Comarch HRM — opinie, demo i alternatywy

Czym jest Comarch HRM i dla jakich firm?

Comarch HRM to aplikacja dla polskich firm, które chcą uporządkować obsługę spraw pracowniczych. Warto oceniać ją jako konkretny produkt HR, a nie jako nazwę całego pakietu ERP producenta.
To rozróżnienie ułatwia porównanie aplikacji dla pracowników z systemem służącym do prowadzenia kadr i płac. Dane kadrowo-płacowe mogą trafiać do Comarch HRM z 4 systemów: Comarch ERP Optima, XL HR, Altum HR i Enterprise HR¹.

Comarch HRM a dawny ERP e-Pracownik – nazwa i sposób dostępu do aplikacji

W starszych materiałach produkt występuje pod nazwą ERP e-Pracownik; obecnie omawiana aplikacja nazywa się Comarch HRM.² Dawnej nazwy nie należy mylić ze sposobem udostępniania aplikacji użytkownikom. Samo określenie „e-Pracownik” nie mówi, jak firma skonfigurowała dostęp.
Nazwa Comarch HRM nie oznacza też zakupu wszystkich składników pakietu ERP ani bezpośredniego dostępu pracownika do programu kadrowo-płacowego.

Dla firmy szukającej aplikacji pracowniczej Comarch HRM może być punktem wyjścia. Osobno trzeba rozpatrzyć zakres systemu kadrowo-płacowego i warunki dostępu do aplikacji. Jej dane mogą pochodzić z 4 wymienionych systemów ERP³.

Funkcje HR w Comarch HRM

Comarch HRM obejmuje samoobsługę pracowniczą, zarządzanie czasem pracy, rozwój pracownika i administrację aplikacją. Pracownik załatwia w niej swoje sprawy, a przełożony planuje pracę i zatwierdza wnioski.
Wydruki płacowe, które widzi pracownik, powstają w programie kadrowo-płacowym. Dane z tego programu mogą trafić do HRM przez 1 z 4 opisanych systemów ERP.³

Samoobsługa pracownicza – urlopy, delegacje, dokumenty, PIT-11 i PPK

Moduł Samoobsługa pracownicza obejmuje 5 obszarów: Pracownicy, Urlopy, Delegacje, Intranet i Obieg dokumentów. Pracownik widzi swoje dane, ewidencję umów cywilnoprawnych oraz przygotowane wydruki, w tym kwitki wypłat i PIT-11.³ Może sprawdzić limit urlopowy i grafik, złożyć wniosek urlopowy, a także zgłosić e-nieobecność lub delegację.
Przełożony planuje i zatwierdza urlopy oraz przegląda grafik nieobecności. Obsługa nieobecności obejmuje również pracowników kontraktowych B2B.³ Zgodnie z art. 154 Kodeksu pracy podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 albo 26 dni, zależnie od stażu pracy⁴.

W obszarze PPK pracownik sprawdzi status uczestnictwa i wysokość deklarowanych składek. Przygotuje też deklarację zmiany składki albo statusu. To samoobsługa deklaracji, odrębna od udostępniania wydruków, takich jak PIT-11, sporządzonych w programie kadrowo-płacowym.³

Zarządzanie czasem pracy i rozwój pracownika

Dane w tabeli: 3

Przy wyborze systemu warto przyjrzeć się podziałowi zadań. Pracownik korzysta z samoobsługi, przełożony zatwierdza sprawy, a administrator nadaje uprawnienia.³ Dokumentacja wyróżnia 3 role funkcjonalne: pracownika z dostępem do własnych danych, kierownika zatwierdzającego sprawy podwładnych i administratora zarządzającego uprawnieniami⁵.

Ile kosztuje Comarch HRM?

