PeopleForce — opinie, umowa i automatyzacje

Czym jest PeopleForce i dla jakich firm?

PeopleForce to platforma do zarządzania procesami HR, przeznaczona dla firm szukających narzędzia dla zespołu personalnego. Nie jest kompletnym pakietem ERP obejmującym także finanse, sprzedaż i logistykę. W oficjalnej ofercie producent wymienia sześć modułów HR: Core HR, Recruit, Perform, Pulse, Time i Desk; nie wskazuje modułów finansów, sprzedaży ani logistyki¹.

Wybierając PeopleForce, firma powinna oddzielić obsługę pracowników od naliczania wynagrodzeń, rozliczeń podatkowych i deklaracji do ZUS. Dzięki temu łatwiej ustalić, które zadania pozostaną w obecnym systemie kadrowo-płacowym oraz jakie dane trzeba wymieniać między narzędziami.
Warto też rozróżnić sam produkt i jego moduły: zespół HR, rekruterzy i osoby rozliczające czas pracy mogą potrzebować innych funkcji. Jeśli firma używa już systemu finansowo-księgowego, PeopleForce należy oceniać jako część środowiska IT, a nie zamiennik każdego programu².

PeopleForce pasuje więc do oceny opartej na konkretnych procesach HR i wymianie danych. Sama nazwa „system kadrowy” nie gwarantuje obsługi płac ani obowiązków wobec urzędów. Producent dokumentuje integracje z dwoma polskimi systemami kadrowo-płacowymi: Comarch ERP Optima i enova365³.

Funkcje HR w PeopleForce

PeopleForce Core HR obejmuje kartotekę pracowników i procesy personalne, a pozostałe moduły dotyczą między innymi ocen, spraw pracowniczych i ankiet. W polskiej firmie trzeba odróżnić ewidencję danych HR od naliczania wynagrodzeń. Opisane funkcje pomagają organizować pracę działu personalnego, ale nie potwierdzają obsługi płac.
Moduł Perform obsługuje ocenę 360 stopni: samoocenę oraz informacje zwrotne od przełożonych, współpracowników i podwładnych⁴.

• PeopleForce Core HR – procesy personalne. Moduł obejmuje katalog pracowników, schemat organizacyjny, urlopy, onboarding i offboarding, dokumenty, zasoby oraz bazę wiedzy. Oferuje też formularze samoobsługowe, raporty i analitykę. Onboarding służy wprowadzeniu osoby do organizacji, a offboarding – obsłudze jej odejścia.^1,5
• Kartoteka i obieg zmian. Kartoteka zawiera m.in. stanowisko, dział, lokalizację, podmiot prawny i przełożonego. Zmiana tych danych aktualizuje schemat organizacyjny, katalog pracowników, ścieżki akceptacji oraz workflow, czyli ustalony obieg czynności.⁶
• Forma współpracy. Etat, zlecenie lub B2B można zapisać w konfigurowalnym polu, a potem uwzględniać przy filtrowaniu i w raportach. Taka klasyfikacja osób w systemie HR nie oznacza naliczania należności dla poszczególnych form współpracy.⁷
• PeopleForce Perform i PeopleForce Desk. PeopleForce Perform obejmuje cele OKR, wskaźniki KPI, spotkania 1:1 i oceny 360°. PeopleForce Desk służy natomiast do obsługi spraw i wniosków pracowników. Oba moduły mają inne zastosowania niż kartoteka.⁵
• PeopleForce Pulse – ankiety. Użytkownik opisuje, jak tworzy ankiety w PeopleForce Pulse. To relacja z używania modułu, nie wynik testu redakcyjnego.⁸

Ile kosztuje PeopleForce?

