enova365 Kadry Płace — opinie, demo i ceny

Czym jest enova365 Kadry Płace i dla jakich firm?

enova365 Kadry Płace to moduł systemu enova365 przeznaczony do obsługi zatrudnienia i rozliczania wynagrodzeń. Ranking wskazuje go firmom zatrudniającym kilkadziesiąt osób.¹ Według definicji Komisji Europejskiej średnie przedsiębiorstwo zatrudnia od 50 do 249 osób i spełnia określone kryteria finansowe².

Producent przedstawia moduł jako rozwiązanie dla przedsiębiorstw o różnych profilach działalności oraz instytucji państwowych.³ Oceniając dopasowanie, trzeba jednak oddzielić potrzeby działu kadr i płac od zakresu całego systemu ERP. Wybór modułu HR nie oznacza wyboru wszystkich obszarów enova365.
Potrzebną konfigurację wyznaczają procesy kadrowo-płacowe, struktura zatrudnienia i podział obowiązków w organizacji.

enova365 Kadry Płace jest modułem HR w szerszym systemie. Nie stanowi nazwy całego pakietu ERP.

Funkcje HR w enova365 Kadry Płace

enova365 Kadry Płace obejmuje naliczanie wynagrodzeń, dane kadrowe oraz ewidencję czasu pracy i nieobecności. Funkcje te warto odróżnić od samoobsługi w Pulpicie Pracownika enova365 i Portalu Pracownika enova365. Art. 154 Kodeksu pracy przewiduje 20 dni urlopu przy stażu krótszym niż 10 lat oraz 26 dni przy stażu co najmniej dziesięcioletnim⁴.

• Wynagrodzenia: moduł nalicza płace i pokazuje wypłaty, podatki oraz składki ZUS. Po zmianie stawki przelicza wypłatę.⁵ Umożliwia też definiowanie składników uwzględnianych przy naliczaniu wynagrodzenia.¹
• Dokumentacja kadrowa: przechowuje kartoteki i historię zatrudnienia oraz pomaga przygotować umowy, aneksy i zaświadczenia.³ Obsługuje także e-teczki, czyli elektroniczne teczki pracownicze, ewidencję szkoleń i kompetencji oraz komunikację wewnętrzną.⁶
• Czas pracy i absencje: rejestruje czas pracy i nieobecności. Pozwala również weryfikować kalendarze i planować urlopy.⁶
• Kontrola danych: umożliwia poprawianie błędnych wpisów bez utraty historii zmian.⁵ Automatycznie przypomina o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP.³
• Procesy szczególne: wspiera rozliczenia osób oddelegowanych za granicę i pracowników objętych Pakietem Mobilności.⁷ Obsługuje rejestrację kandydatów oraz elektroniczny obieg dokumentów rekrutacyjnych. Producent wymienia też integrację z eRecruiter.³

Samoobsługa pracowników i dostęp kierownika

Pulpit Pracownika enova365 służy między innymi do składania elektronicznych wniosków. Pulpit Kierownika enova365 daje z kolei dostęp do danych podległych pracowników.⁶ W Portalu Pracownika enova365 można sprawdzić grafik i czas pracy, pobrać paski płacowe oraz PIT-11, złożyć wniosek urlopowy, zgłosić nieobecność i zmienić dane kontaktowe.⁸ W porównaniu funkcji HR samoobsługę należy oddzielić od naliczania list płac.
Pracodawca co do zasady przekazuje pracownikowi PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym⁹.

Ile kosztuje enova365 Kadry Płace?

