Urlop bezpłatny — zasady i wniosek

Urlop bezpłatny to uzgodniona z pracodawcą przerwa w pracy, za którą pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Może z niego skorzystać osoba zatrudniona na etacie, niezależnie od stażu i czasu pracy w danej firmie.¹
Poniżej znajdziesz zasady udzielania urlopu, skutki nieobecności i sposób złożenia wniosku. Art. 174 § 1 Kodeksu pracy nie uzależnia złożenia wniosku od minimalnego stażu pracy².

Czym jest urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny jest usprawiedliwioną nieobecnością, podczas której stosunek pracy nadal trwa. Z wnioskiem występuje pracownik, a decyzję podejmuje pracodawca.
Taką zasadę określa art. 174 § 1 Kodeksu pracy: pracownik składa wniosek, a pracodawca może udzielić urlopu².

Jak Kodeks pracy reguluje urlop bezpłatny?

Art. 174 Kodeksu pracy przewiduje urlop bezpłatny na wniosek pracownika. Pracodawca nie może wysłać go na taki urlop z własnej inicjatywy.³
Wniosek dokumentuje, od kogo wyszła propozycja przerwy w pracy. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy można go złożyć na papierze albo elektronicznie².

Na jakich zasadach pracodawca udziela urlopu bezpłatnego?

Do rozpoczęcia urlopu bezpłatnego potrzebna jest zgoda pracodawcy. Sam wniosek nie uprawnia jeszcze do nieobecności. Pracodawca bierze pod uwagę proponowany termin oraz organizację pracy.
Art. 174 § 1 Kodeksu pracy mówi, że pracodawca „może” udzielić urlopu, nie musi więc przyjąć wniosku².

Urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy

Podczas urlopu bezpłatnego pracownik może podjąć pracę u innego pracodawcy. Obowiązek poinformowania o tym dotychczasowego pracodawcy może wynikać na przykład z umowy lub tajemnicy zawodowej.⁴
Art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy pozwala ograniczyć pracę dla podmiotu konkurencyjnego w zakresie określonym odrębną umową².

Urlop bezpłatny na pracę u innego pracodawcy można też przyznać za pisemną zgodą pracownika, na mocy porozumienia między pracodawcami. Taki okres wlicza się do stażu, od którego zależą uprawnienia u dotychczasowego pracodawcy.³
Podstawą tego szczególnego rozwiązania jest art. 174¹ § 2 Kodeksu pracy².

Zasady udzielania urlopu i skutki nieobecności

Urlop bezpłatny wpływa na rozliczenie wynagrodzenia i dokumentację kadrową. Pracownika nie ma w pracy przez uzgodniony okres, który powinien wynikać z decyzji pracodawcy.
Art. 80 Kodeksu pracy wiąże wynagrodzenie co do zasady z pracą wykonaną, nie z czasem urlopu bezpłatnego².

Prawa i obowiązki stron podczas urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny zwalnia pracownika z wykonywania obowiązków przez uzgodniony czas. Nie kończy jednak zatrudnienia.⁴ Pracodawca musi uwzględnić tę nieobecność przy organizacji pracy zespołu.
Urlop z art. 174 § 1 Kodeksu pracy oznacza przerwę w pracy, a nie rozwiązanie umowy².

Jakie skutki ma brak wynagrodzenia w czasie urlopu?

Wynagrodzenie za czas urlopu bezpłatnego wynosi 0 zł, bo pracownik w tym okresie nie świadczy pracy.⁴
Pracę wykonaną poza urlopem pracodawca rozlicza osobno².

Skutki urlopu bezpłatnego dla pracodawcy

Pracodawca odnotowuje okres urlopu bezpłatnego w dokumentacji kadrowej. Wykazuje go również w świadectwie pracy, wydawanym po ustaniu zatrudnienia.⁴
§ 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy wymaga podania wykorzystanego urlopu i podstawy prawnej jego udzielenia⁵.

Jak ustala się termin urlopu bezpłatnego?

