Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej trwa przez całe zatrudnienie i przez określony czas po jego zakończeniu. Jego długość zależy od daty nawiązania stosunku pracy oraz od tego, czy pracodawca złożył raport informacyjny.¹
Dokumentacja pracownicza to akta osobowe i pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy.¹ W przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. podstawowy okres wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.² Znaczenie mają też zasady archiwizacji oraz dopuszczalne postacie dokumentów.

Czym jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i od kiedy się go liczy?

Okres przechowywania wyznacza czas, przez który pracodawca musi zachować dokumenty dotyczące zatrudnienia. Dla stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 r. jest to 10 lat. Termin biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało.¹

Ponowne zatrudnienie tej samej osoby w ciągu 10 lat pozwala pracodawcy dalej prowadzić jej dotychczasową dokumentację. Okres przechowywania liczy się wówczas od końca roku, w którym ustał ostatni stosunek pracy.^3,4

Postępowanie, w którym pracodawca jest stroną, może przesunąć datę zakończenia archiwizacji, jeśli dokumentacja pracownicza stanowi możliwy dowód. Akta trzeba wtedy zachować do prawomocnego zakończenia sprawy, co najmniej przez podstawowy okres przechowywania.³
Obowiązek ten wynika z art. 94⁴ pkt 1 Kodeksu pracy i dotyczy dokumentacji, która może być dowodem w takim postępowaniu.⁵

Datę zakończenia archiwizacji wyznacza ustanie zatrudnienia, chyba że inne zdarzenie wpływa na bieg terminu. Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje liczyć wspomniany podstawowy okres przechowywania dokumentacji od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.⁵

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ustala termin na podstawie dat związanych z zatrudnieniem. Uwzględnia też ponowne zatrudnienie tej samej osoby oraz ewentualne postępowanie. Jeśli pracownik wróci do pracy w okresie przechowywania dokumentacji, art. 94⁵ Kodeksu pracy każe liczyć termin od końca roku, w którym ustał ostatni stosunek pracy.⁵

• Data nawiązania stosunku pracy rozstrzyga, które zasady liczenia okresu przechowywania stosuje się do akt pracownika.
• Historia zatrudnienia pokazuje, czy należy kontynuować dokumentację tej samej osoby i które zakończenie pracy wyznacza początek terminu.
• Informacja o postępowaniu pomaga ustalić, czy akta mogą być dowodem i wymagają zachowania po upływie podstawowego okresu.

Po uwzględnieniu tych okoliczności pracodawca wyznacza termin dla dokumentacji konkretnej osoby. Jeśli zatrudnienie zakończyło się w 2025 r., podstawowy 10-letni okres upływa 31 grudnia 2035 r., o ile nie nastąpi jego przedłużenie.⁵

Czym różnią się okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i firmowej?

Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu. W przypadku akt osobowych znaczenie mają również data nawiązania stosunku pracy i złożenie raportu informacyjnego. Pismo znajdujące się w dziale kadr nie zawsze podlega więc terminowi właściwemu dla akt osobowych.
Faktury VAT przechowuje się na innych zasadach: do przedawnienia zobowiązania podatkowego, zasadniczo 5 lat od końca roku wymagalności podatku.⁶

Tabela porównuje okresy przechowywania akt osobowych według daty nawiązania stosunku pracy i statusu raportu informacyjnego. Dla osób zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018 okres wynosi 10 lat od końca roku złożenia ZUS RIA albo 50 lat bez wymaganych formularzy.⁷

Dane w tabeli: 1,8,9

Co musi zrobić pracodawca, aby stosować 10-letni okres przechowywania?

Pracodawca może skrócić okres przechowywania akt osoby z pośredniej grupy dat zatrudnienia, składając raport informacyjny ZUS RIA. Raport przekazuje ZUS dane potrzebne do ustalenia świadczeń. Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, które wyraża zamiar przekazywania raportów, pracodawca ma 1 rok na raport dotyczący byłego pracownika.¹⁰
Samo oświadczenie nie skraca okresu przechowywania. O początku biegu terminu decyduje rok złożenia raportu.¹¹

Kogo obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Pracodawca stosuje ten okres do akt osób z najstarszej grupy dat zatrudnienia. Dotyczy on także osób z grupy pośredniej, za które nie złożył raportu informacyjnego.¹
Raport zmienia termin dla grupy pośredniej, ale nie wpływa na zasady wskazane w tabeli dla grupy najstarszej. Dokumentację osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowuje się zasadniczo przez 50 lat.¹²

Jak odróżnić dokumentację pracowniczą od pozostałych dokumentów firmowych?

Dokumenty kadrowe trzeba rozróżniać według tego, czy dotyczą konkretnej osoby, czy zbiorowej organizacji pracy. Lista obecności potwierdza obecność pracowników zbiorczo; nie należy do ich indywidualnej dokumentacji pracowniczej.¹⁰
Karta ewidencji czasu pracy dotyczy czasu pracy jednej osoby, a harmonogram przedstawia plan pracy. O przypisaniu dokumentu do właściwej kategorii decydują jego nazwa i zastosowanie. Zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika.¹³

Jak długo przechowywać pozostałe dokumenty firmowe?

