HRnest — opinie, ceny i limity

Czym jest HRnest i dla jakich firm?

HRnest służy do obsługi procesów HR w firmach zatrudniających od 5 do 500 pracowników.¹ Pomaga uporządkować pracę z danymi pracowniczymi, ale nie jest całym pakietem ERP.
Przy wyborze systemu trzeba też odróżnić obsługę HR od naliczania płac.

• Skala użytkowania: w opisie ewidencji czasu pracy podano 100 000 użytkowników HRnest. Chodzi o osoby korzystające z systemu, nie o liczbę firm ani limit pracowników objętych abonamentem.²
• Opinie użytkowników: w tym samym materiale wskazano ocenę 4,8 gwiazdki w Capterra. Wynika ona z opinii w serwisie; nie potwierdza zakresu funkcji kadrowo-płacowych ani dopasowania HRnest do procedur danej firmy.²

Przedział od 5 do 500 pracowników pomaga wstępnie ocenić dopasowanie. Wielkość zespołu warto zestawić ze sposobem ewidencjonowania czasu pracy i obiegiem spraw pracowniczych.
Jeśli firma chce zastąpić program płacowy, powinna porównać konkretne procesy. Sama etykieta „system HR” nie wystarczy.

Funkcje HR w HRnest

HRnest obsługuje urlopy, ewidencję czasu pracy, delegacje i dokumentację pracowniczą. Pracownik składa wniosek, menedżer go akceptuje, a dział HR prowadzi ewidencję i przygotowuje raporty. Poszczególne plany różnią się zakresem:

Dane w tabeli: 3,4

• Urlopy: system obsługuje wnioski online i ich akceptację, limity, statusy, historię urlopów, kalendarz nieobecności oraz raporty. Limit urlopowy oznacza pulę dni przysługujących pracownikowi.⁵
• Perspektywa pracownika: według producenta złożenie wniosku urlopowego wymaga 3 kliknięć. Pracownik widzi niewykorzystany urlop i historię nieobecności, a o statusie wniosku dowiaduje się z powiadomień e-mail.⁶
• Czas pracy: HRnest pozwala rejestrować i ewidencjonować czas pracy, obsługiwać harmonogramy i projekty oraz tworzyć raporty czasu pracy i realizacji projektów.^2,6
• Dokumentacja: system obejmuje delegacje, dokumenty pracownicze, umowy, wnioski oraz informacje o kompetencjach i badaniach. Uwzględnia umowy o pracę i współpracę B2B.^1,4
• Terminy: przypomnienia dotyczą między innymi kończących się umów i badań BHP.³

Wybór między planem Rozszerzonym a Zaawansowanym nie sprowadza się do obsługi wniosków i ewidencji. Liczy się także potrzeba gromadzenia informacji o kompetencjach i zasobach oraz korzystania z raportów automatycznych.³ Różnica obejmuje więc zakres danych i sposób raportowania.

Ile kosztuje HRnest?

Plan HRnest Starter kosztuje od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej albo 119 zł netto miesięcznie przy kwartalnej.^3,7 Subskrypcję rozlicza się kwartalnie lub rocznie, a do stawek netto dochodzi 23% VAT.⁸
Starter obejmuje najwyżej 10 pracowników. HRnest Podstawowy nie ma limitu liczby pracowników.^3,7

Dane w tabeli: 1,3,4,7,8,9

Na łączny koszt wpływają plan, okres płatności, dodatkowe konta i dodatek do rozliczania delegacji. Po 14 dniach bezpłatnego testu obowiązuje abonament wybranego planu.
Nowa wersja systemu mieści się w dotychczasowej subskrypcji, bez dopłaty.^1,4,9

Wdrożenie i integracje HRnest

Z HRnest można zacząć korzystać samodzielnie lub skontaktować się z dostawcą w sprawie wsparcia przy wdrożeniu.¹ Przy łączeniu systemu ze środowiskiem kadrowym warto oddzielić eksport danych od logowania kontem Microsoft i automatyzacji przez Zapier. Każde z tych rozwiązań służy innemu celowi.

