Plan urlopów — jak go przygotować?

Plan urlopów 2026 ustala pracodawca na podstawie wniosków pracowników, biorąc pod uwagę normalny tok pracy.¹ Trzeba więc zebrać propozycje, rozstrzygnąć kolizje terminów i później aktualizować przyjęty harmonogram.

Taką zasadę uwzględniania wniosków i potrzeb zakładu określa art. 163 § 1 Kodeksu pracy².

Plan urlopów 2026: zasady ustalania przez pracodawcę

Plan urlopów 2026 porządkuje nieobecności i pomaga wychwycić terminy, które utrudniłyby pracę zespołu. Obejmuje zarówno urlop wypoczynkowy, czyli coroczną płatną przerwę od pracy, jak i urlop zaległy z poprzednich lat.

Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy roczny wymiar urlopu wynosi 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat albo 26 dni przy dłuższym stażu².

Jakie obowiązki ma pracodawca przy planowaniu urlopów?

Pracodawca wpisuje do planu przewidywane terminy bieżącego i zaległego wypoczynku.¹ W jednym zestawieniu łatwiej zauważyć, kiedy nieobecności pracowników się pokrywają. Zaległych dni nie należy przy tym pomijać.

Urlopu zaległego za 2025 r. trzeba udzielić najpóźniej do 30 września 2026 r.; termin ten wynika z art. 168 Kodeksu pracy².

Kiedy przygotować i ogłosić plan urlopów?

Plan urlopów 2026 można ułożyć przed okresem, którego dotyczy, i przekazać pracownikom po przyjęciu terminów. Ustawa nie wyznacza daty sporządzenia planu ani nie nakazuje planowania całego roku.¹

Zalecanym momentem jest koniec 2025 roku.¹ Plan można też przygotować na początku 2026 roku.¹ Obowiązek podania go do wiadomości pracowników wynika z art. 163 § 2 Kodeksu pracy, a nie z § 3².

Tabela zestawia okresy planowania z tym, jak później pracuje się nad terminami. Plan kwartalny obejmuje 3 miesiące, a roczny 12 miesięcy; Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza oba rozwiązania³.

Dane w tabeli: 4

Podział planu na działy ułatwia kontrolę obsady. Trzeba jednak uwzględnić także nieobecności osób, które współpracują z innymi zespołami.

Do kiedy należy wykorzystać urlop wpisany do planu?

Urlopu wpisanego do planu należy udzielić w ustalonym terminie. Jeśli pracownik go nie wykorzysta, trzeba zaplanować wypoczynek ponownie.

Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się po 3 latach.¹ Nie zmienia to terminu wskazanego pracownikowi w planie².

Czy kilkuosobowa firma musi tworzyć plan urlopów?

Kilkuosobowa firma nie może zrezygnować z planu tylko dlatego, że zatrudnia niewielu pracowników. Zgodnie z art. 163 § 2 Kodeksu pracy pracodawca może od niego odstąpić, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa albo gdy działająca organizacja wyrazi zgodę. Terminy ustala wtedy w porozumieniu z pracownikiem.⁵

Z uprawnień zakładowej organizacji związkowej może korzystać organizacja zrzeszająca co najmniej 10 członków spełniających warunki z art. 25¹ ust. 1 ustawy o związkach zawodowych⁶.

• Plan urlopów gromadzi terminy w jednym harmonogramie. Dzięki temu pracodawca może porównać nieobecności w zespole.
• Indywidualne uzgodnienia zastępują wspólny plan, jeśli pracodawca odstąpi od jego tworzenia. Każdy termin ustala wtedy z pracownikiem.

Sposób ustalania urlopów zależy od warunków odstąpienia od planu, nie od wielkości firmy. Podstawą jest art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy, a nie § 2; przepis nie wprowadza progu zatrudnienia².