Według tabeli cennikowej PeopleForce Core HR Standard kosztuje 2,50 USD za pracownika miesięcznie. Dla firm zatrudniających do 50 osób obowiązuje minimalny rachunek 125 USD miesięcznie.⁵
Koszt całego zestawu zależy od doboru modułów. PeopleForce Recruit, PeopleForce Perform, PeopleForce Pulse, PeopleForce Time i PeopleForce Desk są wyceniane dodatkowo za pracownika.^1,5

Dane w tabeli: 1,5,8,9

Dlaczego źródło podaje dwie stawki za Core HR Standard?

PeopleForce Core HR Standard kosztuje 2,50 USD za pracownika miesięcznie, a plan Professional – 3 USD za pracownika miesięcznie.⁵
Na całkowity rachunek wpływają liczba pracowników i wybrane moduły. Kwota podana w złotych dotyczy porównania dla 50 użytkowników; nie jest przeliczeniem stawek dolarowych.^1,5,9

Wdrożenie i integracje PeopleForce

Producent deklaruje indywidualne wdrożenie PeopleForce, obejmujące konfigurację systemu i dopasowanie go do organizacji.⁸ Według źródła zewnętrznego pełny projekt trwa zwykle 4–12 tygodni, zależnie od zakresu.⁵
Planując uruchomienie, trzeba więc oddzielić zakres wdrażanych funkcji od terminu zakończenia całego projektu.

• Konfiguracja. Zakres prac trzeba odnieść do procesów danej organizacji; indywidualne dopasowanie nie oznacza jednakowego uruchomienia w każdej firmie. Punktem odniesienia pozostaje zakres konfiguracji deklarowany przez producenta.⁸
• Harmonogram. Przedział 4–12 tygodni opisuje pełne wdrożenie, nie termin gwarantowany niezależnie od zakresu. Różnica między jego krańcami ma znaczenie przy planowaniu przejścia na nowy system HR.⁵
• Podpis dokumentów. Podpis kwalifikowany dokumentów jest dostępny przez Autenti. To integracja do podpisywania dokumentów, nie natywna funkcja podpisu kwalifikowanego w PeopleForce.¹⁰

Oferta przewiduje indywidualną konfigurację i określoną ścieżkę podpisu kwalifikowanego. Termin zakończenia prac zależy jednak od ich zakresu: przedział 4–12 tygodni nie wyznacza jednej daty dla wszystkich organizacji.^5,8,10. Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu¹¹.

Zgodność PeopleForce z polskim prawem pracy i RODO

PeopleForce oferuje mechanizmy obsługi danych kandydatów i zabezpieczenia dostępu do danych HR. Nie potwierdza to jednak zgodności wszystkich procesów kadrowo-płacowych firmy z polskim prawem pracy. Osobnej oceny wymagają podstawa przetwarzania danych rekrutacyjnych, okres ich przechowywania i dostęp do informacji o pracownikach.
Art. 22¹ § 1–2 Kodeksu pracy określa dane żądane od kandydata. Wykształcenie, kwalifikacje i historię zatrudnienia obejmuje tylko wtedy, gdy wymaga tego stanowisko¹².

• Zgody i retencja w rekrutacji. PeopleForce przewiduje prośby o zgodę RODO oraz ustawienia retencji danych niezatrudnionych kandydatów. Retencja określa okres przechowywania danych. Opis dotyczy kandydatów, nie całej dokumentacji pracowniczej.¹³
• Dostęp i ochrona danych. Źródło opisuje przetwarzanie danych klientów z UE jako zgodne z zasadami GDPR, czyli RODO. Wymienia uprawnienia oparte na rolach, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfrowanie. Te zabezpieczenia nie przesądzają o poprawności każdego procesu prowadzonego przez pracodawcę.⁵
• Standard bezpieczeństwa. Producent deklaruje certyfikat ISO 27001:2013, regularne skanowanie podatności i coroczne zewnętrzne testy penetracyjne. Test taki polega na kontrolowanym poszukiwaniu luk. Deklaracja dotyczy bezpieczeństwa informacji, nie naliczania płac ani rozliczeń z ZUS.⁸

Przy ocenie wdrożenia trzeba rozdzielić ochronę danych od obowiązków pracodawcy związanych z dokumentacją i rozliczeniami. Sam certyfikat bezpieczeństwa nie ustala zasad przetwarzania danych w firmie.
Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, aby przetwarzanie w imieniu administratora opierało się na umowie lub innym wiążącym instrumencie prawnym¹⁴.

