Zaległy urlop — wykorzystanie i terminy

Zaległy urlop trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego. Chodzi o urlop wypoczynkowy niewykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.¹
Co dzieje się z tymi dniami po upływie terminu? Wyjaśniamy też, jak rozliczyć je po zakończeniu umowy o pracę. Termin udzielenia zaległego urlopu określa art. 168 Kodeksu pracy².

Czym jest zaległy urlop i kiedy powstaje?

Zaległy urlop obejmuje dni wypoczynku, które pozostały po zakończeniu roku, za który przysługiwały. Pracodawca powinien oddzielić je w saldzie od urlopu bieżącego. Dzięki temu wiadomo, z której puli pracownik skorzysta podczas planowanej nieobecności.
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy potrzebnej do ustalania świadczeń związanych z pracą².

Jak choroba, urlop macierzyński lub inna nieobecność wpływają na zaległy urlop?

Usprawiedliwiona nieobecność może przeszkodzić w rozpoczęciu zaległego urlopu w terminie. Dotyczy to między innymi choroby potwierdzonej zwolnieniem lekarskim. Po powrocie pracownika należy bez zbędnej zwłoki ustalić termin wypoczynku.¹
Pracodawca sprawdza pozostałe saldo i wyznacza możliwą datę urlopu. Przy planowaniu po powrocie do pracy trzeba też uwzględnić urlop macierzyński. Zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy pracodawca przesuwa urlop, jeśli choroba uniemożliwia jego rozpoczęcie w ustalonym terminie².

Kiedy przedawnia się prawo do zaległego urlopu?

Roszczenie o udzielenie urlopu przedawnia się po 3 latach.³
Przedawnienie dotyczy okresu, po którym pracownik nie może skutecznie dochodzić roszczenia. Nie należy mylić go z terminem udzielenia zaległego urlopu, który obowiązuje pracodawcę².

Kiedy niewykorzystany urlop staje się zaległy?

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się zaległy na początku następnego roku kalendarzowego. Pozostałe dni trafiają wtedy do odrębnego salda – pracownik ich nie traci.
Zmiana statusu następuje dokładnie 1 stycznia następnego roku kalendarzowego⁴.

Czym jest urlop wypoczynkowy i jaki ma wymiar?

Urlop wypoczynkowy to płatny czas wolny przeznaczony na odpoczynek. Jego wymiar, czyli pulę należnych dni, ustala się według stażu pracy i wymiaru etatu. Saldo prowadzone przez pracodawcę pokazuje, ile dni przysługuje pracownikowi, a ile już wykorzystał.
Art. 154 § 1 Kodeksu pracy określa wymiar urlopu zależnie od stażu pracy². Poniższe zestawienie przedstawia oba progi.

Na czym polega prawo do urlopu wypoczynkowego?

Prawo do urlopu wypoczynkowego daje pracownikowi płatny odpoczynek, nie możliwość zamiany wolnych dni na pieniądze podczas zatrudnienia. Termin ustalają pracownik i pracodawca, biorąc pod uwagę potrzeby pracownika oraz organizację pracy. Niewykorzystany urlop bieżący trzeba później rozliczyć w saldzie zaległym.
Art. 171 § 1 Kodeksu pracy przewiduje ekwiwalent za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy².

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop i czy później przepada?

Zaległy urlop trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie musi się on wtedy kończyć. Takie rozróżnienie wynika z zasad udzielania urlopu określonych w art. 168 Kodeksu pracy^5,6.
Termin z art. 168 Kodeksu pracy nie obejmuje części urlopu udzielanej na żądanie pracownika. Wynosi ona maksymalnie 4 dni rocznie².

Czy niewykorzystany urlop przepada po 30 września?

Niewykorzystany urlop nie przepada automatycznie po upływie terminu. Za jego nieudzielenie pracodawcy grozi jednak grzywna.⁷
Pracownik zachowuje roszczenie, a pracodawca nadal ma obowiązek udzielić zaległych dni. Aktualnie art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy przewiduje za nieudzielenie przysługującego urlopu grzywnę od 2000 do 60 000 zł².

Co dzieje się z prawem do urlopu po upływie terminu?