• Systemy kadrowo-płacowe i kalendarze: HRnest eksportuje dane o urlopach i czasie pracy do programów kadrowo-płacowych oraz łączy się z kalendarzami. Eksport pozwala przekazać dane dalej, ale nie oznacza naliczania płac w HRnest.^1,7
• Pliki ewidencji: pełną i uproszczoną ewidencję czasu pracy można wyeksportować w 2 formatach: Excel i PDF.⁶
• Logowanie: integracja z kontem Microsoft pozwala zalogować się do HRnest.¹⁰
• Cykl życia konta: połączenie Microsoft Entra ID z HRnest przez Zapier pozwala automatycznie tworzyć profile pracowników, synchronizować wybrane dane oraz aktywować i dezaktywować konta. Wymaga aktywnych kont obu usług. Onboarding, czyli wprowadzanie pracownika do organizacji, i offboarding, czyli kończenie jego dostępu, zależą tu również od zewnętrznego narzędzia.¹¹
• Pozostałe połączenia: porównanie ze Zwalniam wskazuje integracje HRnest ze Slackiem i Zapierem oraz API w wyższych planach. API służy do wymiany danych między systemami; dostęp do niego zależy od planu.³

Zakres wdrożenia zależy od tego, czy firma chce eksportować dane do płac, logować się kontem Microsoft czy automatyzować obsługę kont przez Zapier. Ewidencję można przekazać w 2 formatach, Excel i PDF.
Automatyzacja przez Microsoft Entra ID wymaga natomiast aktywnych kont obu usług.^1,7,10,11

Zgodność HRnest z polskim prawem pracy i RODO

HRnest pomaga ewidencjonować urlopy i planować czas pracy w wariantach organizacji pracy opisanych przez producenta. Producent deklaruje szyfrowanie danych oraz tworzenie kopii zapasowych.¹
Art. 32 ust. 1 RODO wymaga zabezpieczeń odpowiednich do ryzyka, w tym stosownego szyfrowania. Sama deklaracja producenta nie potwierdza zgodności całego procesu przetwarzania danych pracowniczych.¹²

• Urlop przy części etatu: HRnest pozwala skonfigurować urlop osoby zatrudnionej na część etatu lub pracującej w nieregularnych godzinach. Przelicza też limit urlopowy z dni na godziny. Ma to znaczenie przy rozliczaniu nieobecności według godzin wynikających z rozkładu pracy.¹³
• Zaokrąglanie limitu: materiał pomocy zawiera tabelę limitów urlopowych dla części etatu i opisuje zaokrąglanie zgodne z art. 155(3) § 1 Kodeksu pracy. Dotyczy to ustalania wymiaru urlopu, nie zaś poprawności danych kadrowych wprowadzonych przez firmę.¹³
• Harmonogramy: opis obejmuje ruchomy, stały i zmianowy rozkład oraz równoważny system czasu pracy. Rozkład wskazuje plan godzin, a system czasu pracy określa zasady organizacji pracy. Przy konfiguracji harmonogramu trzeba rozróżnić te pojęcia.¹⁴
• Ochrona danych: producent deklaruje szyfrowanie danych i kopie zapasowe. Ocena zgodności z RODO zależy też od sposobu nadawania uprawnień oraz zasad przetwarzania danych przyjętych przez pracodawcę.¹

HRnest pozwala skonfigurować opisane przypadki urlopowe i rozkłady pracy. Poprawność ewidencji zależy jednak od ustawień zgodnych z warunkami zatrudnienia, w tym zasadami urlopu przy części etatu z art. 155(3) § 1 Kodeksu pracy.^13,14 Ustawienia muszą odpowiadać warunkom zatrudnienia.

Co HRnest robi inaczej niż konkurencja?

HRnest łączy wystawianie, akceptowanie i archiwizowanie dokumentów z profilem pracownika, w którym gromadzi kluczowe informacje.^1,9 Obieg obejmuje 3 czynności: utworzenie dokumentu, zatwierdzenie go i zachowanie do późniejszego wykorzystania.
Przy ocenie produktu warto więc przyjrzeć się całej drodze dokumentu, a nie tylko składaniu wniosków.

W porównaniu ofert trzeba rozdzielić 2 potrzeby. Profil służy do dostępu do informacji o pracowniku, a obieg dokumentów obejmuje kolejne etapy pracy z dokumentem:

Firma, która ma już osobne repozytorium dokumentów, powinna uwzględnić możliwe nakładanie się procesów. Opisany zestaw 3 czynności nie oznacza, że tylko HRnest obsługuje taki obieg. Do porównania nadaje się sposób powiązania dokumentów z profilem pracownika, nie deklaracja wyłączności.