Co PeopleForce robi inaczej niż konkurencja?

PeopleForce automatycznie przekazuje dane z zaakceptowanej oferty do kartoteki pracownika. Ogranicza to potrzebę ponownego wpisywania tych informacji.¹⁰
Przy porównywaniu systemów HR warto więc ocenić nie tylko rekrutację i kartotekę, lecz także przepływ danych między nimi.

Automatyczny transfer obejmuje dane z zaakceptowanej oferty. Nie oznacza, że tylko PeopleForce ma taką funkcję ani że system wykonuje wszystkie czynności związane z zatrudnieniem. Przy porównaniu ofert ten przepływ trzeba oddzielić od przygotowania umowy, naliczania płac i innych obowiązków kadrowych.
Akceptacja oferty online nie zastępuje wymogu z art. 29 § 2 Kodeksu pracy: umowy pisemnej albo pisemnego potwierdzenia jej ustaleń przed rozpoczęciem pracy¹².

Plusy i minusy PeopleForce

Użytkownicy pozytywnie opisują codzienną obsługę PeopleForce i pomoc przy wdrożeniu. Przy ocenie kosztów trzeba natomiast uwzględnić dopłaty za moduły oraz rozbieżność opublikowanych stawek planu Standard. Opinie użytkowników nie są wynikami testów redakcyjnych.
Cennik wskazuje dla Core HR Standard 2,50 USD za użytkownika miesięcznie, przy minimum 125 USD miesięcznie za maksymalnie 50 pracowników, bez podatku¹⁵.

Pilotaż PeopleForce przed podpisaniem umowy: 30 dni i 10–20 pracowników

Źródło zewnętrzne zaleca ocenę PeopleForce w pilotażu trwającym 30 dni, z udziałem 10–20 pracowników, przed podpisaniem umowy. Nie jest to deklarowany przez producenta okres próbny ani warunek jego oferty.⁵

Podczas pilotażu warto ocenić rzeczywisty proces firmy, choćby obieg wniosku pracownika od zgłoszenia do akceptacji. Osoby pełniące różne role pokażą perspektywę zespołu HR, pracownika i zatwierdzającego. Taka ocena może zakończyć się listą sprawdzonych procesów i decyzją, które firma przeniesie do systemu.
W pilotażu warto też sprawdzić limit urlopu z art. 154 § 1 Kodeksu pracy: 20 dni przy stażu poniżej 10 lat albo 26 dni przy dłuższym¹⁷.

Zalecenie określa czas i wielkość grupy potrzebne do zaplanowania własnej oceny. Nie potwierdza jednak, że producent udostępnia PeopleForce na takich zasadach bez opłaty. Pilotażu organizowanego przez firmę nie należy utożsamiać z okresem próbnym w ofercie.⁵. Producent podaje 14-dniowy bezpłatny okres próbny po sesji demonstracyjnej; proponowany 30-dniowy pilotaż wymagałby osobnego uzgodnienia¹⁵.