Termin urlopu bezpłatnego powinien jasno określać początek nieobecności i dzień powrotu. Pracownik proponuje okres, a pracodawca ocenia go pod kątem organizacji pracy. Uzgodnione daty trafiają do ewidencji czasu pracy, w której zapisuje się czas pracy i nieobecności.
W raporcie ZUS RSA urlop bezpłatny wykazuje się kodem przerwy 111 oraz okresem od początku do końca nieobecności⁶.

Prawa pracownika podczas nieobecności i po powrocie

Po urlopie bezpłatnym pracownik może wrócić do pracy. Przerwa wpływa jednak na staż, od którego zależą niektóre uprawnienia. Osobne zasady dotyczą odmowy udzielenia urlopu, odwołania z niego i wypowiedzenia umowy.
Art. 174 § 3 Kodeksu pracy pozwala stronom przewidzieć odwołanie z ważnych przyczyn, gdy urlop trwa dłużej niż 3 miesiące².

Powrót do pracy po urlopie bezpłatnym

Powrót do pracy następuje po zakończeniu uzgodnionego urlopu bezpłatnego. Pracownik ma prawo wrócić na to samo lub równorzędne stanowisko.⁷
Art. 42 § 1 Kodeksu pracy reguluje wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Sam urlop bezpłatny nie zmienia warunków umowy².

Czy urlop bezpłatny wlicza się do stażu pracy?

Zwykły urlop bezpłatny co do zasady nie wlicza się do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze.⁸ Inaczej traktuje się opisany wcześniej urlop na pracę u innego pracodawcy, udzielony w ramach porozumienia między pracodawcami.
Zasadę dotyczącą zwykłego urlopu bezpłatnego określa art. 174 § 2 Kodeksu pracy².

Czy pracodawca może odmówić urlopu lub odwołać z niego pracownika?

Pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego, choć pracownik nie musi uzasadniać wniosku.⁴ Odmowa to nie to samo co odwołanie z już udzielonego urlopu. Przy urlopie trwającym dłużej niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć odwołanie pracownika z ważnych przyczyn.³
Samo udzielenie urlopu nie daje pracodawcy prawa do wezwania pracownika z powrotem w dowolnej chwili².

Czy podczas urlopu bezpłatnego można otrzymać wypowiedzenie?

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi na urlopie bezpłatnym, chyba że dochodzi do upadłości lub likwidacji zakładu pracy.^1,4
Ochrona przed wypowiedzeniem nie kończy stosunku pracy ani nie znosi obowiązków wynikających z umowy. Art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy wyłącza ochronę przewidzianą w art. 41 w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy².

Co dzieje się z ubezpieczeniem zdrowotnym i składkami podczas urlopu bezpłatnego?

Podczas urlopu bezpłatnego następuje przerwa w odprowadzaniu składek na ubezpieczenia społeczne. Po 30 dniach od rozpoczęcia urlopu pracownik traci prawo do świadczeń zdrowotnych wynikające z dotychczasowego zatrudnienia.^1,3,9
Za niezdolność do pracy przypadającą w czasie tego urlopu nie przysługuje mu też zasiłek chorobowy.^3,9,10

Ubezpieczenie zdrowotne może przysługiwać z innego tytułu, na przykład z innej pracy. To odrębna podstawa niż dotychczasowe zatrudnienie. Przed dłuższą przerwą warto ustalić, czy taki tytuł istnieje.
Art. 69 ust. 3 ustawy zdrowotnej wskazuje, że prawo do świadczeń z dotychczasowej pracy wygasa po 30 dniach od rozpoczęcia urlopu bezpłatnego¹¹.

Wniosek o urlop bezpłatny: kiedy i jak go złożyć

Wniosek o urlop bezpłatny pracownik składa przed planowaną nieobecnością. Wskazuje w nim proponowany termin. Na tej podstawie pracodawca może podjąć decyzję i zaplanować zastępstwo.

Kiedy pracownicy korzystają z urlopu bezpłatnego?