Stacjonarna wersja Comarch HRM kosztuje 1 980,30 zł brutto jednorazowo za pakiet startowy dla 20 pracowników. Rozszerzenie licencji o kolejnych 10 pracowników kosztuje 405,90 zł brutto.⁶ Są to ceny zakupu licencji, nie miesięczne stawki za osobę.
Pakiet startowy obejmuje Samoobsługę pracowniczą i Zarządzanie czasem pracy. Podana cena nie dotyczy więc wszystkich obszarów Comarch HRM.^6,7

Dane w tabeli: 6,7

Całkowity koszt zakupu zależy od liczby osób objętych licencją. Cena pakietu dotyczy 20 pracowników, a każde rozszerzenie o kolejnych 10 pracowników jest płatne osobno.⁶ Porównując tę ofertę z abonamentem, trzeba oddzielić jednorazowy wydatek na licencję wieczystą od opłaty miesięcznej.
Podane stawki nie są cenami promocyjnymi, po których cennik przewiduje zmianę ceny.^6,8

Wdrożenie i integracje Comarch HRM

Comarch HRM współpracuje z modułami kadrowo-płacowymi 4 systemów: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Comarch ERP Altum i Comarch ERP Enterprise HR.³ Z aplikacji można korzystać przez przeglądarkę i na urządzeniach mobilnych; dostępna jest wersja stacjonarna oraz chmurowa wersja online.^3,9
Wybór zaplecza kadrowo-płacowego ma znaczenie przy wdrożeniu, bo niektóre sposoby wymiany danych wymagają konkretnego produktu lub modułu.³ Dokumentacja integracji wskazuje 4 systemy ERP: Comarch ERP Optima, XL HR, Altum HR i Enterprise HR¹.

Dane w tabeli: 1,3

Zakres integracji zależy od zaplecza ERP. Comarch BPM służy tu do obsługi dokumentów, Comarch TNA do rejestracji czasu, a import pliku RCP wymaga wskazanego modułu Comarch ERP Optima.³
Dostęp przez przeglądarkę i urządzenia mobilne mówi, jak korzystać z aplikacji. Nie zmienia warunków jej integracji z 4 wymienionymi systemami ERP.^3,9,10

Zgodność Comarch HRM z polskim prawem pracy i RODO

Comarch HRM pomaga obsługiwać wybrane sprawy związane z prawem pracy i ochroną danych. Samo używanie aplikacji nie przesądza jednak o zgodności całego procesu kadrowego z przepisami. System pozwala rozróżniać status zatrudnionego i rodzaj nieobecności, ale ostateczna kwalifikacja absencji po dostarczeniu dokumentów odbywa się w programie kadrowo-płacowym.³
Art. 5 ust. 2 RODO nakłada na administratora odpowiedzialność za przestrzeganie zasad przetwarzania danych oraz obowiązek wykazania zgodności¹¹.

• Urlopy i status zatrudnionego. W Comarch HRM można planować i zatwierdzać urlopy wypoczynkowe pracowników młodocianych i tymczasowych oraz nieobecności osób na kontraktach B2B. Obsługa tych grup w aplikacji nie oznacza, że każdą obejmują takie same zasady urlopowe, w tym podstawowy wymiar 20 albo 26 dni.³
• Zgłoszenie e-nieobecności. Pracownik zgłasza nieobecność jako ogólną. Po dostarczeniu dokumentów jej rodzaj można zmienić w programie kadrowo-płacowym, na przykład na zwolnienie chorobowe. Zgłoszenie w aplikacji nie zastępuje kwalifikacji opartej na dokumentach.³
• RODO i uprawnienia. Partner opisuje Comarch HRM jako produkt spełniający wymagania RODO i wskazuje możliwość zarządzania uprawnieniami. To deklaracja partnera dotycząca produktu, nie potwierdzenie zgodności każdej firmowej konfiguracji z art. 5 ust. 2 RODO.¹²

Comarch HRM udostępnia pracownikom wydruki PIT i deklaracji PPK. Udostępnienie dokumentu to jednak inna czynność niż jego sporządzenie i wysłanie do właściwej instytucji. Dokumentacja tej funkcji nie przypisuje HRM samodzielnego sporządzania ani wysyłania deklaracji ZUS i PIT.³
Przy ocenie zgodności należy oddzielić obieg informacji dla pracownika od czynności wykonywanych w systemie kadrowo-płacowym. Płatnik powinien przekazać PIT-11 pracownikowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym¹³.

Co Comarch HRM robi inaczej niż konkurencja?

Dla firm korzystających z ekosystemu Comarch cechą Comarch HRM jest połączenie wymiany danych z modułami kadrowo-płacowymi Comarch ERP i wyboru funkcji HR według obszarów.³ Opisuje to sposób zestawienia produktu z zapleczem kadrowo-płacowym. Nie dowodzi, że inne aplikacje nie mają integracji lub modułów.
Producent wymienia 5 obszarów samoobsługi pracowniczej: Pracownicy, Urlopy, Delegacje, Intranet i Obieg dokumentów⁸.