Przykładowa cena enova365 Kadry Płace wynosi 4 950 zł netto za licencję na własność, 2 815 zł netto za roczną subskrypcję jednej licencji albo 252 zł netto miesięcznie za jedną licencję. Podstawowe wdrożenie stanowi osobną pozycję: około 2 000 zł netto.¹⁰ System można kupić na własność lub w abonamencie, w wersji srebrnej, złotej albo platynowej. Ostateczna wycena zależy od wybranych modułów i potrzeb firmy.¹¹

Dane w tabeli: 10,12,13,14,15,16,17,18,19

Na łączny koszt wpływają model licencji, moduły, liczba stanowisk i zakres wdrożenia. Po zakończeniu promocji pakietowej obowiązują ceny regularne podane w tabeli. Stawki oznaczone datą 02.01.2018 r. pochodzą ze starszego cennika, nie z bieżącej oferty.^12,13,15

Wdrożenie i integracje enova365 Kadry Płace

We wdrożeniu enova365 Kadry Płace uczestniczy Autoryzowany Partner, który dostosowuje projekt do skali, branży i potrzeb firmy.⁶ Analizuje procesy, dobiera moduły i wersję systemu, a następnie przygotowuje konfigurację.¹¹ Przykładowe podstawowe wdrożenie wyceniono osobno na około 2 000 zł netto.¹⁰
Zakres tych prac wynika z procesów kadrowo-płacowych, nie tylko z zakupionej licencji. Konfigurację systemu uzupełnia instrukcja obsługi enova kadry i płace, która obejmuje wprowadzanie danych pracowników i przygotowanie listy płac.

• Środowisko pracy: enova365 Kadry Płace może działać w chmurze lub lokalnie. Dostępne są zakup licencji i abonament.¹¹ Od wariantu zależy sposób utrzymania systemu.
• Dostęp w abonamencie: w modelu opisanym przez partnera enova365 działa jako aplikacja komputerowa, w przeglądarce oraz na urządzeniach z Androidem.¹⁰ Warunki te dotyczą wskazanego abonamentu, nie każdej instalacji.
• Dane do rozliczeń: system importuje z plików czas pracy, nieobecności i dodatki.⁶ Obsługuje również RCP, czyli rejestrację i rozliczanie czasu pracy, dzięki importowi danych z rejestratorów.⁷
• Urządzenia i pliki: moduł współpracuje z czytnikami RCP i eksportuje pliki w popularnych formatach.¹ Przy wdrożeniu trzeba uwzględnić zarówno import danych do ewidencji, jak i eksport z systemu.
• Rekrutacja: producent wymienia integrację enova365 z eRecruiter, służącą do przepływu danych kandydatów.⁶ Dotyczy ona rekrutacji, a nie działania czytnika czasu pracy.

Firma może wybrać środowisko pracy i sposób zasilania ewidencji danymi. Konfigurację odpowiadającą jej procesom ustala z Autoryzowanym Partnerem podczas wdrożenia. Producent wymienia trzy sposoby pracy z enova365: interfejs okienkowy, przeglądarkę i aplikację mobilną²⁰.

Zgodność enova365 Kadry Płace z polskim prawem pracy i RODO

enova365 Kadry Płace wspiera polskie rozliczenia: sporządza e-deklaracje PIT oraz deklaracje ZUS DRA, RCA i RSA. Dane można też importować do Płatnika.³ Producent deklaruje dostosowywanie systemu do zmian przepisów, ale pracodawca odpowiada za poprawność wprowadzanych danych.⁶ Starszy cennik przewidywał 12 miesięcy aktualizacji po zakupie i odnowienie na kolejne 12 miesięcy. Stawka odnowienia wynosiła 15% lub 30% wartości licencji, zależnie od jego trybu.^16,17

• Dokumenty podatkowe i ubezpieczeniowe: producent aktualizuje wzory deklaracji ZUS w enova365. System pozwala też sporządzać deklaracje PIT, w tym e-deklaracje.²¹ Dział płac używa ich w rozliczeniach z urzędem skarbowym i ZUS.
• Dane o zwolnieniach i wymiana elektroniczna: enova365 integruje się z e-ZLA, PUE ZUS i e-deklaracjami.⁸ e-ZLA jest elektronicznym zaświadczeniem lekarskim. Przy obsłudze nieobecności liczy się przepływ jego danych do ewidencji kadrowej.
• Aktualizacje: według starszego cennika gwarancja obejmuje pobieranie nowych wersji. Po jej zakończeniu przewidziano odnowienie warunków aktualizacji.¹⁶ Dostęp do kolejnych wersji zależy więc od warunków utrzymania systemu.
• PPK: materiał szkoleniowy opisuje ustawienia PPK w enova365. Nie określa jednak zakresu obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych.¹⁸

