SIMPLE HR — opinie, integracje i wdrożenie

Czym jest SIMPLE HR i dla jakich firm?

SIMPLE HR to nazwa odnoszona do obszaru kadrowo-płacowego systemu Simple.ERP. W aktualnej ofercie producent opisuje kadry i płace jako część tego systemu. Sama nazwa SIMPLE HR nie potwierdza więc istnienia osobnego programu, edycji ani abonamentu.
Na stronie producenta wymieniono dziewięć modułów Simple.ERP, wśród nich Zarządzanie Personelem¹.

Simple.ERP jest przeznaczony dla 2 segmentów wielkości firm: średnich i dużych, także tych o rozbudowanej strukturze.² Producent wymienia 4 grupy odbiorców: firmy usługowe, produkcyjne i handlowe oraz organizacje sektora publicznego.²
Przed wyborem warto rozstrzygnąć, czy potrzebny jest system ERP z kadrami i płacami, czy samodzielny program kadrowo-płacowy. Nazwa obszaru funkcjonalnego nie przesądza o osobnych warunkach zakupu ani o zakresie niezależnego produktu.

Ofertę Simple.ERP należy przyjąć za punkt odniesienia przy ocenie SIMPLE HR. To w niej producent opisuje obsługę kadr i płac. Bez potwierdzenia w tej ofercie nie można przypisywać nazwie SIMPLE HR cech osobnej edycji.

Funkcje HR w SIMPLE HR

SIMPLE HR odnosi się do obszaru kadrowo-płacowego oferty Simple. W Simple.ERP kadry i płace działają w jednym systemie z finansami oraz księgowością.²
Moduł Zarządzanie Personelem służy do obsługi kadrowo-płacowej i analizy danych o pracownikach.¹ Poniżej opisano funkcje konkretnych modułów i rozwiązań, nie potwierdzonego samodzielnego programu SIMPLE HR.

• Dostęp mobilny w Simple.ERP. Zintegrowane aplikacje mobilne dają dostęp do danych kadrowych i dokumentów. Pracownicy mogą przez nie składać wnioski oraz zatwierdzać dokumenty.²
• Kartoteki w SIMPLE.HCM. SIMPLE.HCM udostępnia kartoteki pracownika i przełożonego. Pokazuje także raporty oparte na danych z Simple.ERP.³
• Dokumenty płacowe w SIMPLE.HCM. Użytkownik może zamówić paski płacowe, roczne kartoteki i PIT-11. Dostępny zestaw raportów zależy od jego uprawnień.³
• Historia danych w SIMPLE.HCM. Rozwiązanie pozwala przeglądać aktualne i archiwalne dane pracownika oraz ponownie zamawiać raporty.³
• Zakres XPRIMER. Producent opisuje XPRIMER jako osobno nazwane rozwiązanie do twardego i miękkiego HR.⁴

Przy porównywaniu funkcji trzeba oddzielić Simple.ERP, SIMPLE.HCM i XPRIMER. Kartoteka, raport PIT-11 oraz dostęp mobilny należą do wskazanych wyżej rozwiązań. Nie są automatycznie funkcjami osobnego produktu SIMPLE HR.

Ile kosztuje SIMPLE HR?

Nie ma podanej miesięcznej stawki za pracownika dla SIMPLE HR. Opisy Simple.ERP i SIMPLE.HCM nie określają ceny abonamentu, opłat za moduły, kosztu wdrożenia ani długości okresu próbnego.^2,3
Nazwa obszaru kadrowo-płacowego nie jest osobną pozycją cennika. Nie można więc przypisać jej ceny całego systemu ani przyjąć, że obowiązuje oddzielny abonament.

Dane w tabeli: 2,3,5,6

Z pozycji w tabeli nie da się wyliczyć całkowitego kosztu Simple.ERP ani SIMPLE.HCM. Nie zawierają stawki abonamentowej ani kosztu uruchomienia.^2,3
30 dni bezpłatnego testu dotyczy wskazanego modułu Comarch ERP Optima. Nie jest to okres promocyjny w ofercie Simple.⁵

Wdrożenie i integracje SIMPLE HR

Wdrożenie obszaru nazywanego SIMPLE HR trzeba rozpatrywać w kontekście Simple.ERP. System ma modułową budowę i łączy kadry oraz płace z finansami i księgowością.²
Opisane połączenia odnoszą się do konkretnych rozwiązań SIMPLE, nie do potwierdzonego osobnego produktu SIMPLE HR. Zakres projektu należy więc określić przez moduły i przepływ danych między nimi.