Funkcje można wybierać spośród 3 obszarów: samoobsługi pracowniczej, zarządzania czasem pracy i rozwoju pracownika.³ Firma może więc oceniać zakres aplikacji według potrzebnych procesów HR, bez utożsamiania Comarch HRM z wdrożeniem wszystkich funkcji.
Podział na moduły nie oznacza jednak, że każdy z 3 obszarów należy do każdej konfiguracji produktu⁸.

Integracja z modułami kadrowo-płacowymi Comarch ERP umożliwia wymianę informacji między produktami tego samego producenta.³ Dla firmy, która już prowadzi w nich kadry i płace, istotny będzie przepływ danych między używanymi produktami, a nie tylko liczba funkcji HR.
Jeżeli firma pracuje w innym systemie kadrowo-płacowym, ta cecha nie staje się automatycznie korzyścią. Dopasowanie zależy od używanego zaplecza. Źródłem danych HRM może być 1 z 4 produktów: Comarch ERP Optima, XL HR, Altum HR lub Enterprise HR¹. Przy porównaniu zapleczy kadrowo-płacowych SIMPLE HR oznacza obszar kadrowo-płacowy systemu Simple.ERP, a nie potwierdzenie istnienia odrębnego programu.

Plusy i minusy Comarch HRM

Comarch HRM pozwala pracownikowi załatwiać część spraw bez bezpośredniego kontaktu z kadrami. Niektóre sposoby korzystania z aplikacji wymagają jednak dodatkowych modułów lub spełnienia warunków wdrożenia.^3,6,14
Firma powinna uwzględnić sposób rejestracji czasu, warunki otrzymywania aktualizacji oraz liczbę osób objętych licencją. Stacjonarny pakiet obejmuje początkowo 20 pracowników¹.

Comarch HRM – publiczne demo a indywidualny test w chmurze przez 30 dni

Comarch HRM ma publiczne demo i indywidualną wersję testową w chmurze Comarch na 30 dni.¹⁴ Te 2 środowiska różnią się widocznością wpisywanych danych i sposobem uruchomienia. Publiczne demo jest współdzielone, natomiast indywidualny test zamawia się z konfiguracji płac w systemie ERP.^14,16

Dane w tabeli: 14,17

Widoczność danych wpisanych w publicznym demo

Wpisy w publicznym demo Comarch HRM są widoczne również dla innych użytkowników tego środowiska.¹⁴ Nie należy więc wprowadzać tam rzeczywistych danych pracowników, treści dokumentów kadrowych ani informacji o wynagrodzeniach.
Demo służy do poznania aplikacji na danych przykładowych, a nie do prowadzenia prywatnej ewidencji firmy. Art. 5 ust. 1 lit. f RODO wymaga ochrony danych przed niedozwolonym przetwarzaniem. Z tego powodu danych pracowników nie należy wpisywać do współdzielonego demo¹¹.

Warunki uruchomienia indywidualnej wersji testowej

Indywidualny test w chmurze zamawia się z konfiguracji płac w Comarch ERP. Do uruchomienia potrzebna jest aktualna wersja jednego z 3 systemów: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL HR albo Comarch ERP Altum HR, wraz z modułem płacowo-kadrowym.¹⁴
Test jest zatem powiązany z zapleczem kadrowo-płacowym, nie tylko z dostępem do aplikacji przez przeglądarkę. Indywidualną wersję testową Comarch HRM w chmurze można zamówić na 30 dni¹⁷.

Adres aplikacji chmurowej może działać w subdomenie udostępnianej przez Comarch lub we własnej domenie firmy. Przy własnej domenie trzeba przekazać Comarch odpowiednie certyfikaty.¹⁴
Przed wyborem środowiska należy odróżnić współdzielone demo od indywidualnego testu i uwzględnić warunek dotyczący adresu. Dostępne są 2 warianty adresu aplikacji: domena *.epracownik.pl albo własna domena firmy, wymagająca przekazania Comarch certyfikatów¹⁷.

