszczególnym zdarzeniom.

Najważniejsze informacje o zwolnieniu okolicznościowym

Zwolnienie okolicznościowe obejmuje zdarzenia rodzinne, przy których przyczynę nieobecności ustala się w różny sposób:

• Ślub wymaga ustalenia, czy zawiera go pracownik, czy jego dziecko, oraz czy ceremonia wywołuje skutki cywilne.
• Narodziny dziecka wymagają odróżnienia zwolnienia okolicznościowego od urlopów związanych z rodzicielstwem.
• Śmierć i pogrzeb wymagają ustalenia relacji ze zmarłą osobą oraz związku terminu wolnego ze sprawami pogrzebowymi.

Pracownik podaje pracodawcy konkretne zdarzenie i termin potrzebnego wolnego. Rodzaj wydarzenia wyznacza zasady zwolnienia, a cel nieobecności uzasadnia jej termin.

Prawo do zwolnienia: termin wykorzystania, okres próbny i odmowa pracodawcy

O prawie do zwolnienia okolicznościowego decyduje zdarzenie i związek planowanej nieobecności z nim, nie rodzaj umowy o pracę. Termin może przypadać przed wydarzeniem lub po nim, jeśli wolne służy powiązanym z nim sprawom.

Czy zwolnienie trzeba wykorzystać dokładnie w dniu wydarzenia?

Pracownik nie musi wykorzystywać zwolnienia dokładnie w dniu wydarzenia. Przed ślubem wolne może służyć przygotowaniom, a po pogrzebie – sprawom związanym ze śmiercią bliskiej osoby. W każdym przypadku trzeba wskazać cel nieobecności. Sama zgodność dat nie stanowi warunku uprawnienia.

Co się dzieje, jeśli pracownik nie wykorzysta przysługujących dni?

Niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok i nie powiększa puli urlopu wypoczynkowego.¹ Jeśli zapowiedziane zdarzenie się nie odbędzie, nieobecność nie będzie płatnym zwolnieniem okolicznościowym. Można wówczas zastąpić ją urlopem wypoczynkowym.⁸ Dotyczy to na przykład odwołanego ślubu⁹.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia udzielenia zwolnienia?

Pracodawca udziela zwolnienia, gdy zdarzenie obejmują przepisy, a wybrany termin ma z nim związek.¹ Pracownik powinien złożyć wniosek ze wskazaniem zdarzenia i terminu; w razie odmowy może poprosić o jej uzasadnienie. Spór o uprawnienie może skierować do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy pracownik na okresie próbnym ma prawo do zwolnienia?

Pracownik na umowie o pracę na okres próbny korzysta ze zwolnienia okolicznościowego na takich samych zasadach jak osoba zatrudniona bezterminowo. Czas trwania umowy nie zmienia katalogu uprawniających zdarzeń. W obu przypadkach trzeba wskazać przyczynę nieobecności.

Podstawa zwolnienia i jego termin muszą wiązać się z rzeczywistym zdarzeniem. Sam rodzaj umowy o pracę nie zastępuje oceny tej przesłanki.

Jakie dokumenty potwierdzają zdarzenie uprawniające do dnia wolnego?

Zdarzenie może potwierdzić akt urodzenia, małżeństwa albo zgonu, zależnie od przyczyny zwolnienia. Pracodawca może poprosić o okazanie odpowiedniego dokumentu. Jeśli akt nie jest jeszcze dostępny, pracownik może przedstawić go później.⁵

Okazanie aktu nie oznacza przekazania go pracodawcy na przechowanie. Ani oryginał, ani kopia nie powinny trafić do akt osobowych.⁸ Gdy dokumentu jeszcze nie wydano, pracownik zgłasza zdarzenie i podaje, kiedy będzie mógł je potwierdzić. Późniejsze okazanie aktu można wówczas powiązać z wcześniej zgłoszoną nieobecnością.

Wniosek i zgłoszenie zwolnienia okolicznościowego krok po kroku

Wniosek o urlop okolicznościowy pozwala pracodawcy ustalić przyczynę, termin i wymiar wolnego. Przy nagłym zdarzeniu pracownik najpierw zgłasza powód nieobecności, a później dopełnia formalności związanych ze zwolnieniem.

Wniosek o urlop okolicznościowy: jakie informacje powinien zawierać?

Wniosek powinien identyfikować pracownika, wskazywać zdarzenie oraz termin i wymiar zwolnienia. Jeśli chodzi o śmierć bliskiej osoby, trzeba podać jej relację z pracownikiem. Od tej relacji zależy długość wolnego. Wniosek można złożyć papierowo albo elektronicznie, zgodnie z procedurą pracodawcy.⁸

Kiedy powiadomić pracodawcę i udokumentować zdarzenie?

Przyczynę nagłej nieobecności pracownik zgłasza pracodawcy najpóźniej w 2. dniu nieobecności.⁵ Dzięki temu pracodawca może odnotować powód, nawet jeśli wniosek wpłynie później. Dokument potwierdzający zdarzenie pozwoli następnie zweryfikować uprawnienie².