Pracownicy korzystają z urlopu bezpłatnego na czas nauki, rozwoju osobistego lub opieki nad członkiem rodziny. Opieka nad bliskim może więc uzasadniać wniosek. Zwykły urlop bezpłatny nie jest jednak urlopem opiekuńczym.

Co warto rozważyć przed złożeniem wniosku?

Przed złożeniem wniosku pracownik powinien ocenić wpływ przerwy na budżet domowy i ubezpieczenie. Warto też zaplanować powrót do pracy. Proponowany termin powinien zostawić czas na przekazanie obowiązków.

Jak napisać i złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Wniosek powinien jasno wskazywać osobę występującą o urlop oraz proponowany okres. Przygotowanie 2 egzemplarzy pozwala zachować jeden z potwierdzeniem złożenia.⁷

• Dane pracownika i pracodawcy wskazują strony wniosku.
• Proponowany okres urlopu określa datę rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.
• Podpis pracownika potwierdza treść wniosku.

Pracownik przekazuje wniosek pracodawcy przed planowanym rozpoczęciem urlopu.

Ile trwa urlop bezpłatny i czym różni się od wypoczynkowego?

Prawo nie wyznacza maksymalnej długości urlopu bezpłatnego ani limitu udzielanych urlopów.⁴ Pracownik nie musi wcześniej wykorzystywać urlopu wypoczynkowego.⁴

Tabela zestawia urlop bezpłatny i wypoczynkowy pod względem wynagrodzenia, długości oraz wpływu na uprawnienia.

Dane w tabeli: 2

Młodocianego ucznia szkoły dla pracujących dotyczy szczególna zasada z art. 205 § 4 Kodeksu pracy. Łączny wymiar urlopu bezpłatnego i wypoczynkowego udzielanych podczas ferii szkolnych nie może przekroczyć 2 miesięcy.^1,2

Jak ustalić początek i koniec urlopu bezpłatnego?

Urlop bezpłatny powinien mieć określoną datę rozpoczęcia i zakończenia. Pracownik proponuje je we wniosku, a pracodawca ocenia termin w świetle organizacji pracy. Uzgodnione daty wyznaczają okres nieobecności i dzień powrotu.

Czy urlop bezpłatny zawiesza stosunek pracy?

Urlop bezpłatny nie rozwiązuje umowy o pracę. Pracownik czasowo nie wykonuje obowiązków i nie otrzymuje za ten okres wynagrodzenia. W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego taka przerwa może wpłynąć na uprawnienia zależne od stażu. Stosunek pracy nadal trwa.

Najczęściej zadawane pytania

Co traci pracownik na urlopie bezpłatnym?

Nie otrzymuje wynagrodzenia za ten czas, a zwykły urlop bezpłatny nie wlicza się do stażu wpływającego na uprawnienia pracownicze. Przerwana jest też ciągłość opłacania składek z dotychczasowego zatrudnienia.

Czy na urlopie bezpłatnym można wziąć L4?

Za niezdolność do pracy przypadającą podczas urlopu bezpłatnego nie przysługuje zasiłek chorobowy. Treść artykułu nie przesądza, czy lekarz może wystawić w tym czasie zwolnienie.

Czy na urlopie bezpłatnym można iść do lekarza?

Prawo do świadczeń zdrowotnych wynikające z dotychczasowego zatrudnienia ustaje po 30 dniach urlopu. Ubezpieczenie może jednak przysługiwać z innego tytułu, na przykład z innej pracy.

Czy trzeba mieć określony staż u pracodawcy, żeby złożyć wniosek?

Nie. Kodeks pracy nie uzależnia złożenia wniosku o urlop bezpłatny od minimalnego stażu.

Czy we wniosku trzeba podać powód urlopu?

Nie trzeba uzasadniać wniosku. Powinien on natomiast wskazywać pracownika oraz proponowany okres nieobecności.

Czy wniosek o urlop bezpłatny można wysłać elektronicznie?

Tak. Wniosek można złożyć na papierze albo elektronicznie.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.