Akta osobowe — organizacja dokumentów

Akta osobowe stanowią część dokumentacji pracowniczej. Pracodawca prowadzi 1 odrębną teczkę dla każdego pracownika.¹ W artykule wyjaśniamy, jak dzielić akta, sprawdzać ich kompletność i kto odpowiada za ich prowadzenie. Obowiązek pracodawcy wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy².

Czym są akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika obejmują dokumenty dotyczące ubiegania się o pracę, przebiegu zatrudnienia i zakończenia stosunku pracy. Podział na części A–E porządkuje je według etapu zatrudnienia lub rodzaju sprawy. Taki układ określa § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej³.

Dokumentacja pracownicza nie kończy się na aktach osobowych. Ewidencję czasu pracy, czyli zapis czasu przepracowanego przez pracownika, prowadzi się poza nimi.⁴ § 6 pkt 1 rozporządzenia zalicza ją do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, którą prowadzi się oddzielnie od akt³.

Teczka na akta osobowe pomaga uporządkować dokumenty należące do akt. Nie zastępuje pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. To rozróżnienie ułatwia umieszczenie każdego dokumentu we właściwym zbiorze. § 6 rozporządzenia wyróżnia cztery grupy dokumentacji prowadzonej poza aktami osobowymi³.

Jak wygląda struktura i zawartość akt osobowych pracownika?

Struktura akt osobowych pracownika obejmuje 5 części: A, B, C, D i E. Porządkując teczkę, pracodawca wykonuje poniższe czynności. Przepisy wprowadzające część E weszły w życie 21 marca 2023 r.⁵

• Ustalenie rodzaju dokumentu wymaga rozpoznania sprawy, której dotyczy dokument.
• Przypisanie dokumentu do właściwej części akt zależy od etapu zatrudnienia albo rodzaju sprawy.
• Oddzielenie akt osobowych od pozostałej dokumentacji pracowniczej zapobiega mieszaniu odrębnych zbiorów.

Taki układ pozwala szukać dokumentu w części odpowiadającej jego treści. Liczy się też kolejność wewnątrz każdej części. § 4 ust. 1 rozporządzenia nakazuje przechowywać dokumenty w porządku chronologicznym³.

Jakie dokumenty trafiają do poszczególnych części akt osobowych?

Dokumenty w aktach osobowych trafiają do części A, B, C, D lub E zależnie od etapu zatrudnienia albo rodzaju sprawy. Część B dotyczy nawiązania i przebiegu stosunku pracy, a część C – jego ustania. Części D i E obejmują odrębne kategorie wskazane w przepisach o dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia do części E należą dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu³.

O przypisaniu dokumentu do części akt decyduje jego treść, nie nośnik teczki. Reguła pozostaje taka sama przy dokumentacji papierowej i elektronicznej. Art. 94¹¹ Kodeksu pracy uznaje dokumentację prowadzoną i przechowywaną elektronicznie za równoważną papierowej².

Akta osobowe część A: dokumenty związane z ubieganiem się o pracę

Część A akt osobowych zawiera dokumenty z etapu ubiegania się o zatrudnienie oraz wskazane w przepisach skierowania na badania i orzeczenia lekarskie.¹ Trafiają do niej również oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych kandydata z tego etapu. Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy wymienia imię i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe. Wykształcenie, kwalifikacje i historię zatrudnienia obejmuje wtedy, gdy są niezbędne².

Dokumenty z rekrutacji trzeba odróżnić od tych, które powstają już podczas zatrudnienia. Dzięki temu część A pozostaje zbiorem właściwym dla etapu ubiegania się o pracę. Zgodnie z art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy pracodawca żąda od kandydata danych o wykształceniu, kwalifikacjach i zatrudnieniu, gdy są niezbędne do danej pracy².

Dokumentacja pracownicza: e-teczka, numeracja i skutki błędów

Porządek w dokumentacji pozwala prześledzić przebieg zatrudnienia. Dokumenty w każdej części akt układa się chronologicznie i numeruje, a do części dołącza wykaz dokumentów.¹ § 4 ust. 1 rozporządzenia wymaga zarówno numerowania dokumentów, jak i sporządzenia wykazu dla każdej części³.