Opis wdrożenia w Grupie ERBUD wskazuje zgodność rozwiązania z polskim prawem pracy i przepisami sektorowymi dotyczącymi tej firmy.²² Dotyczy to konkretnego projektu, nie każdej konfiguracji enova365 Kadry Płace. Przy RODO znaczenie mają również dostęp do danych pracowników, ich przechowywanie i obsługa żądań osób, których dane dotyczą.
Sama lista deklaracji PIT i ZUS nie rozstrzyga o spełnieniu tych obowiązków. Gdy podmiot przetwarza dane kadrowe w imieniu administratora, art. 28 RODO wymaga umowy powierzenia lub innego wiążącego instrumentu prawnego²³.

Co enova365 Kadry Płace robi inaczej niż konkurencja?

Firma może zacząć od enova365 Kadry Płace, a później dołączać kolejne moduły tego samego systemu.¹¹ Przy planowanej rozbudowie ERP liczy się więc coś więcej niż samo naliczanie wynagrodzeń. Przykładowo jedna licencja modułu kosztuje 4 950 zł netto na własność albo 252 zł netto miesięcznie.¹⁰

enova365 łączy kadry, naliczanie wynagrodzeń i zarządzanie rozwojem pracowników. Zachowuje też archiwum zmian przy korektach danych.⁵ Archiwum zmian pozwala wrócić do wcześniejszych zapisów podczas wyjaśniania poprawek. Organizacji prowadzącej te procesy razem może odpowiadać jeden system, ale modułowość nie daje automatycznej przewagi nad każdym konkurentem.
Firma zainteresowana wyłącznie płacami powinna ocenić przydatność funkcji rozwoju pracowników i dalszej rozbudowy.

Plusy i minusy enova365 Kadry Płace

enova365 Kadry Płace łączy samoobsługę z wymianą danych o czasie pracy, lecz zakup wymaga ustalenia konfiguracji i zakresu wdrożenia. Firma musi rozstrzygnąć, czy potrzebuje wspólnych danych HR oraz usług wdrożeniowych. W ofercie partnera licencja Pulpitu Pracownika obejmuje do 500 kont; samoobsługa ma zatem odrębną jednostkę licencjonowania²⁴.

enova365 Kadry Płace w Grupie ERBUD: obsługa około 3 000 pracowników przy projektach w 5 krajach

Grupa ERBUD wdrożyła enova365 Kadry Płace, aby usprawnić obsługę kadrową około 3 000 pracowników przy działalności projektowej w 5 krajach.²² Była to konfiguracja przygotowana dla grupy wielospółkowej. Nie opisuje zakresu każdej instalacji modułu.²⁶

Migracja danych w kilkunastu spółkach

W Grupie ERBUD wdrożenie enova365 Kadry Płace prowadzono równolegle z migracją danych w kilkunastu spółkach.²² Projekt obejmował więc dane kadrowe wielu podmiotów, a nie jednego działu. Opisywane zastosowania enova365 obejmują również biura rachunkowe i duże zakłady produkcyjne. W Grupie ERBUD system obsługuje procesy kadrowe wielu spółek.²⁷

Partner wskazuje enova365 Kadry i Płace działom obsługującym od kilkunastu do kilku tysięcy pracowników.³ To opis skali odbiorców. Nie oznacza, że konfiguracja Grupy ERBUD będzie odpowiadać organizacji o innej strukturze.

