Outsourcing kadr i płac czy własny program?

Outsourcing HR to powierzenie zewnętrznemu dostawcy części albo całości zadań związanych z zarządzaniem personelem.¹ Usługa może obejmować kadry i płace, rekrutację, rozwój pracowników oraz doradztwo.²
W artykule porównujemy odpowiedzialność i koszty zewnętrznej obsługi z pracą we własnym programie. Omawiamy też kryteria wyboru modelu współpracy.³

Czym jest outsourcing HR i co może obejmować?

Dostawca wykonuje zadania ustalone z firmą, ale nie działa bez jej nadzoru. Warunki współpracy powinny jasno wskazywać, kto przygotowuje dokumenty, przekazuje dane i zatwierdza rezultaty.⁴

Na czym polega przekazanie obsługi kadr i HR zewnętrznej firmie?

Przekazanie obsługi kadr oznacza zlecenie dostawcy określonych czynności na podstawie danych otrzymanych od firmy. Decyzje o zatrudnieniu i warunkach pracy nadal podejmuje pracodawca. Dostawca musi zaś wiedzieć, jak otrzyma informacje o zmianach umów, nieobecnościach i składnikach płacy.
Art. 3¹ § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną wykonuje jej zarządca lub wyznaczona osoba.⁵

Kiedy warto rozważyć outsourcing procesów HR?

Outsourcing procesów HR ma sens, gdy firma chce odciążyć zespół z rutynowej obsługi, ale zatrzymać decyzje personalne. Ktoś wewnątrz organizacji musi wtedy dostarczać dane i odbierać wyniki pracy dostawcy. Bez takiej osoby zewnętrzna obsługa nie naprawi opóźnień w przepływie informacji.
Dane potrzebne do zgłoszenia pracownika muszą dotrzeć na czas: art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje zasadniczo 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.⁶

Jakie zasady prawne dotyczą zewnętrznej obsługi kadr?

Zewnętrzna obsługa kadr wymaga zasad dostępu do danych pracowników i prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Obejmuje ona dokumenty związane z zatrudnieniem i rozliczaniem wynagrodzeń. Zlecenie tych prac nie czyni dostawcy pracodawcą. Przy zatrudnieniu od 20 osób pojawia się kwestia regulaminu pracy; obowiązek jego ustalenia zależy od warunków określonych prawem.⁷
Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, aby umowa z dostawcą wskazywała między innymi cel przetwarzania, rodzaje danych i kategorie osób, których dane dotyczą.⁸

Które zadania kadrowe, płacowe i rekrutacyjne można powierzyć dostawcy?

Dostawcy usług HR można zlecić dokumenty zatrudnienia, ewidencję czasu pracy, listy płac czy etapy rekrutacji. Lista płac zestawia wynagrodzenia i potrącenia. Ewidencja czasu pracy gromadzi z kolei informacje potrzebne do rozliczenia pracy. Firma ustala, które dokumenty przygotowuje dostawca, a które decyzje i zatwierdzenia pozostają u niej.
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia.⁵

Zakres outsourcingu kadr i płac określa, jak pracodawca i dostawca dzielą czynności, dane oraz zatwierdzenia.⁴

Wybór dostawcy i zasady współpracy przy outsourcingu HR

Wybór dostawcy outsourcingu HR wpływa na ciągłość pracy, bo powierzone zadania wymagają regularnego dostępu do informacji. Udostępnienie danych pracowników i poufnych informacji finansowych stwarza ryzyko dla bezpieczeństwa danych.⁹
Warto więc ocenić zasady dostępu oraz sposób zgłaszania błędów.¹⁰

Jakie firmy mogą korzystać z zewnętrznej obsługi HR?

Zewnętrzna obsługa HR może odpowiadać firmom bez dużego działu kadr, rozwijającym działalność i pracującym w wielu krajach.² W każdym przypadku potrzebna jest osoba przekazująca dostawcy informacje o zatrudnieniu. Zakres usługi należy dobrać do zadań, których własny zespół nie będzie wykonywać.⁴

Jak przebiega współpraca z dostawcą usług HR?