E-teczka pozwala prowadzić dokumenty elektronicznie, ale nie zmienia zasad ich układania. Przy kontroli trzeba porównać zawartość z wykazem, sprawdzić kolejność i przypisanie dokumentów do części akt. Zgodnie z § 9 pkt 1 rozporządzenia system teleinformatyczny musi chronić dokumentację przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem³.

Elektroniczna teczka pracownika: jak prowadzić dokumentację w tej postaci?

Elektroniczna teczka pracownika musi zachować układ i zawartość akt przenoszonych z papieru. Pracodawca dba o podział, kolejność i kompletność dokumentów. W wymagany sposób potwierdza też zgodność odwzorowań cyfrowych, czyli elektronicznych kopii dokumentów papierowych.⁶ Przy zmianie postaci dokumentacji art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy wymaga opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną².

• Przypisanie dokumentów oznacza umieszczenie każdego pliku we właściwej części elektronicznych akt.
• Kontrola zawartości polega na porównaniu przeniesionych plików z zawartością teczki papierowej.
• Potwierdzenie odwzorowań dotyczy zgodności elektronicznych kopii z dokumentami, z których powstały.

E-teczka w systemie AMODIT służy do zarządzania dokumentacją pracowniczą w postaci elektronicznej.⁶ Korzystanie z systemu nie zwalnia pracodawcy ze sprawdzenia przeniesionych akt. Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji spoczywa na nim na podstawie art. 94 pkt 9a–9b Kodeksu pracy, niezależnie od wybranego systemu².

Jakie są konsekwencje braków i błędów w dokumentacji pracowniczej?

Braki i błędy w dokumentacji pracowniczej utrudniają ustalenie, jakie dokumenty sporządzono i czego dotyczą. Gdy dokumentu nie ma w wykazie, trudniej sprawdzić kompletność teczki. Umieszczenie go w niewłaściwej części wydłuża poszukiwania. Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 2000 do 60 000 zł; nie jest to kara za każdy błąd².

Korekta akt osobowych zaczyna się od ustalenia rodzaju błędu. Następnie trzeba poprawić układ dokumentów i uzgodnić wykaz z zawartością teczki. Samo dodanie brakującego pliku do e-teczki nie wystarczy, jeśli trafi on do niewłaściwej części³.

Jak numerować dokumenty w aktach osobowych?

Numeracja dokumentów w aktach osobowych powinna odpowiadać ich kolejności w danej części oraz pozycjom w wykazie. Przy porządkowaniu teczki pracodawca sprawdza poniższe elementy:

• Kolejność dokumentów odpowiada chronologii właściwej dla danej części akt.
• Numer dokumentu łączy go z odpowiednią pozycją w wykazie tej części.
• Podczęść akt oddziela dokumenty dotyczące sprawy wymagającej osobnego uporządkowania.
• Aktualizacja wykazu uwzględnia każdą zmianę zawartości części akt.

Usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu wymaga usunięcia całej wydzielonej części dotyczącej tej kary i ponownego ponumerowania pozostałych dokumentów.¹ Numery muszą nadal zgadzać się z wykazem. Dopiero wtedy wykaz pokazuje aktualną zawartość akt.

Akta osobowe: podział na części A, B, C, D i E

Akta osobowe pracownika mają 5 części: A, B, C, D i E.¹ Taki podział oddziela dokumenty z kolejnych etapów zatrudnienia od dokumentów dotyczących kar i kontroli.

Tabela przedstawia 5 części akt osobowych, rodzaje spraw i przykładowe dokumenty.

Dane w tabeli: 1

Powiązane tematycznie dokumenty z części A, B i C można umieścić w wydzielonych częściach, uporządkowanych osobno.¹ W części D dokumenty rozdziela się według poszczególnych kar. W części E podział odpowiada poszczególnym kontrolom.¹

Wpisy dotyczące ukarania pracownika usuwa się po 1 roku nienagannej pracy.⁴ Podział teczki według rodzaju sprawy pozostaje bez zmian. Zmienia się za to jej zawartość: nie ma już w niej dokumentów dotyczących zatartej kary².

