HRappka — opinie, aplikacja i zgodność z prawem

Czym jest HRappka i dla jakich firm?

HRappka to system HR wskazywany przede wszystkim agencjom pracy i firmom zatrudniającym wielu pracowników, także cudzoziemców.¹ Przy jego ocenie warto oddzielić potrzeby kadrowe od pozostałych obszarów oprogramowania dla firm. Zakres pracy działu HR nie jest przecież tożsamy z zakresem całego pakietu ERP.

Najpierw pracodawca powinien ustalić, kto będzie używać systemu: dział personalny, osoby zatwierdzające sprawy kadrowe czy pracownicy. Potem trzeba opisać przepływ danych między tymi grupami. Liczba użytkowników i podział obowiązków określają bowiem wymagania dotyczące uprawnień oraz wdrożenia.

Firma z Lublina i przedsiębiorstwo z oddziałami w innych miastach powinny oceniać ofertę przez pryzmat organizacji zatrudnienia, nie adresu siedziby. Przy ustalaniu uprawnień trzeba uwzględnić art. 32 ust. 1 lit. b RODO. Przepis wymaga ciągłego zapewnienia poufności systemów przetwarzania danych².

W praktyce HRappkę należy oceniać jako produkt do obsługi procesów personalnych, odnosząc jego zakres do struktury firmy.
Wybór wymaga osobnego przyjrzenia się funkcjom, kosztom i odpowiedzialności za dane.

Funkcje HR w HRappka

HRappka pozwala przygotowywać dokumenty kadrowe, rozliczać wynagrodzenia i ewidencjonować czas pracy. Obsługuje też procesy HR, od onboardingu po szkolenia. Część płacowa dotyczy 2 rodzajów umów: umów o pracę oraz cywilnoprawnych.³

• Dokumenty po rekrutacji. Na podstawie danych kandydata można przygotować umowę. Dokumenty powstają z szablonów i mogą trafić do podpisu elektronicznego.³
• Kadry i płace. System przygotowuje listy płac, automatycznie nalicza wynagrodzenia i ekwiwalenty, a paski płacowe udostępnia w portalu lub e-mailem. Uwzględnia także zaliczki, potrącenia oraz zajęcia komornicze i alimentacyjne.³
• Nieobecności i delegacje. Wnioski o nieobecność przechodzą przez konfigurowalne ścieżki akceptacji. System automatycznie oblicza wymiar urlopu, a przy delegacjach rozlicza diety, ryczałty i kilometrówkę.³
• Onboarding i szkolenia. Wdrożenie pracownika może korzystać z 5 form treści: tekstu, grafiki, filmu, ankiety i testu. System udostępnia materiały automatycznie i śledzi postępy. Przy szkoleniach obsługuje zapisy, propozycje, zaproszenia, listy obecności oraz akceptację.³
• Legalizacja zatrudnienia i raporty. System ewidencjonuje zezwolenia i dokumenty cudzoziemców oraz pozwala ustalać etapy legalizacji. Raporty dotyczą 5 obszarów: zatrudnienia, czasu pracy, wynagrodzeń, potrąceń i umów pracowniczych.³

Grafiki, RCP, urlopy i mobilna rejestracja czasu z geolokalizacją

W HRappce można tworzyć grafiki i plany urlopowe, a także pobierać listy obecności oraz ewidencję czasu pracy. RCP, czyli rejestracja czasu pracy, zapisuje czas wykonywania obowiązków. Aplikacja mobilna HRappka pozwala pracownikom rejestrować go również z geolokalizacją i zgłaszać nieobecności.^3,4 Geolokalizacja należy tu do mobilnej rejestracji czasu, nie do osobnej funkcji raportów kadrowych. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy⁵.

Ile kosztuje HRappka?

Ile kosztuje HRappka?

HRappka kosztuje od 6 zł netto miesięcznie za pracownika w module Ewidencja czasu pracy. W pakiecie All-HR stawka zaczyna się od 135 zł netto miesięcznie za płatny dostęp przy 1–4 dostępach. Moduły rozlicza się według liczby pracowników, a All-HR – według liczby dostępów administratorów i użytkowników. Pakiet obejmuje wszystkie moduły.^1,6

Dane w tabeli: 1,6,7

O łącznym koszcie decydują płatne dostępy w All-HR albo liczba pracowników w modułach, a także wybrane dodatki. Po 14-dniowym bezpłatnym teście obowiązują stawki abonamentowe ujęte w tabeli. Wyliczenie nie opiera się na cenach promocyjnych.¹

Wdrożenie i integracje HRappka

Wdrożenie HRappki obejmuje poznanie procesów firmy, konfigurację systemu, szkolenie i import danych. Pakiety mają różną liczbę godzin; klient może też ustalić własny wymiar prac.^1,3 Dane z wielu programów i arkuszy można przenieść do jednego systemu. Pakiet Starter obejmuje 10 godzin, w tym proponowany czas na szkolenie, konfigurację i import danych⁶.