Plusy i minusy HRnest

HRnest łączy obsługę wniosków z bieżącym wglądem w czas pracy. Przy wyborze planu liczą się limit 10 pracowników w Starterze oraz opłaty za dodatkowe konta kierowników i administratorów.
Poniższe zalety odnoszą się do organizacji pracy, a ograniczenia – do warunków oferty.

Przy zespole liczącym do 10 osób podstawowym ograniczeniem pozostaje zakres HRnest Starter. Gdy rośnie liczba pracowników lub osób zarządzających, większego znaczenia nabierają warunki kolejnego planu i ceny kont.^3,7,8 Te opłaty wpływają na koszt wraz ze wzrostem zespołu.

HRnest przy planowaniu pracy: limity 5 i 10 harmonogramów oraz 50 i 100 projektów

Plany HRnest Rozszerzony i HRnest Zaawansowany mają różne limity harmonogramów pracy i projektów. Harmonogram pracy określa plan rozkładu pracy, a projekt jest jednostką, do której firma przypisuje wykonywaną pracę i ją analizuje. Limity odnoszą się do liczby tych elementów w planie, nie do liczby pracowników objętych harmonogramem.⁷

Dane w tabeli: 7

HRnest Rozszerzony: 5 harmonogramów i 50 projektów

HRnest Rozszerzony odpowiada firmie potrzebującej najwyżej 5 harmonogramów i 50 projektów.⁷ Oba limity działają jednocześnie. Miejsce w puli harmonogramów nie zwiększa puli projektów. Rozbudowując zespoły, firma powinna policzyć odrębne rozkłady pracy, a przy pracy projektowej – prowadzone projekty.

HRnest Zaawansowany: 10 harmonogramów i 100 projektów

W HRnest Zaawansowanym limity rosną do 10 harmonogramów i 100 projektów w porównaniu z planem Rozszerzonym.⁷ Ma to znaczenie dla firmy z większą liczbą rozkładów pracy lub prowadzonych projektów.
Plan Zaawansowany również ma granice. Wyższy wariant nie oznacza nieograniczonej liczby harmonogramów ani projektów.^7,8

Rejestracja czasu pracy w HRnest: 8 sposobów według producenta

Według producenta HRnest udostępnia 8 sposobów rejestracji czasu pracy.² Chodzi o metody wprowadzania zapisów, nie o liczbę raportów, stanowisk czy zasady rozliczania pracy.
W zespole pracującym w różnych miejscach wybór metody rejestracji i późniejsza kontrola ewidencji wymagają osobnej oceny.

Ewidencja czasu pracy zapisuje, kiedy pracownik pracował, i pomaga ustalić sposób rozliczenia tego czasu. Metoda rejestracji określa natomiast, jak zapis trafia do systemu. Przy ocenie HRnest znaczenie mają dostępność metody dla zespołu i zasady sprawdzania wpisów przez osobę prowadzącą ewidencję. Sama liczba 5 nie przesądza o poprawności rozliczeń¹⁵.

Deklarowane 8 sposobów daje wybór metod, ale nie każda musi pasować do każdego modelu pracy.² Firma działająca w jednej lokalizacji może inaczej tworzyć i kontrolować zapisy czasu pracy niż organizacja z zespołami terenowymi.

Efekty zgłaszane przez klientów HRnest: 8 godzin miesięcznie i ponad 5 000 zł oszczędności

W przytoczonych wypowiedziach klienci łączą korzystanie z HRnest z oszczędnością około 8 godzin pracy administracyjnej miesięcznie. Wskazują też ponad 5 000 zł oszczędności na przygotowaniu miesięcznych raportów od wdrożenia. To ich deklaracje, nie wyniki gwarantowane każdej firmie. Kwoty 5 000 zł nie należy odczytywać jako oszczędności miesięcznej.¹
Inny klient podał, że przez 6 miesięcy od wdrożenia wniosków online nie było rozbieżności w informacjach przekazywanych do kadr.⁴

Skrócenie miesięcznej ewidencji z około 2 dni do pół dnia – deklaracja klienta HRnest

Klient HRnest opisał skrócenie przygotowania miesięcznej ewidencji czasu pracy z około 2 dni do pół dnia. Odzyskany czas określił jako 75% wcześniejszego nakładu pracy.⁷ Wynik dotyczy sposobu przygotowywania ewidencji w tej firmie. Nie wyznacza czasu pracy dla organizacji o innej liczbie pracowników lub innym podziale zadań między menedżerami a kadrami.