Współpraca z dostawcą usług HR zaczyna się od przekazania danych, a kończy odbiorem uzgodnionych rezultatów. Firma wyznacza osobę kontaktową i zatwierdza informacje wejściowe. Dostawca przygotowuje dokumenty lub rozliczenia zgodnie z umową oraz kieruje zgłoszone błędy do poprawy.
Plan przekazywania danych musi uwzględniać art. 85 § 2 Kodeksu pracy: miesięczne wynagrodzenie wypłaca się najpóźniej w pierwszych 10 dniach następnego miesiąca.⁵

Zalaris podaje, że dysponuje 4 centrami wsparcia HR.¹ To informacja o organizacji dostawcy, nie o sposobie obsługi konkretnej firmy. Ten trzeba ustalić osobno.

Jak podzielić zadania i ustalić zasady współpracy w umowie?

Umowa o outsourcing HR powinna wskazywać wykonawcę i osobę zatwierdzającą każdą powierzoną czynność. Firma określa, kto przekazuje dane o czasie pracy i zatrudnieniu. Dostawca opisuje przygotowywane dokumenty oraz tryb korekt. Jobhouse wskazuje współpracę opartą na 1 umowie, choć sama liczba umów nie wyjaśnia zakresu zlecenia.¹¹
Przy podziale zadań trzeba uwzględnić art. 29 § 2 Kodeksu pracy: umowę zawiera się na piśmie, a bez tej formy pracodawca pisemnie potwierdza warunki przed dopuszczeniem do pracy.⁵

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług HR?

Dostawcę usług HR warto oceniać według stałych kryteriów: zakresu pracy, dostępu do danych, obsługi błędów i ciągłości działania. Nie sprawdzi się model, w którym obieg informacji uniemożliwia terminowe przekazywanie danych do rozliczeń.
Oceniając ciągłość obsługi, trzeba uwzględnić wskazaną w art. 32 ust. 1 lit. c RODO zdolność szybkiego przywrócenia dostępu do danych po incydencie.⁸

• Dostęp do danych pracowników powinny mieć osoby wykonujące przypisane im zadania. Firma ustala, kto przyznaje uprawnienia i kto je odbiera.
• Przekazywanie informacji finansowych powinno przebiegać ustalonym kanałem. Umowa opisuje zgłaszanie pomyłek oraz przypadków nieuprawnionego dostępu.
• Zakończenie współpracy powinno oznaczać zwrot dokumentacji i odebranie dostępów. Pozwala to firmie utrzymać obsługę po zmianie dostawcy.

Bezpieczna współpraca outsourcingowa opiera się na podziale pracy i kontroli dostępu. Art. 32 ust. 4 RODO wymaga, by osoby mające dostęp do danych przetwarzały je tylko na polecenie administratora, chyba że prawo stanowi inaczej.⁸

Outsourcing HR czy własny dział: jak podzielić zadania?

Outsourcing odciąża własny dział, jeśli dostawca wykonuje ustalone zadania, a firma przekazuje dane i zatwierdza wyniki. Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą w ten sposób wesprzeć zespół bez oddawania decyzji o zatrudnieniu. Podział pracy powinien obejmować zarówno stałe czynności, jak i zadania wymagające zastępstwa.
Unijna definicja MŚP przewiduje zatrudnienie poniżej 250 osób; o kwalifikacji firmy decydują również kryteria finansowe.¹²

Jak zewnętrzna obsługa może odciążyć mały dział HR?

Dostawca może przygotowywać dokumenty i rozliczenia, podczas gdy zespół zachowa kontakt z pracownikami oraz zatwierdzanie danych. Firma wskazuje zadania wymagające zastępstwa i osobę odbierającą rezultaty. EXCO A2A Polska Sp. z o. o. oferuje zastępstwo w obsłudze kadrowo-płacowej podczas długiej nieobecności pracownika lub biura rachunkowego.⁷
Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przewiduje zasadniczo 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej, licząc od końca roku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.⁵

Jakie podmioty świadczą zewnętrzne usługi HR?

Zewnętrzne usługi HR oferują podmioty zajmujące się personelem oraz obsługą kadrowo-płacową. Przy wyborze dostawcy firma może rozpatrywać Lu-Bi, grupaservice.pl, Trenkwalder i EXCO A2A Polska Sp. z o. o. Sama nazwa nie mówi jednak, jakie zadania przejmie dany podmiot. Potrzebny jest wykaz czynności dopasowany do pracy własnego zespołu.¹³

Jak przygotować wewnętrzny zespół do współpracy z dostawcą?