Dwukierunkowa wymiana danych z Microsoft Dynamics365 i obieg dokumentów w Webcon

W Grupie ERBUD enova365 Kadry Płace połączono dwukierunkowo z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365.²² Według opisu wdrożenia zautomatyzowano większość procesów twardego HR, czyli administracji kadrowej i płacowej. Dane przepływają też między kadrami a księgowością w obu kierunkach.²²

enova365 połączono ponadto z Webcon, systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Integracja służy między innymi do wymiany informacji o nieobecnościach i umowach.²² Oba połączenia wykonano w ramach wdrożenia w Grupie ERBUD. Nie są częścią samej licencji kadrowo-płacowej.

enova365 Kadry Płace a 4 sposoby ewidencji czasu pracy przy księgowaniu list płac

We wdrożeniu dla Grupy ERBUD enova365 Kadry Płace uwzględniał 4 sposoby ewidencji czasu pracy przy księgowaniu list płac.²² Księgowanie list płac oznacza tu ujmowanie ich danych w rozliczeniach finansowych. Rozwiązanie przygotowano dla tej grupy, nie jako jednolity model ewidencji dla wszystkich firm. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy wymaga ewidencjonowania czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń⁴.

Konfiguracja, dedykowane rozszerzenia i dodatek partnerski w Grupie ERBUD

W Grupie ERBUD część potrzebnych funkcji enova365 wymagała trzech rodzajów prac: konfiguracji, dedykowanych rozszerzeń i dodatku partnerskiego.²² Każdy z nich oznacza inny zakres ingerencji w rozwiązanie. Warto odróżniać ustawienia systemu od elementów przygotowanych specjalnie na potrzeby tego wdrożenia.

• Konfiguracja: dostosowanie ustawień systemu do rozliczania czasu pracy.
• Dedykowane rozszerzenia: funkcje przygotowane pod wymagania opisanej organizacji.
• Dodatek partnerski: element dostarczony przez partnera wdrożeniowego.

Opis projektu nie przypisuje każdego z czterech sposobów ewidencji do osobnej pozycji z tej listy. Dodatek partnerski i dedykowane rozszerzenia powstały w ramach wdrożenia. Nie należy ich traktować jak funkcji standardowej licencji enova365 Kadry Płace.

Raporty kontrolingowe przygotowane na potrzeby grupy

enova365 generuje raporty kadrowo-płacowe. Dla Grupy ERBUD przygotowano ponadto raporty kontrolingowe i rozszerzenia dopasowane do jej procesów.²² Raport kontrolingowy służy analizie danych na potrzeby zarządzania; tutaj stanowił część wdrożenia dla około 3 000 pracowników. Porównując oferty, trzeba oddzielić standardowe raporty kadrowo-płacowe od opracowanych dla tej grupy.

enova365 Kadry Płace w chmurze: limity 3 GB bazy i 4 GB transferu na stanowisko w starszym cenniku

Starszy cennik chmury dla enova365 Kadry Płace określa dwa odrębne limity: 3 GB bazy danych i 4 GB miesięcznego transferu na stanowisko.¹⁷ Warunki te pochodzą ze starszego cennika enova365, nie stanowią potwierdzenia obecnych stawek. Limit bazy dotyczy przechowywanych danych. Transfer oznacza ilość danych przesyłanych podczas pracy.

Dopłata po przekroczeniu limitu bazy: 10 zł za wykorzystywany GB miesięcznie

Według starszego cennika usługi chmurowej enova365 limit bazy wynosi 3 GB. Po jego przekroczeniu cennik przewiduje dopłatę 10 zł za każdy wykorzystywany GB miesięcznie.¹⁷ Warunek dotyczy wielkości bazy, a nie liczby stanowisk czy transferu. Sformułowanie „każdy wykorzystywany GB” nie ogranicza opłaty do samej nadwyżki.