Jak przekazać zgłoszenie i dokument potwierdzający zdarzenie?

Zgłoszenie powinno trafić do pracodawcy kanałem przyjętym w firmie. Pracownik wykonuje następujące czynności:

• Pracownik informuje o zdarzeniu i planowanej nieobecności.
• Pracownik składa wniosek z terminem wolnego zgodnie z procedurą pracodawcy.
• Pracownik okazuje dokument potwierdzający zdarzenie, jeśli pracodawca o niego poprosi.

TribePerk pozwala pracownikowi złożyć wniosek online. Po akceptacji przełożonego zwolnienie pojawia się w kalendarzu.⁸ Taka ścieżka dotyczy firm używających platformy, nie pracodawców przyjmujących papierowe wnioski. Funkcja produktu wspiera obieg dokumentów, ale nie zmienia warunków przyznania wolnego.

Najczęstsze pytania o formalności związane ze zwolnieniem

Formalności dotyczą sposobu zgłoszenia zwolnienia oraz powiązania wniosku ze zdarzeniem:

• Forma wniosku wynika z procedury pracodawcy; pracownik korzysta z kanału obowiązującego w firmie.
• Przyczyna nieobecności wskazuje zdarzenie, z którym pracownik wiąże wolne.
• Termin zwolnienia odpowiada czynnościom związanym ze zgłoszonym wydarzeniem.

Poprawne zgłoszenie łączy przyczynę, termin i właściwy sposób przekazania wniosku². Pracodawca może dzięki temu ustalić, jaką nieobecność zgłasza pracownik.

Szczególne sytuacje rodzinne: pogrzeb, śmierć teściów i ślub kościelny

W sprawach rodzinnych prawo do zwolnienia zależy od relacji ze zmarłą osobą albo od skutków prawnych ślubu. Przy pogrzebie trzeba też ocenić, czy termin wolnego służy sprawom związanym ze zdarzeniem.

Czy dzień wolny można wykorzystać po pogrzebie?

Po pogrzebie można wykorzystać wolne na czynności nadal związane ze śmiercią i pochówkiem uprawnionej osoby. Może chodzić o formalności pogrzebowe, których pracownik nie zdołał zakończyć wcześniej. Późniejszy termin sam w sobie nie wyklucza zwolnienia. Potrzebny jest nadal związek nieobecności ze zdarzeniem.

Kiedy śmierć innej bliskiej osoby daje prawo do zwolnienia?

Śmierć osoby niespokrewnionej może dawać prawo do zwolnienia, jeśli pozostawała ona na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.¹ Sama bliska więź z osobą niewskazaną w przepisach nie wystarcza. O uprawnieniu rozstrzyga określona prawem relacja, nie wyłącznie udział w pogrzebie.

Czy po rozwodzie śmierć teścia lub teściowej uprawnia do dnia wolnego?

Rozwiedziony pracownik może skorzystać ze zwolnienia po śmierci byłego teścia lub byłej teściowej i w związku z ich pogrzebem.⁸ Rozwód kończy małżeństwo, lecz nie znosi powinowactwa – prawnej więzi z krewnymi byłego małżonka. Były teść i była teściowa nadal mieszczą się więc w zakresie tego uprawnienia.

Czy ślub kościelny po ślubie cywilnym daje prawo do kolejnego zwolnienia?

Ślub kościelny po cywilnym nie daje ponownie prawa do zwolnienia z okazji ślubu pracownika. Późniejsza ceremonia wyznaniowa nie jest kolejnym zawarciem małżeństwa ze skutkami cywilnymi. Podstawę wolnego stanowi zawarcie małżeństwa, nie organizacja następnej uroczystości.

Prawo do zwolnienia wynika z przewidzianej przepisami relacji lub zdarzenia oraz związku terminu z celem wolnego. Chęć udziału w rodzinnej uroczystości sama nie spełnia tych warunków.

Opiekun merytoryczny poradnika

Opieka merytoryczna nad poradnikiem polega na sprawdzaniu wyjaśnień z przepisami prawa pracy. Obejmuje też oddzielanie uprawnień pracownika od praktyk stosowanych przez pracodawcę. Kontrola dotyczy przesłanek zwolnienia, wymiaru wolnego, wynagrodzenia i dokumentowania nieobecności.

Przegląd treści powinien wychwytywać zmiany prawa oraz nieaktualne wskazówki dotyczące wniosków. Osobnego sprawdzenia wymagają opisy systemów HR: procedura dostępna w produkcie nie tworzy podstawy prawnej zwolnienia. Dotyczy to także podanych wcześniej okresów testowych.

Łączenie i dzielenie dni wolnych z urlopem wypoczynkowym

Zwolnienie okolicznościowe można zaplanować tuż przed urlopem wypoczynkowym albo zaraz po nim. Pracodawca rozlicza jednak każdą nieobecność z osobnej podstawy. Termin zwolnienia musi wiązać się ze zdarzeniem, podczas gdy urlop wypoczynkowy służy odpoczynkowi.