PeopleForce Recruit: od przyjęcia oferty do umowy i onboardingu

PeopleForce Recruit obsługuje rekrutację i przekazanie danych przyjętego kandydata do procesu zatrudnienia. Moduł oferuje stronę kariery, formularze aplikacyjne, lejek rekrutacyjny, automatyczne wiadomości i karty oceny kandydatów. Obejmuje też bazę talentów oraz akceptację oferty online.¹³

• Przygotowanie oferty. Szablon oferty pobiera dane kandydata i wakatu. Gdy kandydat przyjmie ofertę, rozpoczyna się onboarding, a system generuje umowę z szablonu i wysyła ją do podpisu elektronicznego.¹⁰
• Podpisanie umowy. Umowę wygenerowaną w procesie zatrudnienia można wysłać do podpisu elektronicznego, także kwalifikowanego przez Autenti. Wygenerowanie dokumentu w PeopleForce i jego podpisanie to odrębne czynności.¹⁰

Przekazanie danych do PeopleForce Core HR przy progu zakupu od 50 pracowników

PeopleForce Recruit przekazuje dane przyjętego kandydata do PeopleForce Core HR i uruchamia workflow zatrudnienia. Nie trzeba ponownie przepisywać warunków oferty. Workflow to ustalony obieg czynności, który łączy rekrutację z kartoteką pracownika.¹⁰. Sam transfer nie potwierdza ustalenia wszystkich warunków umowy wymaganych przez art. 29 § 1 Kodeksu pracy, m.in. rodzaju pracy, wynagrodzenia i wymiaru czasu¹².

Producent podaje minimalny próg zakupu PeopleForce wynoszący 50 pracowników.⁸ Dla firmy poniżej tego progu warunek oferty ogranicza dostępność opisanego procesu. Przekazanie danych między modułami nie oznacza też naliczenia wynagrodzenia ani wykonania pozostałych rozliczeń kadrowo-płacowych¹⁶.

PeopleForce Time: od zatwierdzenia timesheetów do danych o wynagrodzeniach

PeopleForce Time służy do ewidencji i zatwierdzania czasu pracy. Zatwierdzone zapisy zasilają dane o wynagrodzeniach oraz raporty. Timesheet to karta czasu pracy; przekazanie zawartych w niej danych nie oznacza naliczenia płacy.¹⁸. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy na potrzeby prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą¹².

• Rejestracja czasu. Pracownicy zapisują czas w aplikacji webowej lub mobilnej. Wpisy mogą przypisywać do projektów.¹⁸
• Nadgodziny i akceptacja. PeopleForce Time obsługuje nadgodziny, akceptację timesheetów i ich korektę. Dalej trafiają więc dane oparte na zatwierdzonych zapisach.¹⁸

Wspólne dane z PeopleForce Core HR i próg zakupu od 50 pracowników

PeopleForce Time używa tych samych danych pracowników co PeopleForce Core HR. Dzięki temu zapisy czasu pracy są powiązane z osobami w kartotece HR, a nie funkcjonują jako odrębny zbiór danych.¹⁸

Producent wskazuje próg zakupu od 50 pracowników. Ogranicza on dostępność modułu dla mniejszej firmy. Gdy organizacja spełnia ten warunek, powinna ocenić zakres danych przekazywanych z zatwierdzonych timesheetów do procesu płacowego.^2,8,18

Deklaracje producenta PeopleForce: 80% automatyzacji i do 80 godzin oszczędności miesięcznie

Według deklaracji producenta PeopleForce automatyzuje 80% zadań HR, a możliwa oszczędność sięga do 80 godzin miesięcznie. Pierwszy wskaźnik dotyczy udziału zadań, drugi – czasu zaoszczędzonego w miesiącu. Żaden nie gwarantuje takiego wyniku po wdrożeniu w konkretnej firmie.^8,16,19

• Skala automatyzacji: deklarowane 80% dotyczy zadań HR, nie redukcji kosztów zatrudnienia ani czasu pracy całego działu.^8,16
• Oszczędność czasu: sformułowanie „do 80 godzin miesięcznie” wyznacza górną wartość deklaracji, a nie stałą oszczędność każdego klienta.^16,19
• Odbiorcy: producent wymienia wśród użytkowników PeopleForce startupy i stabilne przedsiębiorstwa. Określenia te opisują typ organizacji, nie liczbę jej pracowników.⁸