Wewnętrzny zespół HR powinien uporządkować informacje, zanim odda część zadań dostawcy. Kierownik wyznacza kontakt, osoby odpowiedzialne za dane ustalają sposób zgłaszania zmian, a osoba zatwierdzająca odbiera wyniki. Trzeba również wskazać zastępstwo dla osoby kontaktowej, żeby jej nieobecność nie zatrzymała obsługi.
Sprawny obieg jest potrzebny przy zmianach danych zgłoszeniowych: zgodnie z art. 36 ust. 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik zawiadamia o nich ZUS w terminie 7 dni.⁶

Podział pracy powinien każdej przekazanej czynności przypisać wykonawcę u dostawcy i osobę odbierającą wynik w firmie.

Korzyści i ograniczenia przekazania procesów HR

Przekazanie procesów HR może zdjąć rutynowe obowiązki z własnego zespołu, ale uzależnia część pracy od dostawcy. Korzyść organizacyjna zależy więc od terminowego obiegu informacji i odbioru rezultatów.
Także po zleceniu obsługi art. 5 ust. 2 RODO zobowiązuje administratora do przestrzegania zasad przetwarzania danych i wykazania, że ich przestrzega.⁸

Co zmienia przekazanie procesów HR zewnętrznej firmie?

Po przekazaniu procesów zmienia się wykonawca, nie znika natomiast potrzeba nadzoru. Zespół może przestać samodzielnie opracowywać każdy dokument, ale musi kontrolować dane wejściowe i gotową pracę. Gdy podział obowiązków jest niejasny, trudniej wskazać osobę odpowiedzialną za poprawienie błędu.⁴

Jakie korzyści organizacyjne może przynieść zewnętrzna obsługa HR?

Zewnętrzna obsługa może dać zespołowi więcej czasu na rozmowy z pracownikami i planowanie zatrudnienia. Ustalony obieg zgłoszeń pomaga śledzić sprawy prowadzone przez dostawcę. Efektywność maleje jednak, jeśli te same dane trzeba wpisywać w różnych miejscach.

Oszczędność czasu i ciągłość obsługi: od czego zależą?

Oszczędność czasu zależy od jakości przekazanych danych oraz korekt wymagających udziału firmy. Znaczenie ma również zastępstwo po stronie dostawcy podczas nieobecności osoby zwykle prowadzącej sprawę. Nawet dostępni specjaliści nie wykonają pracy na czas, jeśli informacja o zmianie zatrudnienia dotrze za późno.

Jakie funkcje HR warto pozostawić wewnątrz firmy?

Wewnątrz firmy powinny pozostać decyzje o zatrudnieniu, warunkach pracy i komunikacji z pracownikami. Pracodawca nadzoruje zgodność z przepisami oraz zatwierdza działania wpływające na jego zobowiązania. Zlecenie wykonania zadania nie usuwa ryzyka prawnego związanego z błędnymi danymi lub decyzjami pracodawcy.

Outsourcing odciąża zespół tylko wtedy, gdy firma zachowuje kontrolę nad decyzjami i przepływem informacji.

Modele outsourcingu kadr i płac oraz ich zastosowanie

Outsourcing kadr i płac może oznaczać pełną obsługę, przekazanie wybranych zadań albo wspólną pracę z dostawcą. O wyborze decyduje zakres czynności pozostających w firmie oraz to, kto dostarcza i zatwierdza dane.

Czym różni się pełna obsługa od przekazania wybranych zadań?

Modele różnią się zakresem pracy powierzonej dostawcy.

Dane w tabeli: 1

Jak zorganizować obieg danych, aby usprawnić pracę?

Obieg danych kadrowych zaczyna się od zgłoszenia zmiany w firmie, a następnie obejmuje jej zatwierdzenie i przekazanie dostawcy. Osoba prowadząca ewidencję czasu pracy przesyła jej zapisy; dział HR informuje o zmianach zatrudnienia. Firma odbiera gotowe dokumenty i zgłasza to, co wymaga poprawy. Ustalona ścieżka pozwala uniknąć ponownego zbierania tych samych informacji.¹⁴

Co obejmuje zewnętrzna administracja pracownicza?