Zakładanie, aktualizowanie i przechowywanie akt osobowych

Akta osobowe pracownika zakłada się przy zatrudnieniu i aktualizuje przez cały okres stosunku pracy. Później przechowuje się je przez okres właściwy dla danego zatrudnienia. Znaczenie ma data nawiązania stosunku pracy, a dla części pracowników również złożenie raportu informacyjnego. Raport ten wpływa na długość przechowywania dokumentacji.⁶

Pracodawca przypisuje dokumenty do właściwej teczki i dba o jej aktualność. Po ustaniu zatrudnienia ustala okres przechowywania dokumentacji. Robi to przed przygotowaniem jej do odbioru albo dalszego przechowania.

Jak przechowywać akta osobowe w firmie?

Akta osobowe trzeba chronić i przechowywać tak, by można było odnaleźć teczkę konkretnego pracownika. O terminie decyduje data rozpoczęcia zatrudnienia. W odpowiedniej grupie znaczenie ma także to, czy złożono raport informacyjny.

Tabela porównuje okresy przechowywania według daty rozpoczęcia zatrudnienia i statusu raportu informacyjnego.

Dane w tabeli: 6,7

Informacja przekazywana wraz ze świadectwem pracy obejmuje okres przechowywania dokumentacji, możliwość jej odbioru i jej zniszczenie w razie nieodebrania.⁶ Ustalenie właściwego terminu pozwala pracodawcy wskazać pracownikowi, kiedy będzie mógł odebrać dokumentację².

Jak założyć i na bieżąco porządkować akta osobowe pracownika?

Akta osobowe zakłada się jako teczkę przypisaną do konkretnego pracownika. Następnie uzupełnia się ją dokumentami powstającymi podczas zatrudnienia. Utrzymanie porządku wymaga poniższych czynności:

• Założenie teczki oznacza przygotowanie miejsca na dokumenty pracownika w postaci akt przyjętej przez pracodawcę.
• Przypisanie dokumentu polega na umieszczeniu go w części odpowiadającej danej sprawie.
• Aktualizacja teczki następuje po otrzymaniu lub sporządzeniu dokumentu związanego z zatrudnieniem.
• Kontrola zawartości wymaga porównania dokumentów znajdujących się w teczce z jej wykazem.

Aktualna teczka zawiera dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia. Pracodawca umieszcza je we właściwych aktach, zamiast odkładać poza teczką.

Czy prowadzić akta osobowe w postaci papierowej czy elektronicznej?

Akta papierowe i elektroniczne różnią się nośnikiem oraz sposobem zabezpieczania i udostępniania dokumentów. Przy wyborze postaci akt liczy się sposób przyjmowania dokumentów i organizacja dostępu. Znaczenie ma też nakład pracy potrzebny do utrzymania teczek.

Tabela porównuje sposób prowadzenia obu postaci akt oraz warunki i ograniczenia każdej z nich.

Dane w tabeli: 1,3,4

Postać papierowa pasuje do fizycznego obiegu dokumentów, ale wymaga miejsca na teczki. Postać elektroniczna odpowiada cyfrowemu obiegowi dokumentów. Wybór e-teczki nie znosi jednak obowiązku sprawdzania jej kompletności.

Jak sprawdzić kompletność akt osobowych i zgodność ich prowadzenia z przepisami?

Kontrola kompletności akt osobowych wymaga porównania zawartości teczki z wykazami i dokumentami powstałymi w sprawach pracownika. Przed kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) pracodawca może sprawdzić te same elementy:

• Kontrola przypisania pokazuje, czy każdy dokument trafił do części odpowiadającej jego treści.
• Kontrola wykazów pozwala ustalić, czy wszystkie pozycje odpowiadają dokumentom w teczce.
• Kontrola aktualności sprawdza, czy w aktach są dokumenty sporządzone lub otrzymane podczas zatrudnienia.
• Kontrola przechowywania obejmuje okres właściwy dla daty rozpoczęcia zatrudnienia i statusu raportu informacyjnego.

Wynik kontroli pokazuje, które dokumenty trzeba uzupełnić. Wskazuje też części teczki wymagające uporządkowania.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.