Ponad 1600 firm i 156 wyróżnień według danych o PeopleForce

Według producenta z PeopleForce korzysta ponad 1600 firm, a platforma zdobyła 156 wyróżnień w obszarze HR tech. Pierwsza liczba dotyczy deklarowanej skali wykorzystania, druga – nagród. Żadna nie określa wyniku, jaki osiągnie kolejna firma po wdrożeniu.^8,16,20

Producent podaje także 98,2% CSAT, czyli wskaźnik satysfakcji ze wsparcia. To deklaracja dotycząca jakości obsługi, odrębna od danych o automatyzacji procesów i oszczędności czasu.^8,16

Opinie klientów o PeopleForce

Dla kogo jest PeopleForce, a dla kogo nie?

PeopleForce jest ofertą dla organizacji liczących od 50 pracowników. Z platformy mają korzystać działy HR, menedżerowie i zespoły rekrutacyjne. Próg zakupu podaje producent, a grupy użytkowników wynikają z opisu zastosowań produktu.^8,13,16

Sprawdzi się, jeśli

• Firma zatrudnia co najmniej 50 osób. Tyle wynosi deklarowany próg zakupu PeopleForce. Spełnienie warunku dopasowuje ofertę do skali organizacji, ale nie oznacza, że firma potrzebuje wszystkich modułów.⁸
• System ma służyć kilku grupom użytkowników. Oferta obejmuje pracę działu HR, menedżerów i osób prowadzących rekrutację. O wyborze modułów powinny więc decydować zadania tych grup, nie tylko potrzeby administratora.^8,13

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Firma zatrudnia mniej niż 50 osób. Cennik PeopleForce uwzględnia przedział 1–50 pracowników z minimalnym miesięcznym rachunkiem za plan. Nie potwierdza więc wykluczenia organizacji poniżej 50 osób.^1,8

Liczba pracowników jest tu konkretnym kryterium oceny dostępności oferty. Po uwzględnieniu progu firma powinna rozstrzygnąć, czy chce objąć systemem pracę HR, menedżerów i rekruterów. Może też potrzebować narzędzia do innego zakresu zadań.^8,13

Alternatywy dla PeopleForce

PeopleForce można porównać z innymi systemami HRIS na podstawie miesięcznych kwot dla 50 osób. Wskazane ceny mieszczą się między 300 zł a około 26 500 zł miesięcznie. HRIS to system zarządzania informacjami o pracownikach, lecz produkty z tej kategorii nie muszą mieć tych samych funkcji. Kwoty pokazują poziom kosztów, nie cenę identycznego zestawu w każdym systemie.⁹

Dane w tabeli: 9

• Zoho i Breezy: są punktami odniesienia przy porównaniu niższych miesięcznych kwot. Przedział dla Zoho nie oznacza jednej stałej ceny.⁹
• Pinya HR i Giriton: pozwalają zestawić kwoty dla zespołów tej samej wielkości. Różnica w rachunku nie przesądza o zakresie funkcji.⁹
• Gusto, Sage, BambooHR, HiBob i Dynamics 365 HR: wskazane dla nich kwoty są wyższe. W przypadku Sage, BambooHR i HiBob są to ceny początkowe.⁹
• Sloneek: porównanie kosztów wymaga indywidualnej wyceny, a nie jednej kwoty miesięcznej z tabeli.⁹

Najczęstsze pytania o PeopleForce

Co to jest PeopleForce?

PeopleForce to platforma HR z modułami do różnych zadań. PeopleForce Core HR obejmuje dane pracowników, PeopleForce Recruit – rekrutację, a PeopleForce Time – czas pracy. Przy wyborze trzeba odróżnić je od systemu płacowego: źródła nie potwierdzają, że PeopleForce samodzielnie nalicza listy płac lub obsługuje deklaracje ZUS/PIT i PPK.^5,8,18

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.