Dane w tabeli: 1,6

HRappka działa w przeglądarce i aplikacji mobilnej; recenzja oferty wymienia również instalację na serwerze klienta. Wsparcie jest dostępne w dni robocze od 8:00 do 17:00.^1,3 Przy migracji danych i przygotowaniu niestandardowych wydruków trzeba uwzględnić limit godzin w wybranym pakiecie. Dalsze prace są rozliczane według stawki z tabeli. Cennik określa koszt dodatkowej godziny wdrożenia na 100 zł netto⁶.

• Komunikacja i kalendarz: system integruje się z Google Mail, Google Calendar i Slack.³
• Administracja i rozliczenia: wśród integracji wymieniono ZUS PUE i portal praca.gov.pl. System eksportuje deklaracje ZUS do Płatnika, a dane PPK – do pliku CSV zgodnego z wybraną instytucją finansową.³
• Wiadomości: dostępne są integracje z SMSAPI i SerwerSMS. SMSAPI obsługuje masową wysyłkę do kandydatów, pracowników i klientów.^3,8
• Pozostała wymiana danych: recenzja wymienia eksport do Optimy, Symfonii i Wapro oraz integracje z Outlookiem i Autenti.¹

Zgodność HRappka z polskim prawem pracy i RODO

HRappka wspiera obsługę zgłoszeń do ZUS, deklaracji podatkowych, PPK i dokumentacji pracowniczej. Producent deklaruje, że stale dostosowuje system kadrowo-płacowy do zmian prawa pracy.³ To informacja o aktualizowaniu produktu, nie potwierdzenie poprawności każdej czynności wykonanej przez pracodawcę.

Deklaracje ZUS, PIT i PPK oraz e-teczka pracownicza

• ZUS: system pilnuje zgłoszeń przy zatrudnianiu i kończeniu współpracy. Generuje m.in. 10 formularzy: DRA, IWA, ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, RUD, Z-3 i ZAS-12.³
• Podatki: masowe przygotowywanie deklaracji dla urzędu skarbowego obejmuje m.in. 6 formularzy: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, IFT-1R, PIT-2 i PIT-8C.³
• PPK: system przygotowuje deklaracje przystąpienia i rezygnacji oraz raporty o uczestnictwie.³
• Dokumentacja pracownicza: e-teczka dzieli się na części A–E. System przypisuje dokumenty automatycznie na podstawie fragmentu nazwy pliku. Monitoruje też ważność badań lekarskich i szkoleń BHP oraz powiadamia o zbliżających się terminach.^1,3
• Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców: system udostępnia przypomnienia i ostrzeżenia związane z tym procesem.³

Zewnętrzny opis przypisuje HRappce obsługę zgód kandydatów, a opis TimeCamp określa produkt jako zgodny z RODO i aktualizowany pod kątem zmian prawa. To deklaracje z opisów produktu, nie wyniki niezależnego audytu ochrony danych. Pracodawca nadal odpowiada za zbieranie zgód i przetwarzanie danych w swojej organizacji. Gdy dostawca przetwarza dane w jego imieniu, art. 28 ust. 3 RODO wymaga umowy powierzenia lub innego wiążącego instrumentu prawnego².

Co HRappka robi inaczej niż konkurencja?

HRappka łączy obsługę legalizacji zatrudnienia cudzoziemców z innymi procesami kadrowymi. Obok funkcji HR ma też moduły CRM i ERP. Osoba wdrażająca system uznaje legalizację za szczególną przewagę produktu; to jej opinia, nie wynik porównawczego testu konkurentów.⁹ Moduły CRM i ERP obejmują rozliczanie klientów, fakturowanie oraz zarządzanie zakwaterowaniem, flotą i magazynami.³

• Legalizacja w procesie kadrowym. Firma zatrudniająca cudzoziemców może ocenić, jak legalizacja łączy się z pozostałą obsługą pracowników. Nie musi rozpatrywać jej wyłącznie jako osobnego narzędzia. Na powiązanie tych procesów wskazuje osoba wdrażająca HRappkę.⁹
• Zakres poza HR. Rozliczenia klientów i fakturowanie służą obsłudze działalności firmy. Zakwaterowanie, flota i magazyny również wykraczają poza podstawowe procesy personalne. To obszary modułów CRM i ERP, a nie zakres samych funkcji kadrowo-płacowych.³