Prawo do zaległego urlopu nie znika po przekroczeniu terminu jego udzielenia. Pracodawca powinien ustalić datę wypoczynku, a nie usuwać dni z salda.
Termin udzielenia urlopu to coś innego niż przedawnienie roszczenia. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia przedawniają się po 3 latach od wymagalności².

Do kiedy wykorzystać urlop za 2025 rok? Przykład

Urlop za 2025 rok, który stał się zaległy, trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września 2026 r. Obowiązuje tu reguła odnosząca termin do następnego roku kalendarzowego.^5,6
Tabela porównuje terminy rozpoczęcia zaległego urlopu według roku, za który pracownik nabył do niego prawo⁸.

Dane w tabeli: 5,6,7,9,10

Termin za 2017 r. przypadł 30 września 2018 r. Tego dnia była niedziela, ale nie zmieniło to wskazanej daty.^5,11

Czy do 30 września trzeba rozpocząć, czy zakończyć zaległy urlop?

Rozpoczęcie zaległego urlopu musi nastąpić przed upływem terminu. Wypoczynek może skończyć się później.⁵
Wniosek lub wpis w planie nie wystarczy – pracownik musi faktycznie rozpocząć urlop.¹ Liczy się pierwszy dzień wypoczynku, nie data wniosku ani ostatni dzień wolnego. Urlop rozpoczęty 30 września może więc trwać także w październiku⁸.

Wymiar zaległego urlopu, dodatkowe dni wolne i kary dla pracodawcy

Wymiar zaległego urlopu odpowiada dniom, do których pracownik nabył prawo, lecz których nie wykorzystał. Pracodawca ustala go na podstawie uprawnienia pracownika i zapisów dotyczących wykorzystanego urlopu.
W przywołanych materiałach występuje również grzywna od 1 000 do 30 000 zł^2,5. Tego zakresu nie należy traktować jako aktualnej kwoty podanej wyżej.

Jak ustalić liczbę dni zaległego urlopu?

Saldo zaległego urlopu ustala się osobno dla roku, za który pracownikowi przysługiwał wypoczynek. Pracodawca od należnego wymiaru odejmuje wykorzystane dni i uwzględnia korekty zapisów. Wynik pokazuje, ile dni z tej puli pozostało do udzielenia.
Przy takim rozliczeniu jeden dzień urlopu odpowiada co do zasady 8 godzinom pracy, zgodnie z art. 154² § 2 Kodeksu pracy².

Jakie kary grożą pracodawcy za zaległy urlop?

Kara grzywny grozi pracodawcy, który nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego. Pozostawienie dni w saldzie nie oznacza, że pracownik skorzystał z wypoczynku.
Podstawą odpowiedzialności jest art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy².

Czy dodatkowe dni wolne wpływają na saldo zaległego urlopu?

Dodatkowe dni wolne nie zmniejszają salda zaległego urlopu, jeśli pracodawca nie udzielił ich jako urlopu wypoczynkowego. Urlop na żądanie jest zaś sposobem korzystania z tego urlopu. Dzień pobrany z puli zaległej pomniejsza więc jej saldo.
O rozliczeniu przesądza rodzaj nieobecności, a nie sama nazwa „dzień wolny”¹².

Urlop bieżący: terminy, skutki opóźnień i planowanie wypoczynku

Urlop bieżący warto zaplanować w roku, za który przysługuje. Niewykorzystane dni powiększą później saldo zaległe. Przed ustaleniem terminów pracodawca powinien zestawić potrzeby pracowników z obsadą stanowisk.
Art. 161 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo².

Dlaczego urlop bieżący warto wykorzystać do 31 grudnia?

Wykorzystanie urlopu bieżącego przed końcem roku ogranicza zaległe saldo. Pracownik odpoczywa wtedy w okresie, za który przysługuje mu urlop. Pracodawca nie musi później planować tych dni jako zaległych².

Jakie są skutki niewykorzystania urlopu w terminie?

Niewykorzystany urlop bieżący przechodzi do salda zaległego. Trzeba więc uwzględnić go przy planowaniu kolejnych nieobecności. Pracownik zachowuje prawo do wypoczynku, a pracodawca nadal musi umożliwić jego wykorzystanie.
Przy planowaniu obowiązuje termin z art. 168 Kodeksu pracy: 30 września następnego roku kalendarzowego².

Jak planować terminy urlopu wypoczynkowego?

