Teta — obsługa i konfiguracja

Instrukcja obsługi TETA HR pomaga rozpocząć pracę w systemie kadrowo-płacowym. Sposób logowania trzeba dopasować do wersji produktu używanej w firmie.
Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące raportów, listy płac, danych pracowników i typowych problemów z dostępem.

W postępowaniu dotyczącym nowego systemu kadrowo-płacowego Uniwersytet Wrocławski wskazał 2 używane systemy przeznaczone do integracji: TETA ME i TETA EDU.¹
Wspomniana tam instrukcja dotyczyła oferowanego portalu pracowniczego, nie obsługi TETA HR.¹ Dokumenty postępowania mają numer referencyjny BZP.2711.55.2023.KDD².

TETA HR – instrukcja logowania i odnajdywania funkcji

TETA HR otwieraj pod adresem przekazanym przez firmowego administratora i loguj się wskazaną przez niego metodą. Po wejściu do systemu korzystaj z funkcji przypisanych do swojej roli.
Portal pracowniczy nie jest tym samym widokiem, z którego korzysta dział kadr. Dostępne czynności i nazwy ekranów zależą od uprawnień oraz konfiguracji wdrożenia. Art. 32 ust. 4 RODO wymaga, by osoby upoważnione przetwarzały dane osobowe wyłącznie na polecenie administratora³.

• Adres logowania do TETA HR znajdziesz w firmowej instrukcji dostępu. Otwórz właśnie ten adres, a nie odnośnik znaleziony w wyszukiwarce.
• Uwierzytelnianie w TETA HR odbywa się metodą przypisaną do konta przez administratora. Po zalogowaniu sprawdź, czy widzisz właściwy profil użytkownika.
• Funkcje TETA HR znajdziesz w obszarach dostępnych na swoim ekranie. Przy wykonywaniu czynności kadrowych posługuj się instrukcją dotyczącą używanego widoku.
• Problem z dostępem do TETA HR zgłoś administratorowi, podając nazwę ekranu i treść komunikatu błędu. Nie dołączaj hasła ani danych pracowników.

Instrukcja użytkownika portalu pracowniczego w postępowaniu Uniwersytetu Wrocławskiego miała pozwolić zamawiającemu samodzielnie zweryfikować funkcje portalu.¹ Nie należy więc traktować jej jako instrukcji firmowego widoku TETA HR.
Przy szukaniu konkretnej czynności najpierw ustal, z którego widoku korzystasz.

Instrukcję logowania i poruszania się po TETA HR dobieraj do sposobu dostępu stosowanego w firmie. Uwzględnij też uprawnienia użytkownika – od nich zależy zakres dostępnych czynności.
Przy konfigurowaniu dostępu stosuj art. 32 ust. 1 lit. b RODO, dotyczący ciągłego zapewnienia poufności systemów przetwarzania danych³.

TETA HR – instrukcja tworzenia i eksportowania raportów

TETA HR pozwala przygotować raport w zakresie przewidzianym dla użytkownika w firmowej konfiguracji. Możliwość eksportu również zależy od przypisanej roli.
Zanim wybierzesz zestawienie, określ jego cel i dane potrzebne odbiorcy⁴.

• Obszar raportowania w TETA HR otwórz z menu dostępnego dla swojej roli. Wybierz zestawienie odpowiadające celowi, zamiast pobierać szerszy zakres danych pracowników⁵.
• Filtry raportu w TETA HR ustaw dla właściwego okresu i grupy pracowników, jeśli zestawienie udostępnia takie pola. Przed wygenerowaniem wyników sprawdź wybrany zakres⁵.
• Podgląd raportu w TETA HR pozwala ocenić, czy zestawienie odpowiada celowi. Sprawdź nazwy kolumn, zakres dat i liczbę widocznych rekordów, by wychwycić błędny filtr.
• Eksport raportu z TETA HR uruchom tylko wtedy, gdy pozwala na to Twoja rola. Wybierz format wymagany przez odbiorcę i zapisz plik w miejscu zatwierdzonym przez firmę.
• Plik z danymi pracowników udostępniaj wyłącznie uprawnionym odbiorcom. Nie wysyłaj raportu na prywatną skrzynkę i nie przechowuj go poza firmowym środowiskiem.

Raport z TETA HR jest gotowy do użycia po sprawdzeniu filtrów, zakresu danych i uprawnień odbiorcy. Taka kontrola pomaga uniknąć przekazania zbyt szerokiego zestawienia.
Art. 5 ust. 1 lit. c RODO nakazuje ograniczyć dane do adekwatnych i niezbędnych dla danego celu³.

TETA HR – instrukcja przygotowania i sprawdzania listy płac

TETA HR służy do przygotowania listy płac, obejmującej wynagrodzenia, potrącenia i kwoty do wypłaty. Zakres czynności działu płac zależy od wdrożenia; firmowa procedura i dokumentacja używanej wersji określają też nazwy ekranów oraz kolejność zatwierdzania.
Przy planowaniu pracy uwzględnij art. 85 § 2 Kodeksu pracy. Przepis wyznacza termin wypłaty miesięcznego wynagrodzenia najpóźniej na pierwsze 10 dni następnego miesiąca⁶.