Różnicą jest więc połączenie procesów, nie potwierdzona wyłączność tych funkcji na rynku. Porównując oferty, warto oddzielnie oceniać HR oraz moduły CRM i ERP. Dla firmy potrzebującej wyłącznie obsługi personelu flota czy magazyn nie stanowią korzyści kadrowej.³

Plusy i minusy HRappka

Użytkownicy chwalą HRappkę za prowadzenie procesów personalnych w jednym systemie. Wariant produktu i sposób wdrożenia wpływają jednak na koszt oraz obciążenie zespołu. Opublikowana recenzja ocenia produkt na 4,8/5,0; to ocena jej autora, a nie wynik testu redakcji.¹ W opublikowanym cenniku Ewidencja czasu pracy kosztuje 6 zł netto miesięcznie za pracownika¹⁰.

HRappka w agencjach pracy: przykłady obsługi od około 250 do ponad 2 000 pracowników

Opisy zastosowań HRappki obejmują mikrofirmę konsultingową i agencję pracy, która w szczycie rozwoju zatrudniała ponad 2 000 pracowników. Wśród opisanych wdrożeń jest także operator logistyczny.⁹ Przypadki te pokazują różną skalę użycia produktu. Nie stanowią jednak porównawczego pomiaru jego wydajności.

Rozwój agencji pracy: od około 250 do ponad 2 000 pracowników

W jednym z opisanych wdrożeń HRappka towarzyszyła agencji pracy zatrudniającej na początku współpracy około 250 osób. W szczycie rozwoju było ich ponad 2 000.⁹ Agencja planująca wzrost powinna odróżnić liczbę obsługiwanych pracowników od liczby osób administrujących systemem. Podane wielkości opisują zatrudnienie w tej agencji, a nie techniczny limit produktu czy gwarancję obsługi innego klienta.

Zarządzanie danymi dotyczącymi legalizacji u operatora logistycznego zatrudniającego około 500 osób

U operatora logistycznego HRappka pomagała zarządzać danymi dotyczącymi legalizacji zatrudnienia około 500 pracowników.⁹ Opis dotyczy jednego procesu kadrowego. Nie obejmuje całej działalności logistycznej operatora.

Opisano również mikrofirmę konsultingową korzystającą z funkcji rekrutacji i legalizacji.⁹ Pokazuje to zastosowanie tych obszarów poza dużą agencją pracy. Przypadki wdrożeń można ze sobą zestawić, ale nie zastąpią oceny procesów i danych we własnej firmie.

HRappka a komunikacja z pracownikami: portal w 9 wersjach językowych

HRappka udostępnia portal pracowniczy w 9 wersjach językowych. Pracownicy mogą w nim przeglądać dokumenty i załatwiać swoje sprawy.¹ Wielojęzyczna załoga może korzystać z różnych wersji portalu, choć sama ich liczba nie mówi, które języki są dostępne. Według ZUS na koniec 2024 r. do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zgłoszono 1 192 913 cudzoziemców¹³.

Dokumenty, wnioski i zapisy na szkolenia w portalu pracowniczym

Portal pracowniczy HRappki daje pracownikowi dostęp do jego danych i dokumentów. Pozwala też zgłaszać zmiany danych i nieobecności, składać wnioski oraz zapisywać się na szkolenia.³ To czynności pracownika, nie opis całego obiegu kadrowego u pracodawcy. Jednym z wniosków jest urlop na żądanie, którego limit wynosi cztery dni w roku kalendarzowym zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy⁵.

• Dokumenty i dane: pracownik przegląda swoje informacje i zgłasza ich zmiany.³
• Wnioski i nieobecności: przez portal przekazuje sprawy pracownicze, w tym wnioski urlopowe.³
• Szkolenia: pracownik może zapisać się na szkolenie w portalu.³

Role i uprawnienia ograniczające dostęp do danych

W HRappce dostęp do funkcji można ograniczać za pomocą ról i uprawnień przypisywanych użytkownikom.¹⁴ Dział HR, menedżerowie i pracownicy powinni otrzymać uprawnienia odpowiednie do swoich obowiązków. Sama obecność funkcji w systemie nie oznacza więc, że zobaczy ją każdy użytkownik. O widocznych działaniach decyduje przyznany dostęp.¹⁴

HRappka w rekrutacji: publikacja ofert w ponad 20 portalach pracy

HRappka pozwala masowo publikować oferty dzięki integracji z ponad 20 portalami pracy.³ Obsługa rekrutacji obejmuje też bazę kandydatów i komunikację po zmianie ich statusu. To różne czynności, dlatego przy wyborze systemu warto odnieść każdą z nich do własnego procesu naboru.