• System ERP. Modułowa budowa Simple.ERP pozwala wyodrębnić zakres kadrowo-płacowy spośród innych obszarów systemu. Firma wdrażająca ERP powinna określić, które procesy mają działać we wspólnym środowisku.²
• Aplikacje mobilne. Aplikacje mobilne SIMPLE łączą się z Simple.ERP. Planując dostęp mobilny, trzeba uwzględnić tę integrację, zamiast przypisywać funkcję osobnemu produktowi SIMPLE HR.¹
• Raportowanie online. SIMPLE.HCM pobiera dane do raportów online z Simple.ERP, a definicje raportów powstają w module SIMPLE Personel. Definicja ustala zawartość i układ zestawienia.³
• Obsługa po wdrożeniu. SIMPLE oferuje wsparcie konsultantów oraz opiekę serwisową. Zgłoszenia można przekazywać przez aplikację iSyrop lub infolinię.^1,2

W opisie projektu warto posługiwać się nazwami Simple.ERP, SIMPLE.HCM i SIMPLE Personel. Każda wskazuje inny element wdrożenia. Taki podział oddziela integrację systemową od źródła danych i miejsca, w którym definiuje się raporty.

Zgodność SIMPLE HR z polskim prawem pracy i RODO

Producent nie wskazuje SIMPLE HR jako osobnego produktu w deklaracjach zgodności. Odnosi je do Simple.ERP oraz modułu Zarządzanie Personelem. Deklaruje zgodność Simple.ERP z obowiązującymi wymogami prawnymi i branżowymi.²
Co do zasady dokumentację pracowniczą przechowuje się przez czas zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy⁷.

• Przepisy kadrowo-płacowe. Producent deklaruje zgodność modułu Zarządzanie Personelem w Simple.ERP z przepisami. Deklaracja nie dotyczy osobnego produktu o nazwie SIMPLE HR.¹
• Zmiany prawa. Według SIMPLE aplikacje są aktualizowane w reakcji na zmiany polskiego prawa. To deklaracja dotycząca ich utrzymania, nie wykaz zmian wprowadzonych w konkretnej wersji.⁴

W przypadku RODO ogólna deklaracja zgodności z prawem nie opisuje mechanizmów ochrony danych osobowych ani ich ustawień.
Podczas oceny wdrożenia trzeba oddzielić tę deklarację od obowiązków firmy jako administratora danych. Art. 24 ust. 1 RODO wymaga od administratora odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Nakazuje mu też wykazać zgodność przetwarzania z rozporządzeniem⁸.

Co SIMPLE HR robi inaczej niż konkurencja?

W ofercie Simple nazwa SIMPLE HR odnosi się do obsługi kadr i płac w Simple.ERP. Dane z tego obszaru są powiązane z innymi częściami systemu, co ogranicza ich powielanie między działami.²
Dlatego przedmiotem porównania powinien być sposób wykorzystania danych w ERP, a nie sama nazwa SIMPLE HR. Nie opisuje ona potwierdzonego osobnego programu.

Kolejną cechą jest modułowa budowa Simple.ERP. Pozwala ona dobrać zakres systemu do potrzeb organizacji.² Ma to znaczenie, gdy wdrożenie ma obejmować więcej niż kadry i płace.
Nie oznacza to, że konkurencyjne systemy nie mają modułów lub integracji. Są to cechy oferty Simple, a nie wyniki testu porównawczego.

Plusy i minusy SIMPLE HR

Oferta łączona z nazwą SIMPLE HR daje pracownikom i przełożonym dostęp do danych. Ograniczenie pojawia się przy raportach wyświetlanych w SIMPLE.HCM. Wybór zależy od tego, czy firmie wystarczy przeglądanie informacji, czy potrzebuje wydruku prosto z kartoteki.
Z opisanego widoku kartoteki pracownika nie da się wydrukować żadnego raportu: liczba takich wydruków wynosi zero³.

Doświadczenie producenta SIMPLE HR: prawie 40 lat według Simple SA i ponad 30 lat według opisu myERP

Producent kojarzony z nazwą SIMPLE HR deklaruje prawie 40 lat doświadczenia.²
W innym opisie SIMPLE S.A. podaje ponad 30 lat projektowania, wdrażania i rozwijania systemów.⁴ Obie liczby dotyczą firmy, ale opisują doświadczenie w różny sposób. Pierwsza jest deklaracją ogólną, druga odnosi się do pracy nad systemami.

