Enova365 — obsługa i konfiguracja

Instrukcja obsługi enova365 Kadry i Płace prowadzi przez konfigurację modułu, wprowadzanie danych pracowników i przygotowanie listy płac, czyli zestawienia naliczonych wynagrodzeń.
Obejmuje też ewidencję czasu pracy, dokumenty kadrowe, różnice między wersjami oraz czynności, które wymagają kontroli. Dokumentację płacową pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy¹.

enova365 Kadry i Płace – instrukcja konfiguracji i obsługi krok po kroku

Pracę z enova365 Kadry i Płace zacznij od ustawień oddziału. Potem wprowadź dane pracowników, przygotuj dokumenty i raporty, a na końcu zapisz zmiany wynagrodzeń.
Przed naliczeniem listy płac porównaj dane kadrowe i daty obowiązywania składników z dokumentami. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu należy wypłacić najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego².

Konfiguracja obejmuje również dane instytucji uczestniczących w rozliczeniach pracowniczych. W definicji oddziału enova365 znajduje się pole „Rachunek bankowy instytucji PPK”; PPK oznacza pracownicze plany kapitałowe³.
Podstawowa wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę wynosi 1,5% wynagrodzenia uczestnika⁴.

Raport ZUS RCA zawiera imienne dane o składkach i świadczeniach pracownika. enova365 pozwala wysłać go do programu Płatnik także wtedy, gdy miesięczna podstawa składek pracownika przekracza 999 999,99 PLN^3,5.

Jak skonfigurować moduł Kadry i Płace przed rozpoczęciem pracy?

Skonfiguruj enova365 Kadry i Płace, zanim wprowadzisz pracowników i naliczysz wynagrodzenia.

• Dane firmy i oddziału uzupełnij zgodnie z dokumentami podmiotu zatrudniającego.
• Ustawienia płacowe powiąż z zasadami naliczania wynagrodzeń obowiązującymi w firmie.
• Definicję oddziału otwórz, aby znaleźć i uzupełnić pole rachunku bankowego instytucji PPK.

Po zapisaniu ustawień oddziału i zasad płacowych skontroluj je. Wtedy enova365 jest gotowa do wprowadzania pracowników.
Przy sprawdzaniu kalendarza uwzględnij normę 8 godzin pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy⁶.

Jak dodać pracownika i uzupełnić jego dane kadrowe?

W enova365 Kadry i Płace najpierw utwórz kartotekę pracownika. Dopiero na jej podstawie przygotujesz dokumenty i wynagrodzenie. Sprawdź w niej między innymi numer PESEL pracownika, który składa się z 11 cyfr⁷.

• Kartotekę pracownika utwórz w obszarze danych kadrowych programu.
• Dane identyfikacyjne i zatrudnienia wpisz na podstawie dokumentów pracownika i umowy, z zachowaniem zasad dostępu do danych osobowych.
• Warunki wynagrodzenia zapisz z właściwą datą obowiązywania, aby przypisać je do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Kartoteka pracownika jest podstawą dalszej obsługi kadrowej i płacowej.
Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części oznaczonych literami A, B, C, D i E⁸.

Jak wygenerować dokumenty pracownicze i raporty kadrowo-płacowe?

W enova365 Kadry i Płace przygotujesz dokument lub raport z wcześniej zapisanych danych pracownika i okresu rozliczeniowego. Płatnicy objęci terminem do 20. dnia następnego miesiąca przekazują wtedy ZUS DRA za poprzedni miesiąc⁹.

• Dokument pracowniczy dobierz do rodzaju sprawy kadrowej, a przed użyciem sprawdź dane pobrane do jego treści.
• Raport kadrowo-płacowy przygotuj dla właściwego pracownika i okresu, po sprawdzeniu składników wynagrodzenia.
• Wysyłkę ZUS RCA do Płatnika wykonaj po kontroli danych rozliczeniowych pracownika; obsługa obejmuje także wskazaną wcześniej wysoką podstawę składek.

Dokumenty i raporty porównaj z kartoteką pracownika, zanim przekażesz je dalej.
W zestawieniu płac sprawdź składkę emerytalną finansowaną przez pracownika: wynosi ona 9,76% podstawy wymiaru składek¹⁰.

Jak wprowadzić zmianę wynagrodzenia w enova365?

W enova365 Kadry i Płace przypisz zmianę wynagrodzenia do pracownika i wskaż datę, od której obowiązują nowe warunki. Powiąż tę zmianę z pisemnym porozumieniem zmieniającym warunki umowy o pracę¹¹.

• Kartotekę pracownika otwórz i znajdź zapis dotyczący warunków wynagrodzenia.
• Nowe warunki płacowe wprowadź na podstawie dokumentu potwierdzającego zmianę, zachowując właściwą datę jej obowiązywania.
• Listę płac skontroluj po naliczeniu: porównaj zastosowane składniki z warunkami zapisanymi dla danego okresu.

Zmiana wynagrodzenia jest gotowa do rozliczenia, gdy zapisane warunki i data ich obowiązywania odpowiadają dokumentowi pracowniczemu.

Jak rejestrować czas pracy, urlopy i inne nieobecności w enova365?

W enova365 prowadzisz ewidencję czasu pracy, czyli zapis przepracowanego czasu i nieobecności. Przypisz zdarzenie pracownikowi, określ jego okres, a następnie sprawdź zestawienie.
Rodzaj zdarzenia wpływa na dalsze rozliczenia kadrowo-płacowe, dlatego urlop i inną nieobecność zapisuj osobno. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy:

Dane w tabeli: 12

• Czas pracy pracownika przypisz do właściwego okresu ewidencji.
• Urlop pracownika zarejestruj z odpowiednim rodzajem i zakresem nieobecności.
• E-wniosek urlopowy służy do obsługi wniosku; enova365 automatycznie monitoruje limity urlopów opiekuńczych i ojcowskich z uwzględnieniem wieku dziecka oraz normy dobowej^3,5.
• Inną nieobecność pracownika zapisz pod właściwym rodzajem, aby nie ujmować jej jako urlopu.
• Lista „Statystyki czasu pracy” pokazuje zbiorcze zestawienie czasu pracy pracowników³.

Ewidencję czasu pracy można dalej rozliczać po sprawdzeniu okresów, rodzajów nieobecności i zbiorczego zestawienia.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia sprawdź w niej liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy⁸.

Instrukcja obsługi enova365 Kadry i Płace – dokumentacja i różnice między wersjami

Do obsługi enova365 Kadry i Płace wybieraj instrukcję właściwą dla używanego wydania programu. Z poziomu enova365 można zarejestrować się i zalogować do Bazy Wiedzy z instrukcjami i materiałami pomocniczymi³.
Materiały kadrowo-płacowe dobieraj do wykonywanej czynności oraz wersji widocznej w programie.

Kody tytułów ubezpieczenia w enova365 zaktualizowano zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od 1.07.2025 r.³ Przy przygotowywaniu deklaracji ubezpieczeniowej liczy się więc zarówno opis pola w instrukcji, jak i wydanie programu.
Zmiany kodów obowiązujące od 1 lipca 2025 r. wprowadzono rozporządzeniem ogłoszonym w Dz.U. z 2025 r. poz. 802¹³.

Nazwy produktu, modułu i wersji oznaczają różne zakresy oprogramowania:

Opis ekranu lub obsługi z innego wydania nie oznacza, że układ i działanie programu są takie same.
Baza Wiedzy enova365 pozwala dobrać instrukcję do wykonywanej czynności i używanej wersji.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.