Plan urlopów pomaga pogodzić wnioski pracowników z potrzebą zapewnienia obsady. Pracodawca ustala dostępne saldo, zbiera proponowane terminy i ocenia ich wpływ na organizację pracy. Po zmianie terminu aktualizuje plan, aby odpowiadał zapisom urlopowym.
Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ustala plan urlopów z uwzględnieniem wniosków pracowników i normalnego toku pracy².

Dlaczego terminowy wypoczynek jest ważny dla pracownika i firmy?

Terminowy wypoczynek pozwala pracownikowi skorzystać z należnego odpoczynku. Firma ogranicza w ten sposób narastanie zaległego salda. Uzgodniona data ułatwia też przygotowanie zastępstwa i utrzymanie ciągłości pracy.

Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop bez zgody pracownika?

Pracodawca może wyznaczyć termin zaległego urlopu bez zgody pracownika, aby dochować terminu jego udzielenia.¹
Tabela pokazuje, kto wybiera datę przy uzgodnieniu terminu i przy jednostronnym wyznaczeniu urlopu.

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec zaległego salda?

Pracodawca powinien ustalić zaległe saldo, wyznaczyć termin wypoczynku i odnotować wykorzystane dni. Wpis w planie urlopów to za mało. Pracownik musi otrzymać wolne.

Jakie konsekwencje grożą za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego?

Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego naraża pracodawcę na grzywnę opisaną w sekcji o karach. Zaległe dni pozostają przy tym w saldzie. Opóźnienie nie zwalnia z obowiązku udzielenia wypoczynku.

Co zrobić, gdy pracodawca nie udziela zaległego urlopu?

Pracownik może poprosić pracodawcę o wskazanie terminu wykorzystania zaległego urlopu. Jeśli spotka się z odmową, może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Nie powinien jednak samodzielnie rozpoczynać urlopu, którego pracodawca mu nie udzielił.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy zakończeniu umowy o pracę

Ekwiwalent pieniężny służy rozliczeniu niewykorzystanego urlopu po zakończeniu stosunku pracy, czyli zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Dopóki zatrudnienie trwa, zasadą jest wypoczynek. Zaległego urlopu co do zasady nie można wtedy zastąpić wypłatą pieniędzy.¹

Kiedy wypłaca się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje, gdy kończy się stosunek pracy, a pracownikowi pozostają należne dni wypoczynku. Pracodawca rozlicza zarówno saldo zaległe, jak i niewykorzystany urlop bieżący.

Jak rozliczyć urlop pracownika przy zakończeniu zatrudnienia?

Rozliczenie urlopu pracownika zaczyna się od ustalenia należnego wymiaru i dni już wykorzystanych. Pracodawca oddziela saldo zaległe od bieżącego. Uwzględnia też urlop udzielony przed zakończeniem zatrudnienia, a za pozostałe uprawnienie nalicza ekwiwalent.

Czy umowa o pracę daje prawo do ekwiwalentu za urlop?

Umowa o pracę daje prawo do urlopu wypoczynkowego, ale nie pozwala zamienić wolnych dni na pieniądze na życzenie pracownika. Podczas zatrudnienia zasadą jest udzielenie wypoczynku. O ekwiwalencie decyduje niewykorzystane saldo w dniu ustania stosunku pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop za rok 2026?

Urlop za 2026 rok trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września 2027 r.

Czy część urlopu na żądanie podlega terminowi 30 września?

Termin z art. 168 Kodeksu pracy nie obejmuje części urlopu udzielanej na żądanie, która wynosi maksymalnie 4 dni rocznie.

Czy niedziela zmienia termin 30 września?

W przywołanym przykładzie 30 września 2018 r. przypadał w niedzielę, ale wskazana data terminu pozostała bez zmian.

Ile godzin odpowiada jednemu dniowi zaległego urlopu?

Co do zasady jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Czy korekta ewidencji może wpłynąć na saldo zaległego urlopu?

Tak. Przy ustalaniu salda pracodawca uwzględnia korekty zapisów dotyczących wykorzystanego urlopu.

Czy saldo zaległego urlopu ustala się łącznie dla wszystkich lat?

Nie. Saldo ustala się osobno dla każdego roku, za który pracownikowi przysługiwał urlop.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.