Od publikacji ogłoszenia do bazy kandydatów i pobierania profili z LinkedIn

HRappka nie ogranicza się do publikowania ogłoszeń. Umożliwia również gromadzenie i wyszukiwanie kandydatów w bazie oraz pobieranie profili z LinkedIn.³ Dla rekrutera to istotne rozróżnienie: publikacja pomaga pozyskiwać zgłoszenia, a baza służy pracy z danymi kandydatów. Pobranie profilu dotyczy tych danych, nie stanowi kolejnego kanału publikacji. Zakres informacji, których pracodawca może żądać od kandydata, określa art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy⁵.

Ankiety tworzone z pomocą AI i wiadomości po zmianie statusu kandydata

HRappka używa sztucznej inteligencji do tworzenia ankiet rekrutacyjnych, ankiet do zatrudnienia i opisów stanowisk. Obsługuje także automatyczne e-maile i SMS-y wysyłane po zmianie statusu kandydata.³ Te funkcje mają różne zadania: generowanie pomaga przygotować treść, a wysyłka służy komunikacji podczas rekrutacji. Ich opis nie oznacza, że system sam decyduje o zmianie statusu kandydata.

Dla kogo jest HRappka, a dla kogo nie?

HRappka jest kierowana do firm, które chcą obsługiwać rekrutację, zatrudnienie i rozliczenia w jednym systemie. Wśród wskazanych odbiorców są przedsiębiorstwa produkcyjne, budowlane, opiekuńcze oraz z branży HoReCa.^1,8

Sprawdzi się, jeśli

• Rozliczenia są przypisane do projektów lub klientów. HRappka jest wskazywana firmom organizującym pracę i rozliczenia w ten sposób. O dopasowaniu przesądza więc sposób przypisywania pracowników do zadań, a nie tylko branża.¹
• Dział HR prowadzi cały proces zatrudnienia. Produkt jest opisywany jako narzędzie dla zespołów zajmujących się rekrutacją, zatrudnieniem i rozliczeniami. Pasuje do organizacji, która chce powiązać te czynności zamiast prowadzić je osobno.⁸
• Firma chce zastąpić kilka narzędzi jednym systemem. To jedno ze wskazanych zastosowań HRappki. Znaczenie ma zakres dotychczasowych procesów, które firma zamierza przenieść.¹

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Celem jest utrzymanie osobnych narzędzi dla każdego procesu. Wskazywane zastosowanie HRappki polega na zastąpieniu kilku narzędzi jednym systemem. Firma, która nie planuje takiej zmiany, może porównywać produkty według pojedynczego potrzebnego procesu, nie zakresu całego systemu.¹
• Dział HR nie prowadzi procesu od rekrutacji po rozliczenia. Opis dopasowania produktu dotyczy właśnie pracy obejmującej cały ten zakres. Organizacja potrzebująca wąskiego narzędzia nie wykorzysta części dostępnych funkcji.⁸

Alternatywy dla HRappka

Alternatywy dla HRappki specjalizują się w rekrutacji, czasie pracy lub obsłudze HR. Wśród podanych stawek są 0 zł za plan podstawowy Registo oraz bezpłatny wariant UnitagAtt dla maksymalnie 10 pracowników.¹⁵ Kwoty wymagają porównania wraz z zasadami rozliczenia. Jedne dotyczą pracownika, inne użytkownika, modułu albo planu; część obowiązuje przy płatności rocznej.

Dane w tabeli: 12,15,16

• Rekrutacja: eRecruiter i HRlink to alternatywy ATS, czyli systemy do obsługi kandydatów. Sloneek łączy funkcje HR z modułem ATS.¹⁶
• Czas pracy: Kadromierz odpowiada firmom potrzebującym grafików, ewidencji obecności i eksportu do płac. TimeCamp jest wskazywany przy rozliczaniu pracy projektowej.¹⁵
• Szerszy HR lub kadry i płace: Calamari łączy procesy kadrowe i HR. iPersonel jest wymieniany wśród systemów kadrowo-płacowych z planowaniem czasu pracy, a Time Harmony – wśród alternatyw dotyczących obecności, grafików lub urlopów.^12,15

Najczęstsze pytania o HRappka

Co to jest HRappka?

HRappka służy do obsługi procesów HR i spraw kadrowych w firmie. Przy wyborze warto oddzielić funkcje działu personalnego od zakresu całego pakietu ERP. To różne potrzeby, wymagające osobnych kryteriów oceny. Konto pracownika załatwiającego własne sprawy należy też odróżnić od dostępu osoby administrującej procesami firmy.

Czy HRappkę można testować bezpłatnie?

Tak. Bezpłatny test HRappki trwa 14 dni.¹ Pozwala ocenić dopasowanie produktu do procesów firmy. Nie określa jednak zakresu późniejszego abonamentu.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.