Czy można połączyć zwolnienie okolicznościowe z urlopem wypoczynkowym?

Oba rodzaje wolnego mogą sąsiadować w kalendarzu pracownika. Takie ułożenie terminów nie zamienia zwolnienia okolicznościowego w urlop wypoczynkowy. Pracodawca oznacza je osobno, a pracownik wskazuje cel nieobecności związanej ze zdarzeniem.

Jak zaplanować zwolnienie i urlop wypoczynkowy obok siebie?

Planując zwolnienie okolicznościowe obok urlopu wypoczynkowego, trzeba wskazać odrębne terminy i podstawy:

• Pracownik podaje termin zwolnienia oraz czynności związane ze zdarzeniem.
• Pracownik składa osobny wniosek o urlop wypoczynkowy na pozostały czas.
• Pracodawca zapisuje oba rodzaje nieobecności oddzielnie w ewidencji czasu pracy.

Osobne wnioski pozwalają rozliczyć każdą nieobecność według właściwych zasad. Zachowują rozróżnienie między wolnym na sprawy związane ze zdarzeniem a czasem na wypoczynek.

Czy zwolnienie okolicznościowe zmniejsza pulę urlopu wypoczynkowego?

Zwolnienie okolicznościowe nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie odejmuje go od salda urlopowego, nawet jeśli oba rodzaje wolnego następują bezpośrednio po sobie. Oddzielne oznaczenie w ewidencji pozwala zachować właściwe saldo¹⁰.

Czy przysługujące dni wolne można wykorzystać osobno?

Dni wolne przysługujące z powodu jednego zdarzenia można wykorzystać osobno, jeśli każdy termin nadal się z nim wiąże.¹¹ Pracownik podaje pracodawcy daty i cel poszczególnych nieobecności. Podział nie pozwala zachować dni na późniejsze sprawy niezwiązane z wydarzeniem.

Zwolnienie można podzielić lub zaplanować obok urlopu wypoczynkowego, zachowując właściwą podstawę każdego dnia. Sam podział nie zwiększa wymiaru wolnego.

Praca zdalna i finansowanie zwolnienia okolicznościowego

Podczas pracy zdalnej urlop okolicznościowy zgłasza się tak samo jak przy pracy w siedzibie firmy. Miejsce wykonywania obowiązków nie zmienia przyczyny ani zasad rozliczenia zwolnienia. Pracownik i pracodawca korzystają z przyjętego w firmie sposobu przekazywania wniosków.

Jak zgłosić i wykorzystać zwolnienie podczas pracy zdalnej?

Pracownik zdalny zgłasza zdarzenie i planowany termin wolnego firmowym kanałem komunikacji. Później składa wniosek zgodnie z procedurą pracodawcy. W czasie zwolnienia nie pracuje zdalnie, a pracodawca zapisuje nieobecność w ewidencji czasu pracy.

Kto wypłaca wynagrodzenie za dzień wolny: pracodawca czy ZUS?

Za urlop okolicznościowy płaci pracodawca, nie ZUS. Pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia za czas zwolnienia.¹² Nie jest to świadczenie z ubezpieczenia chorobowego. Pracodawca ujmuje je na liście płac także wtedy, gdy pracownik zwykle wykonuje pracę zdalną².

Praca zdalna nie zmienia zasad zgłoszenia nieobecności ani tego, kto wypłaca wynagrodzenie. Zwolnienie nadal wymaga właściwego oznaczenia w dokumentacji kadrowo-płacowej.

Dzień wolny po wydarzeniu: związek terminu zwolnienia ze zdarzeniem

Urlop okolicznościowy można wykorzystać po wydarzeniu, o ile późniejsza nieobecność nadal ma z nim rzeczywisty związek.¹ Po pogrzebie wolne może służyć załatwieniu spraw związanych z pochówkiem. Pracownik podaje pracodawcy termin i cel takiej nieobecności. Sam upływ czasu nie wyznacza granicznej daty, lecz cel zwolnienia musi pozostawać związany ze zdarzeniem.

Postój w pracy: wynagrodzenie i czas trwania

Przestój w pracy występuje, gdy pracownik jest gotów pracować, ale przeszkoda dotycząca pracodawcy mu to uniemożliwia. Nie jest zwolnieniem okolicznościowym. Przyczyną przestoju jest przeszkoda w wykonywaniu obowiązków, a przyczyną zwolnienia – zdarzenie dotyczące pracownika. Te sytuacje trzeba oznaczać oddzielnie.

Wynagrodzenie przestojowe przysługuje za czas gotowości do pracy przy przeszkodzie leżącej po stronie pracodawcy. Przestój trwa do jej usunięcia. Katalog zdarzeń uprawniających do zwolnienia okolicznościowego nie określa jego długości. Pracodawca osobno ujmuje przestój w rozliczeniu czasu pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy do uzyskania urlopu okolicznościowego z powodu śmierci bliskiej osoby potrzebny jest akt zgonu?

Artykuł nie wskazuje, że wymagany jest konkretnie akt zgonu. Podaje jedynie, że zdarzenie należy udokumentować.