Zewnętrzna administracja pracownicza może objąć dokumenty zatrudnienia, obsługę nieobecności i onboarding. Ten ostatni oznacza organizację formalności przy rozpoczęciu pracy. Zarządzanie talentami dotyczy rozwoju pracowników i nie musi wchodzić w zakres administracji. Granicę usługi wyznacza lista zadań powierzonych dostawcy.

Kiedy wybrać pełną obsługę, a kiedy pojedyncze usługi?

Decyzja o pełnej obsłudze lub pojedynczych usługach zależy od tego, ile pracy zostanie w firmie. Outsourcing selektywny obejmuje wybrane zadania, a co-sourcing zakłada bliską współpracę dostawcy z zespołem zleceniodawcy.⁹

Tabela zestawia modele według zakresu pracy dostawcy i zaangażowania zespołu firmy.

Dane w tabeli: 15

Model obsługi powinien odpowiadać temu, ile pracy firma zamierza zachować wewnątrz organizacji.

Pomiar jakości i efektywności usług zewnętrznego dostawcy

Jakość usług dostawcy HR można oceniać przez terminowość, poprawność dokumentów i sposób zamykania zgłoszeń. Firma zestawia wykonaną pracę z umową. Powinna też oddzielać błędy dostawcy od skutków zbyt późnego przekazania danych.¹⁶

Jak mierzyć terminowość, poprawność i jakość obsługi HR?

Pomiar obsługi HR opiera się na datach przekazania danych, oddania wyników i zamknięcia zgłoszeń. Zespół powinien stosować jednakowe kryteria w kolejnych okresach rozliczeniowych.

• Terminowość obsługi pokazuje, czy dokumenty i rozliczenia docierają w uzgodnionym terminie. Firma porównuje daty zlecenia i odbioru, osobno oznaczając opóźnienia spowodowane niepełnymi danymi.
• Poprawność rozliczeń pozwala wskazać listy płac i dokumenty wymagające korekty. Firma zapisuje przyczynę pomyłki oraz stronę odpowiedzialną za jej usunięcie.
• Jakość kontaktu pokazuje, czy dostawca odpowiada na zgłoszenia i doprowadza sprawy do końca. Firma zapisuje zgłoszenie, odpowiedź i wynik, zamiast mierzyć jedynie szybkość reakcji.

Regularny pomiar pomaga ustalić, czy zmiany wymaga praca dostawcy, czy firmowy obieg danych.

Narzędzia i eksperci wspierający mały dział HR

Mały dział HR może połączyć własną obsługę pracowników z pomocą specjalistów i narzędziami do rutynowych zadań. Ekspert wnosi wiedzę kadrową, a narzędzie porządkuje zgłoszenia oraz dane. Żadne z nich nie podejmuje jednak decyzji za pracodawcę.

Jakie zadania można powierzyć zewnętrznym specjalistom HR?

Zewnętrznym specjalistom HR można zlecić konsultację sprawy kadrowej, przygotowanie dokumentu albo wsparcie rekrutacji. W zleceniu warto wskazać oczekiwany wynik: projekt pisma lub odpowiedź na pytanie zespołu. Jobhouse oferuje bezpłatną konsultację HR trwającą 15 minut.¹¹
Taka rozmowa pomaga omówić sprawę, ale nie zastępuje stałej obsługi.¹⁷

Z jakimi ograniczeniami mierzy się mały dział HR?

Mały dział HR obsługuje zgłoszenia również wtedy, gdy nie ma osoby prowadzącej daną sprawę. Jednoczesne przygotowywanie dokumentów, odpowiadanie pracownikom i kontrolowanie rozliczeń utrudnia utrzymanie ciągłości. Potrzebne są zastępstwo oraz wspólny wgląd w status spraw, bez dawania dostępu osobom nieuprawnionym.

Jak automatyzacja może usprawnić codzienną obsługę HR?

Automatyzacja obsługi HR zmniejsza potrzebę ręcznego przepisywania informacji, jeśli obieg danych jest uporządkowany. Zespół wskazuje źródło zgłoszeń, osobę zatwierdzającą i miejsce zapisu wyniku. Przed rozliczeniem pracownik sprawdza zmiany, które wymagają wyjaśnienia lub decyzji.