Plan urlopów w praktyce: wzór, wnioski i uzgodnienia

Plan urlopów łączy propozycje pracowników z koniecznością utrzymania normalnego toku pracy. Chodzi o obsadę pozwalającą wykonywać zadania firmy. Przed ułożeniem harmonogramu pracodawca zbiera wnioski urlopowe.¹ Proponowany termin nie jest jeszcze terminem przyjętym do planu.

Plan nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie, więc pracodawca nie zbiera propozycji dotyczących tych dni².

Czy termin wpisany do planu urlopów jest gwarantowany?

Termin wpisany do planu urlopów wiąże pracownika i pracodawcę po ogłoszeniu harmonogramu. Można go później zmienić, ale zgodnie z zasadami dotyczącymi urlopów.⁴ Wniosek pracownika pozostaje propozycją; ogłoszony plan wskazuje termin przyjęty przez pracodawcę. Pracownik i przełożony powinni korzystać z aktualnej wersji.

Art. 164 § 1 Kodeksu pracy dopuszcza przesunięcie urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami².

Jak zebrać propozycje terminów od pracowników?

Wnioski pracowników warto zbierać w ten sam sposób, by łatwiej porównać terminy nieobecności. Liczbę wnioskowanych dni można zestawić z rocznym wymiarem urlopu: 20 albo 26 dni, zależnie od stażu².

• Pracodawca informuje pracowników, jak zgłaszać proponowane terminy.
• Pracownik podaje planowany okres i rodzaj urlopu.
• Osoba układająca plan zestawia propozycje w harmonogramie i zaznacza kolizje.

Zestawienie wniosków pokazuje, które terminy nakładają się na siebie. Te propozycje wymagają uzgodnienia przed przyjęciem planu.

Jak uzgodnić wnioski urlopowe z potrzebami firmy?

Uzgadnianie wniosków urlopowych zaczyna się od porównania proponowanych nieobecności z obsadą potrzebną zespołowi. Przełożony wskazuje kolizje i omawia z pracownikami inne terminy. Plan może powstać osobno dla działów lub oddziałów przedsiębiorstwa.⁴ Osoba koordynująca sprawdza wtedy także nieobecności pracowników współpracujących między zespołami.

Przy proponowaniu innych terminów obowiązuje art. 162 Kodeksu pracy: jedna część podzielonego urlopu powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych².

Co powinien zawierać plan urlopów?

Wzór planu urlopów na 2026 rok powinien zawierać pracowników, przyjęte terminy i nazwę jednostki organizacyjnej objętej harmonogramem. Rodzaj urlopu pozwala odróżnić wypoczynek bieżący od zaległego. Data aktualizacji wskazuje, która wersja planu obowiązuje.

W planie nie ujmuje się 4 dni urlopu na żądanie, zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy².

Święta i dni wolne w 2026 roku a planowanie wypoczynku

Plan urlopów 2026 powinien uwzględniać święta ustawowe oraz dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy. Dzięki temu pracodawca lepiej oceni obsadę zespołów. Święto trzeba przy tym odróżnić od dnia wolnego przewidzianego w harmonogramie pracownika.

W 2026 r. dwa święta wypadają w sobotę – 15 sierpnia i 26 grudnia. Może to wymagać wyznaczenia innych dni wolnych w okresach rozliczeniowych⁷.

Kiedy przypadają święta ustawowe w 2026 roku?

Święta ustawowe w 2026 roku mają daty stałe, jak Boże Narodzenie, albo ruchome, jak Wielkanoc i Boże Ciało. Pracodawca zaznacza je w kalendarzu pracy, zanim oceni proponowane terminy urlopów. Święto przypadające obok dnia pracy nie oznacza jednak, że ten dzień też jest wolny dla każdego pracownika.

Jak zaplanować urlop 2026 i wydłużyć przerwy od pracy?

Plan urlopów 2026 pozwala zestawić wypoczynek z dniami wolnymi wynikającymi z rozkładu czasu pracy. Pracownik proponuje okres urlopu, a pracodawca sprawdza harmonogram i potrzebną obsadę. Kolizje terminów trzeba rozstrzygnąć przed ogłoszeniem planu.