Comarch HRM – układy grafików na 5, 7 i 31 dni oraz kontrola odpoczynku

Comarch HRM pozwala przygotować plan pracy w układzie 5, 7 lub 31 dni. Podczas planowania aplikacja sprawdza wskazane reguły dotyczące odpoczynku i wolnych niedziel.³ Z funkcji korzystają przełożeni i działy HR układające grafiki; gotowy plan można następnie udostępnić pracownikom.³

Przygotowanie planu przed udostępnieniem pracownikom

Kreator grafiku pozwala przygotować plan testowo, zanim zobaczą go pracownicy.³ Plan pracy przedstawia zaplanowane godziny i różni się od ewidencji czasu faktycznie przepracowanego.
Przy zmianach obsady przełożony lub dział HR może ocenić rozkład przed publikacją, zamiast udostępniać roboczy grafik. Kreator oferuje 3 układy: tydzień roboczy obejmujący 5 dni, tydzień obejmujący 7 dni oraz miesiąc, który może liczyć 31 dni¹⁸.

Kontrola odpoczynku dobowego 11 godzin, tygodniowego 35 godzin i co czwartej wolnej niedzieli

Podczas układania planu Comarch HRM sprawdza wybrane reguły Kodeksu pracy. Należą do nich 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego.³ Zakres opisanej kontroli przedstawia tabela:¹⁹

Dane w tabeli: 3,19

Sprawdzanie tych parametrów pomaga wychwycić kolizje w projektowanym grafiku. Nie zastępuje jednak oceny całego rozkładu przez osobę odpowiedzialną za planowanie.
Funkcja obejmuje między innymi odpoczynek dobowy 11 godzin i tygodniowy 35 godzin. Nie gwarantuje, że każda późniejsza zmiana grafiku spełni wszystkie wymogi prawa pracy¹⁹.

Comarch HRM BASIC w pakiecie Comarch ERP Optima HR Basic – limit 50 pracowników klientów biura

Comarch HRM BASIC należy do pakietu Comarch ERP Optima HR Basic dla biur rachunkowych i kancelarii księgowych. Obejmuje samoobsługę pracowniczą udostępnianą firmom obsługiwanym przez biuro.²⁰ Limit pakietu wynosi 50 pracowników klientów biura rachunkowego.²⁰
Przy ocenie dopasowania liczy się łączna liczba pracowników klientów, nie tylko zatrudnienie samego biura²¹.

Wariant odpowiada biuru, które chce udostępnić klientom samoobsługę w ramach pakietu do obsługi kadr. Ogranicza go limit 50 pracowników klientów. Planując obsługę kolejnych firm, biuro musi wliczyć również ich pracowników do liczby osób objętych pakietem.
Comarch HRM BASIC jest edycją odrębną od pełnego produktu Comarch HRM i od całego systemu Comarch ERP Optima. Opis pakietu dotyczy samoobsługi dla klientów biura. Nie stanowi podstawy do przypisania tej edycji wszystkich 3 obszarów funkcjonalnych HRM.

Comarch HRM – szkolenie partnera Prospeo za 650,00 zł netto i zakres 3 godzin

Partner Prospeo oferuje szkolenie z Comarch HRM za 650,00 zł netto plus 23% VAT. Zajęcia trwają 1 dzień, czyli 3 godziny.²² Uczestnicy uczą się obsługi aplikacji we współpracy z Płacami i Kadrami Comarch ERP Optima. Oferta nie dotyczy zakupu licencji ani usługi wdrożenia.²²

Cena szkolenia a koszt licencji

650,00 zł netto plus 23% VAT to cena szkolenia prowadzonego przez partnera Prospeo.²² Nie jest to stawka za użytkownika ani cena produktu ustalona przez producenta.
W budżecie firmy wydatek na 3-godzinną naukę obsługi trzeba oddzielić od kosztu aplikacji i prac wdrożeniowych.

Praca z perspektywy pracownika, kierownika i kadr

Program obejmuje przygotowanie kont i uprawnień, obieg wniosków oraz kontrolę danych przed naliczeniem wynagrodzeń. Uczestnicy poznają pracę z perspektywy 3 ról: pracownika, kierownika i działu kadr.²² To zakres dla firmy, która chce omówić przepływ informacji między użytkownikami a Płacami i Kadrami Comarch ERP Optima.
Trzeba przy tym rozróżnić czas zajęć od czasu wdrożenia. 3 godziny oznaczają długość szkolenia, nie deklarowany termin konfiguracji systemu czy uruchomienia procesów kadrowych.²²

Dla kogo jest Comarch HRM, a dla kogo nie?