Termin przechowywania dokumentów dotyczących czasu pracy zależy od ich rodzaju oraz daty zatrudnienia pracownika. Poniższe okresy pochodzą z przywołanego zestawienia; nie zastępują terminów obowiązujących dla akt osobowych.
Indywidualna ewidencja czasu pracy osoby zatrudnionej od 2019 r. podlega zasadniczo 10-letniemu okresowi przechowywania dokumentacji pracowniczej.¹³

Tabela zestawia okresy podane dla dokumentów dotyczących obecności i czasu pracy. Ewidencję czasu pracy przechowuje się zasadniczo 10 lat. 3-letni termin przedawnienia roszczeń pracowniczych ma znaczenie dla list obecności, ale nie jest ich ustawowym okresem przechowywania.⁵

Dane w tabeli: 4,10,14,15

Pracodawca ustala termin dla każdej kategorii dokumentów, zamiast stosować jeden okres do całej dokumentacji kadrowej. Dokumentację osoby zatrudnionej od 2019 r. przechowuje się zasadniczo przez okres wskazany wyżej dla takich osób. Faktury zachowuje się do przedawnienia zobowiązania podatkowego, zwykle przez 5 lat.¹⁶

Czym jest dokumentacja pracownicza i jakie obowiązki ma pracodawca?

Dokumentacja pracownicza dotyczy przebiegu zatrudnienia konkretnej osoby. Zasady jej prowadzenia i przechowywania określa Kodeks pracy. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy zalicza do niej akta osobowe oraz dokumentację spraw związanych ze stosunkiem pracy.⁵

Pracodawca może prowadzić dokumentację w postaci papierowej lub elektronicznej. W obu przypadkach musi umieć przypisać dokumenty do właściwej osoby i udostępnić je uprawnionym.
Na wniosek uprawnionej osoby wydaje kopię całości lub części dokumentacji nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.¹³ Podczas offboardingu pracownika uporządkowane przekazanie obowiązków i zamknięcie dostępów powinny iść w parze z prawidłowym udostępnieniem dokumentacji osobom uprawnionym.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?

Pracodawca musi zapewnić poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji oraz chronić ją przed uszkodzeniem i zniszczeniem.¹ Poufność wymaga ograniczenia dostępu do danych. Integralność oznacza z kolei ochronę treści przed nieuprawnioną zmianą.
Wszystkie te wymagania wynikają z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.⁵

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji. Podaje również, kiedy można ją odebrać i co stanie się z aktami, jeśli pracownik tego nie zrobi.¹

Na czym polega prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej obejmuje gromadzenie, porządkowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących konkretnego stosunku pracy. Pracodawca dba o to, by niezależnie od wybranej postaci można było odczytać ich treść i przypisać je właściwej osobie.

Zmiana postaci dokumentacji wymaga poinformowania pracownika, że może odebrać dokumenty w poprzedniej postaci. Od przekazania tej informacji termin odbioru wynosi 30 dni.^1,4

Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej?

Akta osobowe pracownika zawierają dokumenty dotyczące jego zatrudnienia i przebiegu stosunku pracy. Osobną częścią jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Należą do niej między innymi indywidualna ewidencja czasu pracy i dokumenty dotyczące urlopów.

Pracodawca przypisuje każde pismo do akt osobowych albo właściwej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nie przechowuje wszystkich dokumentów kadrowych w jednym zbiorze.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej: co zrobić po upływie terminu?

Upływ okresu przechowywania nie oznacza natychmiastowego zniszczenia akt. Pracodawca najpierw umożliwia pracownikowi ich odbiór. Dokumentację można odebrać do końca następnego miesiąca kalendarzowego.¹

Nieodebraną dokumentację pracowniczą pracodawca niszczy w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu odbioru. Musi zrobić to tak, by nie dało się odtworzyć treści dokumentów.^1,5

Zakończenie działalności pracodawcy wymaga innego postępowania z dokumentacją osobową i płacową. Pracodawca przekazuje ją wyspecjalizowanej firmie wpisanej do rejestru przechowawców.¹⁷
Nie jest to procedura niszczenia akt, których pracownik nie odebrał po upływie okresu przechowywania.

Kiedy Archiwum Państwowe zabezpiecza dokumentację pracowniczą?

Archiwum Państwowe nie przejmuje dokumentacji pracowniczej automatycznie po upływie okresu jej przechowywania. Pracodawca umożliwia wtedy odbiór akt, a następnie niszczy dokumenty nieodebrane w terminie. Gdy kończy działalność, przekazuje dokumentację osobową i płacową uprawnionemu przechowawcy.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie dokumenty pracownicze przechowuje się przez 50 lat?

50-letni okres dotyczy dokumentacji osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Obejmuje też osoby zatrudnione w latach 1999–2018, jeśli pracodawca nie złożył za nie raportu informacyjnego.

Jakie dokumenty pracownicze przechowuje się przez 10 lat?

Podstawowy 10-letni okres dotyczy dokumentacji osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Może też obejmować dokumentację osób zatrudnionych w latach 1999–2018, jeśli pracodawca złożył raport ZUS RIA.

Jak liczyć 5-letni okres przechowywania dokumentów?

Faktury VAT przechowuje się zasadniczo do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od końca roku, w którym podatek stał się wymagalny.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie kopii dokumentacji na wniosek uprawnionej osoby?

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

Czy po zmianie postaci dokumentacji pracownik może odebrać dokumenty w poprzedniej postaci?

Tak. Pracodawca informuje pracownika o możliwości odbioru dokumentów w poprzedniej postaci; pracownik ma na to 30 dni od przekazania informacji.