Które narzędzia HR wspierają pracę wewnętrznego zespołu?

Własny zespół może używać systemu do wniosków pracowniczych, programu kadrowo-płacowego oraz elektronicznej dokumentacji. E-teczka to dokumentacja pracownika prowadzona w postaci elektronicznej. Wybór narzędzia HR zależy od tego, czy firma chce uporządkować wnioski, dokumenty czy rozliczenia. Program nie zastąpi wiedzy potrzebnej przy nietypowej sprawie.

Wsparcie małego działu HR wymaga powierzenia ekspertom określonych spraw, a narzędziom powtarzalnego obiegu pracy.

Technologia i zewnętrzna obsługa płac: możliwe połączenia

Zewnętrzna obsługa płac nie oznacza automatycznie rezygnacji z programu, którego używa firma. Warunki współpracy ustalają, kto wpisuje dane, nalicza płace i zatwierdza rozliczenia.

Co może obejmować przekazanie naliczania płac dostawcy?

Obsługa płac zlecona dostawcy może obejmować wynagrodzenia, składki, zaliczki podatkowe i deklaracje ZUS.⁹ Firma nadal przekazuje informacje o zatrudnieniu, czasie pracy i składnikach płacy. Umowa powinna wskazywać, kto poprawia błędy oraz kto zatwierdza wynik przed wypłatą.

Jak połączyć własny program z zewnętrzną obsługą kadr i płac?

Własny program kadrowo-płacowy można zachować, jeśli strony uzgodnią dostęp, wpisywanie danych i odpowiedzialność za ich poprawność. Firma wskazuje użytkowników, ich uprawnienia oraz sposób zatwierdzania rozliczeń. Zalaris deklaruje pracę w obecnych systemach HR i płac klienta bez przebudowy istniejącej infrastruktury.¹
Ta deklaracja nie zastępuje ustalenia uprawnień w konkretnym systemie.¹⁸

Rozwiązania SAP dla HR i płac a rola partnera wdrożeniowego

SAP jest producentem rozwiązań, natomiast partner wdrożeniowy zajmuje się ich konfiguracją i uruchomieniem. Dostawca obsługi płac wykonuje zadania kadrowo-płacowe; samo wdrożenie programu nie oznacza przejęcia tych prac. Firma używająca rozwiązania SAP powinna osobno przypisać odpowiedzialność za system oraz za dane i rozliczenia.

Jak dobrać model obsługi do używanego systemu HR i płac?

Model obsługi HR i płac zależy od miejsca przechowywania danych, dostępu dostawcy i podziału pracy. Firma może pozostawić program u siebie i zlecić pracę w nim albo używać aplikacji hostowanej przez dostawcę. W modelu Software-as-a-Service (SaaS) dostawca zdalnie hostuje aplikacje HR.¹
Niezależnie od wyboru firma potrzebuje dostępu do dokumentacji i możliwości kontroli rozliczeń.

System HR może współdziałać z usługą zewnętrzną, jeśli strony ustalą dostęp do danych, wykonawcę zadań i sposób zatwierdzania wyników.

Ocena potrzeb przed wyborem modelu obsługi kadr

Ocena potrzeb kadrowych powinna wskazać prace czasochłonne, wymagające specjalistycznej wiedzy albo zastępstwa podczas nieobecności. Dopiero wtedy firma może oddzielić zadania do zlecenia od decyzji, które zachowa dla siebie.

• Powtarzalne czynności kadrowe można zlecić, gdy przygotowywanie podobnych dokumentów zajmuje zespołowi dużo czasu. Firma nadal odpowiada za terminowe dostarczanie potrzebnych danych.
• Rozliczenia wymagające specjalistycznej wiedzy mogą uzasadniać pomoc z zewnątrz, jeśli zespół nie wykonuje ich sam. Dostawca musi otrzymać pełne informacje o składnikach płacy i zmianach zatrudnienia.
• Decyzje personalne warto zatrzymać w firmie, ponieważ wymagają znajomości pracowników i planów organizacji. Zespół potrzebuje wtedy czasu na rozmowy oraz zatwierdzanie ustaleń.