Dopłata za transfer: 1 zł za kolejny wykorzystany GB

Ten sam starszy cennik ustala transfer na 4 GB miesięcznie na stanowisko. Każdy kolejny wykorzystany GB kosztuje 1 zł.¹⁷ Inaczej niż limit bazy, limit transferu przypada na stanowisko. Dopłaty za większą bazę i za przekroczony transfer mają więc różne zasady.

Dla kogo jest enova365 Kadry Płace, a dla kogo nie?

enova365 Kadry Płace występuje w ofercie pakietowej między innymi dla biur rachunkowych. Osobna promocja obejmuje firmy działające nie dłużej niż 12 miesięcy. Są to warunki dostępu do konkretnych ofert. Nie wykluczają innych firm z zakupu modułu.¹⁴

Sprawdzi się, jeśli

• Biuro rachunkowe świadczy usługi kadrowo-płacowe. Pakiety enova365 dla biur rachunkowych są przeznaczone dla podmiotów komercyjnie prowadzących księgi lub świadczących outsourcing kadr i płac. Chodzi o obsługę tych procesów na rzecz klientów.¹⁴
• Firma rozpoczyna działalność. Promocja enova365 Nowa Firma dotyczy przedsiębiorstw działających nie dłużej niż 12 miesięcy.¹² Staż firmy jest warunkiem promocji, nie miarą przydatności modułu.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Warunkiem zakupu jest promocja dla nowej firmy, a działalność trwa ponad 12 miesięcy. Takie przedsiębiorstwo nie spełnia kryterium promocji. Nadal może kupić enova365 Kadry Płace w innej ofercie.¹²
• Firma nie prowadzi usługowego outsourcingu kadr i płac, lecz porównuje pakiety dla biur rachunkowych. Powinna odnieść porównanie do potrzeb własnego działu HR, a nie do warunków pakietu dla usługodawcy.¹⁴

Alternatywy dla enova365 Kadry Płace

enova365 Kadry Płace można zestawić z Comarch ERP Optima Kadry i Płace, TETA HR – Unit4 oraz wFirma. Dostępne informacje opisują jednak różne elementy tych ofert. Przy Comarch OPTIMA liczba 15 minut dotyczy konfiguracji nowego klienta. Nie określa czasu wdrożenia modułu kadrowo-płacowego ani uruchomienia enova365 Kadry Płace.

Dane w tabeli: 1,28,29

Porównując e-Teczkę w Comarch OPTIMA z funkcjami enova365 Kadry Płace, trzeba rozróżnić konfigurację klienta i zakres produktów. Podane 15 minut odnosi się do konfiguracji. Nie jest miarą szybkości wdrożenia konkurencyjnych systemów.

Najczęstsze pytania o enova365 Kadry Płace

Przy enova365 Kadry Płace występują różne formy zapoznania się z systemem. Porównywarka podaje 14-dniowy okres próbny, partner oferuje 14 dni bezpłatnego demo, dostępna jest też bezpłatna prezentacja. Żadna z tych form nie jest bezpłatnym planem do stałego użytku.^3,11,19

Czy enova365 Kadry Płace ma bezpłatny plan?

enova365 nie ma planu freemium, czyli wersji dostępnej bez opłat przez czas nieokreślony. Porównywarka podaje za to 14-dniowy okres próbny.¹⁹ Po jego zakończeniu nie staje się on planem bezterminowym.

Czy dostępne jest bezpłatne demo enova365?

Partner udostępnia bezpłatne demo enova365 przez 14 dni.³ Czas dostępu nie określa, które moduły obejmuje demo. Korzystanie z systemu w tym okresie to inna forma zapoznania się z nim niż prezentacja funkcji kadrowo-płacowych.

Czy prezentacja enova365 zobowiązuje do zakupu?

Bezpłatna prezentacja enova365 może odbyć się online albo stacjonarnie. Nie zobowiązuje do zakupu licencji.¹¹ W odróżnieniu od 14-dniowego demo przedstawia ofertę, lecz nie daje czasowego dostępu do systemu ani planu freemium.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.