Kto ustala terminy urlopów i kiedy zbierać wnioski?

Terminy urlopów pracodawca ustala po zebraniu propozycji, a przed przyjęciem harmonogramu. Pracownicy mogą wskazać okresy przylegające do dni wolnych. Osoba układająca plan ocenia wtedy wpływ tych nieobecności na obsadę. Czas na zgłoszenie propozycji powinien pozwolić przełożonym uzgodnić kolidujące terminy.

Jak uzgodnić terminy przed ogłoszeniem planu?

Uzgodnienie terminów urlopów służy rozstrzygnięciu kolizji przed przyjęciem harmonogramu. Punktem odniesienia jest obsada potrzebna zespołowi.

• Przełożony zaznacza propozycje urlopów przypadających w tym samym czasie.
• Przełożony sprawdza obsadę potrzebną do zaplanowanej pracy.
• Pracownik i przełożony omawiają inny termin, gdy proponowana nieobecność zakłóciłaby pracę zespołu.

Przyjęty harmonogram zawiera terminy ustalone po sprawdzeniu obsady. To na nim opiera się późniejsze informowanie pracowników o urlopach.

Jak przekazać gotowy plan pracownikom?

Gotowy plan urlopów pracodawca podaje do wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie, na przykład przez intranet lub tablicę ogłoszeń.⁴ Osoba odpowiedzialna za publikację udostępnia przyjętą wersję i informuje pracowników, gdzie mogą ją odczytać.

Jeśli pracownik otrzymał plan z wyprzedzeniem co najmniej 1 miesiąca, osobne zawiadomienie o terminie urlopu nie jest konieczne.^4,8

Wyjątki od zasad i aktualizacja terminów urlopów

Plan urlopów 2026 można aktualizować, gdy zmienia się termin wypoczynku. Przed naniesieniem nowej daty pracodawca ustala przyczynę zmiany i sprawdza obsadę zespołu.

Kiedy i jak można zmienić plan urlopów?

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika albo z inicjatywy pracodawcy. Przy określonych usprawiedliwionych nieobecnościach jest konieczne.⁴

• Wniosek pracownika może być podstawą przesunięcia urlopu, jeśli wskazuje ważne przyczyny.⁴
• Szczególne potrzeby pracodawcy mogą uzasadniać zmianę terminu ujętego w planie.⁴
• Usprawiedliwiona nieobecność uniemożliwiająca rozpoczęcie urlopu wymaga przesunięcia terminu. Należą do takich przyczyn choroba i odosobnienie związane z chorobą zakaźną.⁴
• Powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo służby w aktywnej rezerwie na czas do 3 miesięcy także wskazano jako przyczynę przesunięcia urlopu.^2,4

Pracodawca ustala nowy termin, wpisuje zmianę do aktualnego planu i informuje pracownika. Harmonogram powinien wskazywać termin, w którym pracownik rzeczywiście ma skorzystać z urlopu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dzień roboczy sąsiadujący ze świętem ustawowym jest wolny dla każdego pracownika?

Nie. To, czy taki dzień jest wolny, zależy od rozkładu czasu pracy pracownika.

Czy święto przypadające w sobotę w 2026 roku oznacza ten sam dodatkowy dzień wolny dla wszystkich?

Nie wynika to automatycznie z samej daty święta. Może być konieczne wyznaczenie innych dni wolnych w okresie rozliczeniowym.

Czy trzeba osobno zawiadomić pracownika o terminie urlopu, jeśli plan otrzymał z miesięcznym wyprzedzeniem?

Nie, jeśli pracownik otrzymał plan co najmniej miesiąc wcześniej.

Czy każda zakładowa organizacja związkowa spełnia warunek dotyczący odstąpienia od planu urlopów?

Nie. Z uprawnień może korzystać organizacja zrzeszająca co najmniej 10 członków spełniających warunki określone w ustawie o związkach zawodowych.

Czy podzielony urlop może składać się wyłącznie z krótkich części?

Nie. Jedna część podzielonego urlopu powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.