Około 20% mniej czasu na prowadzenie ewidencji – deklaracja klienta HRnest

W osobnej opinii klient HRnest wskazał oszczędność około 20% czasu poświęcanego na prowadzenie ewidencji.⁶ Ta miara różni się od czasu przygotowania miesięcznego zestawienia. Dotyczy deklarowanego nakładu na prowadzenie zapisów, nie tylko ich końcowego zebrania. Podanych procentów nie można sumować ani bezpośrednio przenosić na prognozę dla konkretnej firmy.

Dla kogo jest HRnest, a dla kogo nie?

HRnest kieruje ofertę przede wszystkim do małych i średnich firm prowadzących codzienną administrację kadrową, zwłaszcza ewidencję czasu pracy i nieobecności.³ Producent wskazuje zespoły liczące od 5 do 500 pracowników.¹
Znaczenie ma też rodzaj zadania. Wspólny obieg wniosków odpowiada na inną potrzebę niż procedura zakończenia zatrudnienia.

Sprawdzi się, jeśli

• Wnioski mają wspólny obieg: dział HR, menedżerowie i pracownicy obsługują w HRnest wnioski, dane i akceptacje. Pasuje to do firmy, która chce skupić te czynności w jednym systemie.⁴
• Zespół pracuje według różnych rozkładów: producent opisuje obsługę pracowników pełnoetatowych i zatrudnionych na część etatu, także przy nieregularnych godzinach.¹³

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Priorytetem jest wyspecjalizowany offboarding: porównanie ze Zwalniam nie opisuje w HRnest sprawdzania szczególnej ochrony pracownika, kalkulatora okresu wypowiedzenia, szablonów dokumentów zwolnienia ani blokowania kont przy odejściu. Nie przesądza to o braku każdej z tych funkcji. Daje jednak powód, by rozważyć narzędzie skupione na zakończeniu zatrudnienia.³

HRnest odpowiada opisanemu zastosowaniu w bieżącej administracji HR dla zespołu od 5 do 500 pracowników. Przy wyborze narzędzia do offboardingu liczą się natomiast konkretne czynności wymagane przy odejściu pracownika.³ To zakres procesu rozstrzyga o dopasowaniu.

Alternatywy dla HRnest

HRnest można porównać ze Zwalniam, HRappką i tomHRM. Nie są to jednak 3 zamienniki o potwierdzonym identycznym zakresie. Zwalniam przedstawiono jako narzędzie do offboardingu działające obok HRnest, a pozostałe produkty pojawiają się przy określonych procesach HR.^3,16

Dane w tabeli: 3,16

W zestawieniu 3 produktów punktem porównania jest konkretny proces. Przy Zwalniam i HRappce chodzi o offboarding, a przy tomHRM – o kalendarz urlopów i inne procesy HR.^3,16
Obecność w tym samym zestawieniu nie oznacza identycznego zakresu funkcji.

Najczęstsze pytania o HRnest

Co to jest HRnest?

HRnest organizuje procesy HR i codzienną pracę z informacjami o pracownikach. Nie jest programem do naliczania wynagrodzeń ani całym pakietem ERP. Obsługuje potrzeby pracownika, menedżera i działu HR. W systemie występują cztery typy kont: pracownika, przełożonego, działu kadr oraz dodatkowe konto HR, będące podtypem konta kadrowego.¹⁷

Czy HRnest jest aplikacją na telefon?

Dostęp przez przeglądarkę telefonu i osobna aplikacja instalowana na urządzeniu to dwie różne możliwości. Aplikacja HRnest QR Terminal jest dostępna dla 2 systemów mobilnych: Androida i iOS.
Pracownik może też korzystać z HRnest przez przeglądarkę, bez używania tej aplikacji.¹⁸

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.