Comarch HRM może pasować firmom organizującym delegacje pracowników terenowych i obsługującym różne formy zatrudnienia. Stacjonarny pakiet Samoobsługa + Zarządzanie czasem pracy jest oferowany dla 20 pracowników, a zwiększenie limitu wymaga płatnych rozszerzeń.^3,6
O dopasowaniu decydują rodzaj obsługiwanych spraw oraz liczba osób korzystających z aplikacji.

Sprawdzi się, jeśli

• Pracownicy wykonują pracę w terenie. Obsługa delegacji odpowiada potrzebom firm zatrudniających kierowców, dostawców i handlowców pracujących w kraju lub za granicą. Dotyczy też innych stanowisk wymagających organizacji wyjazdów służbowych. Delegacje należą do 5 obszarów samoobsługi.³
• Firma obsługuje różne grupy zatrudnionych. Aplikacja uwzględnia urlopy pracowników młodocianych i tymczasowych oraz nieobecności współpracowników B2B. Rozróżnienie tych 3 grup ma znaczenie przy wyborze narzędzia do spraw pracowniczych.^3,23
• Planowany zakres mieści się w wariancie stacjonarnym. Pakiet Samoobsługa + Zarządzanie czasem pracy obejmuje 20 pracowników. Firma może odnieść ten limit do liczby osób, które chce objąć zakupem.^6,8

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Warunkiem zakupu jest objęcie więcej niż 20 pracowników bez rozszerzania licencji. Wersja stacjonarna przewiduje płatne rozszerzenia limitu o 10 osób. Sam pakiet podstawowy nie obejmuje większej liczby pracowników.^6,8
• Firma nie chce rozliczać wzrostu liczby użytkowników przez rozszerzenia. W opisanym pakiecie dodanie kolejnych 10 pracowników wymaga zakupu rozszerzenia. Przy zmiennym zatrudnieniu ten warunek ma znaczenie dla wyboru modelu licencjonowania.^6,8

Alternatywy dla Comarch HRM

Comarch HRM należy zestawiać z konkretnymi aplikacjami HR, nie z całymi pakietami ERP. Przy porównaniu liczą się 3 obszary funkcjonalne – samoobsługa pracownicza, planowanie czasu pracy i rozwój pracowników – oraz współpraca z używanym systemem kadrowo-płacowym.^3,8

Dane w tabeli: 3,6,14

Przy porównaniu cen znaczenie ma model zakupu. Opisana wersja stacjonarna Comarch HRM to licencja wieczysta z limitem pracowników, a indywidualny test chmurowy trwa 30 dni.^6,14
Zestawienie z inną aplikacją wymaga wskazania jej edycji i porównywalnych warunków użytkowania. Sama różnica między jednorazową licencją dla 20 pracowników a abonamentem nie rozstrzyga, co będzie korzystniejsze dla firmy.

Najczęstsze pytania o Comarch HRM

Comarch HRM udostępnia pracownikowi dane i dokumenty pochodzące z modułów kadrowo-płacowych ERP.³ Przy pytaniach o dostęp i płace należy oddzielić konto w aplikacji HR od uprawnień do programu, w którym firma prowadzi kadry i płace.
Dane widoczne dla pracownika mogą pochodzić z 4 systemów: Comarch ERP Optima, XL HR, Altum HR lub Enterprise HR¹.

Jak się zalogować do Comarch HRM?

Pracownik loguje się pod adresem aplikacji, używając danych dostępowych przekazanych w firmie. Punktem dostępu do firmowego środowiska jest adres używany przez pracodawcę, nie publiczne demo. Dla chmury opisano 2 warianty adresu: subdomenę *.epracownik.pl oraz własną domenę firmy, wymagającą przekazania Comarch certyfikatów.
Jeśli pracownik nie ma dostępu do konta, adres i uprawnienia ustala firmowy administrator aplikacji.

Czy Comarch HRM sam nalicza wynagrodzenia?

Udostępnianie dokumentów płacowych nie jest naliczaniem wynagrodzeń. Comarch HRM pokazuje pracownikowi dane i dokumenty z modułów kadrowo-płacowych ERP; opis funkcji nie przypisuje aplikacji samodzielnego naliczania płac.³
Dane mogą pochodzić z 1 z 4 wymienionych systemów ERP. Firma powinna więc rozróżniać rolę aplikacji pracowniczej i używanego modułu płacowo-kadrowego.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.