Zakres zlecenia powinien wynikać z rzeczywistego obciążenia zespołu, a nie zastępować oceny jego pracy.

Codzienna współpraca zespołu HR z zewnętrznymi specjalistami

Codzienna współpraca zespołu HR z dostawcą wymaga jasnej ścieżki zgłoszeń i zasad wymiany informacji. Pracownik musi wiedzieć, komu zadać pytanie. Zespół HR powinien zaś znać osobę odpowiedzialną za rozwiązanie sprawy.

Jak zapewnić pracownikom dostęp do obsługi świadczonej przez dostawcę?

Dostęp pracowników do obsługi HR zależy od wskazania kanału zgłoszeń i spraw przyjmowanych przez dostawcę. Firma wyjaśnia, gdzie pytać o dokumenty i płace. Wskazuje też wewnętrzną osobę kontaktową w sprawach wymagających decyzji pracodawcy. Dostawca powinien otrzymywać tylko dane potrzebne do rozwiązania zgłoszenia.

Jak ustalić zasady kontaktu i wymiany informacji z ekspertami?

Zasady kontaktu z ekspertami HR określają, kto zgłasza zmianę, potwierdza jej przyjęcie i odbiera odpowiedź. Zespół przypisuje sprawy odpowiednim osobom, a dostawca wskazuje brakujące informacje. Co-sourcing może być stały lub przejściowy, na przykład przy dużej rotacji pracowników.⁹
Przy przejściowej współpracy firma ustala, jak otwarte sprawy wrócą do własnego zespołu.

Sprawny kontakt zapewnia pracownikom obsługę, a firmie pozwala zachować kontrolę nad decyzjami i danymi.

Komunikacja zmiany modelu obsługi pracownikom

Zmianę modelu obsługi HR trzeba wyjaśnić pracownikom, wskazując zadania przejęte przez dostawcę i pozostające w firmie. Komunikat powinien odróżniać wykonywanie czynności kadrowych od decyzji pracodawcy o zatrudnieniu.

Informacja dla pracowników powinna wskazywać, jak zgłaszać sprawy rozpoczęte przed zmianą oraz gdzie trafiają odpowiedzi i dokumenty. Firma wyjaśnia też, do jakich danych dostawca uzyska dostęp przy ich obsłudze. Pracownik musi wiedzieć, czy ma ponownie złożyć wcześniejsze zgłoszenie.

Jasny komunikat pozwala korzystać z nowej obsługi bez przerywania spraw będących w toku.

Odpowiedzialność pracodawcy i dostawcy za kadry i płace

Pracodawca odpowiada za przestrzeganie prawa pracy i pozostaje administratorem danych pracowników także po zleceniu zadań outsourcerowi.⁹ Umowa kadrowo-płacowa określa pracę dostawcy, lecz nie czyni go pracodawcą.

Tabela zestawia obowiązki pracodawcy i outsourcera oraz ich postępowanie w razie błędu.

Dane w tabeli: 9

Udostępnienie danych osobowych pracowników dostawcy wymaga umowy powierzenia przetwarzania danych, która określa prawa i obowiązki stron.⁹ Powinna ona opisywać przekazywane dane, czynności dostawcy oraz zasady dostępu.
Osobne ustalenie sposobu zgłaszania i poprawiania błędów ułatwia realizację umowy o obsługę.¹⁹

Podział odpowiedzialności pozostawia pracodawcy nadzór nad obowiązkami wobec pracowników, a dostawcy przypisuje zlecone zadania.

Koszt zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej a koszt własnego programu

Koszt outsourcingu kadr i płac warto porównywać z kosztem programu oraz pracy osób, które go obsługują. Sama opłata za oprogramowanie nie wystarczy do takiego porównania. Koszt usługi zewnętrznej zwykle wynika z pomnożenia stawki przez liczbę pracowników.⁹
Własny program wymaga osób wpisujących dane, przygotowujących rozliczenia i poprawiających pomyłki.