Staże producenta mogą mieć znaczenie przy wyborze systemu do wieloletniej obsługi kadr i płac. Nie określają jednak wieku produktu SIMPLE HR ani czasu rozwoju konkretnego modułu. Nie mówią też, jaki będzie wynik wdrożenia w danej firmie.
Doświadczenie producenta, historia produktu i zakres usług wdrożeniowych to odrębne kryteria. Przytoczone deklaracje nie wyznaczają dwóch dat rozpoczęcia sprzedaży samodzielnego programu SIMPLE HR. Według historii opublikowanej przez producenta firma Simple powstała w 1988 roku⁹.

Dla kogo jest SIMPLE HR, a dla kogo nie?

Obszar kadrowo-płacowy określany jako SIMPLE HR odpowiada firmom, które chcą automatyzować te procesy w większym systemie. Producent kieruje swoje programy do średnich i dużych organizacji.⁴
Znaczenie ma więc nie tylko wielkość firmy, ale też zakres planowanego zakupu. Dopasowanie zależy od wyboru między systemem ERP a samodzielnym programem HR².

Sprawdzi się, jeśli

• Firma wybiera system dla rozbudowanych procesów. Średnia lub duża organizacja może ująć automatyzację kadr i płac w szerszym projekcie informatycznym. Taka skala odpowiada opisowi oferty producenta.⁴

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Warunkiem jest samodzielny produkt SIMPLE HR. Aktualna oferta umieszcza kadry i płace w Simple.ERP. Nie potwierdza osobnej edycji SIMPLE HR. Firma porównująca wyłącznie samodzielne programy kadrowo-płacowe powinna odróżnić je od modułu systemu ERP.²

Alternatywy dla SIMPLE HR

SIMPLE HR warto zestawiać z konkretnymi produktami. Comarch ERP Optima, moduł Płace i Kadry oferuje 30 dni bezpłatnego testu.⁵
Parametry w tabeli należą wyłącznie do wskazanych produktów. Nie opisują funkcji ani limitów Simple.ERP⁶.

Dane w tabeli: 5,10,11,12,13,14

Wśród systemów kadrowo-płacowych wymieniane są również enova365 i Teta.¹⁵ To kolejne nazwy do uwzględnienia przy wyborze. Nie należy przypisywać im parametrów produktów z tabeli.

• Comarch ERP Optima: produkt do porównania konfiguracji limitów i kontroli okresów zasiłkowych.
• Symfonia ERP Kadry i Płace: alternatywa przy ocenie czasu pracy, nieobecności i przelewów.
• sBiznes: alternatywa dla firmy, która chce wypróbować system ERP do kadr i płac.

Najczęstsze pytania o SIMPLE HR

SIMPLE HR to nazwa używana w kontekście oferty kadrowo-płacowej Simple. Pytania o kartoteki i raporty odnoszą się natomiast do SIMPLE.HCM.
Przy wyborze trzeba rozróżnić system ERP, jego obszar kadrowo-płacowy oraz narzędzie udostępniające dokumenty pracownikom. Sama nazwa SIMPLE HR nie zastępuje tego podziału.

Czy pracownik może zamówić PIT-11 lub pasek płacowy w SIMPLE.HCM?

Tak. W SIMPLE.HCM użytkownik może zamawiać PIT-11 i paski płacowe. O tym, które raporty zobaczy, decydują jego uprawnienia.³
Nie wszyscy korzystający z systemu mają zatem dostęp do tych samych dokumentów. Co do zasady pracodawca przekazuje pracownikowi PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym¹⁶.

Czy raport z kartoteki SIMPLE.HCM można wydrukować?

Nie. Raport wyświetlany w kartotece pracownika SIMPLE.HCM można szybko przejrzeć, ale nie da się go wydrukować z tego widoku.³
Firma potrzebująca wydruku musi uzyskać dokument w inny sposób. Niezależnie od tej funkcji art. 94¹² Kodeksu pracy nakazuje wydać pracownikowi na wniosek kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej¹⁷.

Czy SIMPLE HR, Simple.ERP i SIMPLE.HCM to ta sama nazwa produktu?

Nie należy stosować tych nazw zamiennie. Simple.ERP jest systemem, a SIMPLE.HCM stanowi osobno nazwane rozwiązanie w ofercie Simple.
Funkcję trzeba przypisać produktowi wskazanemu w jej opisie. Nie można automatycznie przenosić jej na nazwę SIMPLE HR¹⁸.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.