• Okres płacowy w TETA HR ustaw zgodnie z przygotowywaną wypłatą. Sprawdź, czy wybrana grupa obejmuje pracowników rozliczanych na tej liście.
• Dane wejściowe do listy płac porównaj z zatwierdzonymi zmianami kadrowymi i składnikami wynagrodzenia. Rozbieżności wyjaśnij przed naliczeniem.
• Naliczenie listy płac w TETA HR uruchom w granicach przypisanych uprawnień. Zachowaj firmową kolejność, jeśli naliczenie i zatwierdzenie są odrębnymi czynnościami.
• Wyniki naliczenia sprawdź pod kątem wynagrodzenia brutto, potrąceń i kwoty do wypłaty. Zwróć uwagę na komunikaty wskazujące potrzebę poprawy danych wejściowych.
• Rozbieżności na liście płac poprawiaj w danych źródłowych zgodnie z procedurą firmy. Po korekcie ponów naliczenie i porównaj wynik ze zmienionymi danymi.
• Zatwierdzenie listy płac wykonaj po kontroli i uzyskaniu wymaganej akceptacji. Nie udostępniaj zestawienia osobom bez uprawnień do danych o wynagrodzeniach.

Lista płac w TETA HR jest gotowa do zatwierdzenia, gdy dane wejściowe zostały uzgodnione, a wyniki naliczenia sprawdzone. Wszystkie rozbieżności trzeba wcześniej wyjaśnić.
Art. 85 § 5 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do udostępnienia pracownikowi na żądanie dokumentów stanowiących podstawę obliczenia jego wynagrodzenia⁶.

Urlopy, nieobecności i czas pracy w TETA HR – rejestrowanie i zatwierdzanie

Wniosek urlopowy, wpis o nieobecności i ewidencja czasu pracy dotyczą różnych zdarzeń. Ewidencja zapisuje czas przepracowany; przed przekazaniem danych do zatwierdzenia wybierz czynność dostępną dla swojej roli. Następnie zastosuj obieg akceptacji opisany w dokumentacji firmowego wdrożenia TETA HR.
Ewidencja czasu pracy to odrębny obowiązek pracodawcy. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy wiąże ją z ustaleniem wynagrodzenia i innych świadczeń⁶.

• Wniosek urlopowy w TETA HR złóż dla właściwego rodzaju urlopu i zakresu dat, jeśli pozwala na to Twoja rola. Przed wysłaniem porównaj daty wniosku z planowaną nieobecnością.
• Nieobecność w TETA HR zarejestruj zgodnie z jej przyczyną i dokumentami wymaganymi przez firmową procedurę. Sam brak pracy nie oznacza, że zdarzenie należy wpisać jako urlop.
• Ewidencję czasu pracy w TETA HR uzupełniaj na podstawie danych zatwierdzonych w firmie. Oddziel czas przepracowany od okresów nieobecności.
• Wpis przekazany do akceptacji wymaga sprawdzenia rodzaju zdarzenia, dat i pracownika. Błędne dane popraw przed skierowaniem wpisu do osoby zatwierdzającej⁵.
• Decyzja o zatwierdzeniu musi mieścić się w zakresie przypisanych uprawnień. Wpis wymagający korekty skieruj do poprawy zgodnie z firmowym obiegiem⁷.

Dane o urlopie, nieobecności i czasie pracy w TETA HR przekazuj dalej po właściwym oznaczeniu zdarzenia. Wymagana akceptacja powinna być już zakończona.
Art. 163 § 1 Kodeksu pracy nakazuje uwzględniać w planie urlopów wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy⁶.

Dane pracowników w TETA HR – przeglądanie i aktualizowanie

TETA HR pozwala przeglądać i aktualizować dane pracowników w granicach uprawnień użytkownika. Zanim zapiszesz zmianę, porównaj ją z dokumentem źródłowym.
Sposób wprowadzania danych zależy od wdrożenia, więc korzystaj z instrukcji właściwej dla firmowej wersji i konfiguracji. Art. 5 ust. 1 lit. d RODO wymaga, by dane osobowe były prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane³.

• Rekord pracownika w TETA HR otwórz w obszarze dostępnym dla swojej roli. Przed edycją upewnij się, że dotyczy właściwej osoby.
• Zakres danych pracownika ogranicz do informacji potrzebnych do wykonania zadania kadrowego. Nie otwieraj dokumentów ani pól niezwiązanych z rozpatrywaną zmianą⁸.
• Dokument źródłowy zmiany porównaj z dotychczasowym wpisem. Ustal, które pole wymaga aktualizacji i od kiedy zmiana ma obowiązywać.
• Aktualizację danych w TETA HR wprowadź zgodnie z uprawnieniami i firmową procedurą. Samodzielna edycja wpisu nie zastępuje zatwierdzonego procesu kadrowego.
• Zapisane dane pracownika odczytaj ponownie po aktualizacji. Jeśli wpis nie odpowiada dokumentowi źródłowemu, przekaż rozbieżność osobie odpowiedzialnej za korektę.

Dane pracowników w TETA HR aktualizuj na podstawie dokumentu źródłowego. Po zapisaniu zmiany skontroluj wynik w rekordzie.
Art. 16 RODO przyznaje pracownikowi prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących go nieprawidłowych danych osobowych³.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dokumentacja postępowania Uniwersytetu Wrocławskiego jest instrukcją obsługi TETA HR?

Nie. Opisana w niej instrukcja dotyczyła portalu pracowniczego, a nie firmowego widoku TETA HR.

Czy z dokumentów Uniwersytetu Wrocławskiego wynika, że TETA HR obejmuje TETA ME i TETA EDU?

Nie. Wskazano tam TETA ME i TETA EDU jako systemy przeznaczone do integracji; tekst nie przesądza, że są one elementami TETA HR.

Czy jedna instrukcja TETA HR pasuje do każdej firmy?

Nie. Sposób obsługi, nazwy ekranów i dostępne funkcje zależą od wersji oraz konfiguracji wdrożenia.

Czy samo posiadanie dostępu do systemu pozwala przetwarzać dowolne dane pracowników?

Nie. Dane należy przetwarzać wyłącznie w granicach uprawnień i na polecenie administratora.

Co podać administratorowi, zgłaszając problem z dostępem?

Podaj nazwę ekranu i treść komunikatu błędu.