Koszty operacyjne w obu modelach obejmują czas poświęcony na przekazywanie danych i zatwierdzanie wyników. Outsourcing nie pasuje do firmy, która chce samodzielnie prowadzić wszystkie rozliczenia. Sam program nie wystarczy z kolei bez osoby przygotowanej do obsługi płac. Jobhouse wskazuje 1 fakturę VAT przy outsourcingu HR, ale mniej dokumentów zakupowych nie oznacza tańszej usługi.¹¹

Porównanie kosztów ma sens wtedy, gdy obejmuje te same zadania i uwzględnia pracę pozostającą w firmie.

Wsparcie rekrutacji przez interim recruitera

Interim recruiter to specjalista, który przez pewien czas wspiera firmę w rekrutacji. Taki model odpowiada organizacji potrzebującej pomocy przy naborze, ale zachowującej decyzję o zatrudnieniu.

Jaką rolę może pełnić interim recruiter w procesie rekrutacji?

Interim recruiter może koordynować procesy rekrutacyjne, od przygotowania ogłoszenia po rozmowy z kandydatami. Dostawca może też weryfikować kandydatów i doradzać przy wyborze pracowników.²
Firma ustala, które czynności przekazuje, a kandydata wybiera samodzielnie.

Wsparcie rekrutacyjne odciąża zespół podczas naboru, nie przenosząc na dostawcę decyzji o zatrudnieniu.

Delegowanie pracowników za granicę i rozliczanie cudzoziemców

Delegowanie pracowników za granicę i zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymagają osobnego ustalenia warunków pracy, dokumentacji oraz rozliczania płac. Przy delegowaniu firma określa miejsce pracy i dostarcza informacje potrzebne do rozliczeń. Przy zatrudnianiu cudzoziemca uwzględnia również dokumenty potwierdzające legalność pracy.

Trenkwalder wymienia rekrutację, kadry i płace, legalizację pracy cudzoziemców oraz exit interview – rozmowę przy zakończeniu zatrudnienia – wśród procesów możliwych do zlecenia.²⁰
Umowa powinna oddzielać obsługę dokumentów dotyczących pracy cudzoziemca od naliczania jego wynagrodzenia.

Obsługa transgraniczna wymaga wskazania zadań dostawcy oraz informacji o miejscu i warunkach pracy, które przekaże firma.

Najczęściej zadawane pytania

Czy liczba centrów wsparcia dostawcy przesądza o sposobie obsługi firmy?

Nie. To informacja o organizacji dostawcy, a zakres i sposób obsługi konkretnej firmy trzeba ustalić osobno.

Czy zawarcie jednej umowy wystarczy, by ustalić zakres powierzonych zadań?

Nie. Umowa powinna wskazywać konkretne czynności, osoby przekazujące dane i zatwierdzające wyniki oraz tryb korekt.

Czy określenie „co-employer” oznacza, że dostawca przejmuje wszystkie decyzje pracodawcy?

Nie wynika to z opisu modelu PEO. Artykuł wskazuje, że PEO działa jako współpracodawca i przejmuje szeroką obsługę HR oraz świadczeń pracowniczych, ale decyzje o zatrudnieniu pozostają po stronie pracodawcy.

Czy po przekazaniu obsługi firma przestaje odpowiadać za zgodność przetwarzania danych?

Nie. Administrator nadal ma obowiązek przestrzegać zasad przetwarzania danych i wykazywać, że ich przestrzega.

Czy każdy pracownik dostawcy może mieć dostęp do dokumentacji kadrowej?

Nie. Dostęp powinny mieć osoby wykonujące przypisane im zadania, a firma ustala, kto przyznaje i odbiera uprawnienia.

Czy lista płac i ewidencja czasu pracy służą do tego samego?

Nie. Lista płac zestawia wynagrodzenia i potrącenia, a ewidencja czasu pracy gromadzi informacje potrzebne do rozliczenia pracy.

Czy dostawca może wykonać usługę bez danych przekazanych przez firmę?

Nie. Dostawca wykonuje uzgodnione zadania na podstawie otrzymanych danych, więc brak informacji lub ich opóźnienie może utrudnić terminową obsługę.

Czy po zakończeniu współpracy można pozostawić dostawcy dotychczasowe dostępy do danych?

Nie. Zakończenie współpracy powinno obejmować zwrot dokumentacji i odebranie dostępów, aby firma mogła zachować kontrolę nad danymi.