E-teczka pracownicza — wdrożenie i wymagania

E-teczka oznacza dokumentację pracowniczą prowadzoną w formie elektronicznej. Nie jest nazwą konkretnego programu ani systemu.¹
Pracodawcy mogą prowadzić elektroniczne akta osobowe od 1 stycznia 2019 r.² Poniżej opisujemy zasady digitalizacji, podpisywania dokumentów, dostępu do nich i organizacji akt pracownika.³

Czym jest e-teczka pracownicza i co zawiera?

E-teczka pracownicza mieści elektroniczne akta osobowe i inną dokumentację związaną z zatrudnieniem. Zasady jej prowadzenia określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r.^1,4

Definicja e-teczki pracowniczej

Elektroniczne akta osobowe to uporządkowana według rodzaju dokumentów część dokumentacji pracownika. Prowadzi się ją bez papierowej teczki. Taka możliwość istnieje od 1 stycznia 2019 r.^2,5

E-teczka a tradycyjne akta osobowe

E-teczka zmienia sposób prowadzenia akt, nie sam obowiązek ich prowadzenia. Pracodawca wybiera formę papierową albo elektroniczną; nie musi wdrażać e-teczki.⁶
Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dopuszcza prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w obu postaciach.⁷

Dokumenty gromadzone w e-teczce pracownika

E-teczka pracownika może zawierać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację, między innymi dotyczącą czasu pracy, urlopów i wynagrodzeń.¹ Przy układaniu teczek warto oddzielić te dwa zbiory. Zawartość akt osobowych określa § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy prowadzonej poza nimi – § 6.⁸

Części akt osobowych i rodzaje dokumentów

Akta osobowe dzielą się na części A–E. Każda gromadzi dokumenty związane z określonym etapem zatrudnienia lub rodzajem sprawy. Podział obejmuje zarówno dokumenty kandydata do pracy, jak i te dotyczące kontroli trzeźwości.^4,9

Tabela pokazuje, jakie dokumenty trafiają do części A–E. Zgodnie z § 3 rozporządzenia akta osobowe składają się z pięciu części oznaczonych tymi literami.⁸

Podział A–E wskazuje miejsce dokumentu w aktach osobowych. Dokumentację czasu pracy, urlopów i wynagrodzeń prowadzi się z kolei poza tymi aktami. Paragraf 6 rozporządzenia wymienia cztery kategorie takiej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.⁸

Zakładanie i prowadzenie dokumentacji elektronicznej

E-teczkę pracowniczą zakłada i prowadzi pracodawca. Wymaga to zorganizowania pracy działu HR wokół dokumentów elektronicznych. Według przytoczonego badania Grant Thornton 85% firm nie wdrożyło e-teczek.^1,10

Dział HR przypisuje dokumenty do właściwych akt i na bieżąco je aktualizuje. Procedura powinna wskazywać, kto przyjmuje dokument, gdzie go zapisuje i kto sprawdza wpis. Paragraf 9 pkt 4 rozporządzenia wymaga identyfikowania osób z dostępem do dokumentacji. Nakazuje też rejestrować zmiany, które wprowadzają w dokumentach i metadanych.⁸

Korzyści z założenia elektronicznych akt osobowych

Elektroniczne akta osobowe pozwalają działowi HR wyszukać dokument bez sięgania po papierową teczkę.

Szkolenie pracowników i procedury prowadzenia akt

Szkolenie pracowników działu HR powinno objąć przyjmowanie dokumentów, przypisywanie ich do akt i poprawianie błędnych zapisów. W przytoczonym badaniu 72% przedsiębiorców rozważa digitalizację procesów kadrowo-płacowych.¹
Spisana procedura pomaga stosować te same zasady przy każdym dokumencie, niezależnie od tego, kto prowadzi teczkę.¹⁰

Zakładanie i bieżąca aktualizacja e-teczki

Zakładanie e-teczek może następować etapami, na przykład dla wybranych grup pracowników lub rodzajów dokumentów.¹ Nie trzeba więc jednocześnie przenosić akt wszystkich obecnych i byłych pracowników. Bieżąca aktualizacja polega na dołączaniu nowych dokumentów do właściwych akt według przyjętej procedury. Art. 94⁸ § 1 Kodeksu pracy pozwala zmienić postać dokumentacji, ale nie nakazuje objąć zmianą całej załogi naraz.⁷

Czy prowadzenie e-teczki wymaga zgody pracownika?

Prowadzenie e-teczki nie wymaga zgody pracownika na jej wdrożenie.¹¹ Decyzja o formie akt należy do pracodawcy; czym innym jest przekazywanie przez pracownika dokumentów związanych z zatrudnieniem. Art. 94⁸ § 1 Kodeksu pracy powierza pracodawcy decyzję o zmianie postaci dokumentacji i nie uzależnia jej od zgody pracownika.⁷

• Pracodawca decyduje o wdrożeniu dokumentacji elektronicznej i ustala zasady jej prowadzenia.
• Pracownik przekazuje dokumenty związane z zatrudnieniem, ale jego zgoda nie jest podstawą wdrożenia e-teczki.¹¹

E-teczka potrzebuje zasad prowadzenia akt, nie zgód pracowników na wdrożenie. Po otrzymaniu informacji o zmianie postaci dokumentacji pracownik ma 30 dni na odbiór jej poprzedniej postaci. Termin wynika z art. 94⁹ § 1 Kodeksu pracy.⁷

Funkcje elektronicznych akt pracowniczych

Elektroniczne akta pracownicze powinny umożliwiać uprawnionym osobom wyszukiwanie, eksport i druk dokumentów oraz przeglądanie rejestru zmian.¹ Przeglądanie akt, ustawianie ich struktury i eksport służą różnym zadaniom. Paragraf 9 rozporządzenia wymaga od systemu między innymi wyszukiwania dokumentacji, rejestrowania zmian, wydawania dokumentów, eksportu i wydruku.⁸

Dostęp do dokumentacji pracownika

Dostęp do dokumentacji pracownika pozwala mu przeglądać własne akta bez pomocy osoby prowadzącej teczkę. Produkt E-Teczka Hatiroo® udostępnia pracownikowi dokumenty przez przeglądarkę.² Uprawnienia trzeba przy tym ograniczyć do jego dokumentacji.

Konfiguracja struktury akt i uprawnień

Konfiguracja struktury akt wyznacza miejsce dokumentów kadrowych. Uprawnienia rozstrzygają z kolei, kto może je przeglądać i obsługiwać. E-Teczka Hatiroo® pozwala ustawić strukturę akt oraz przypomina działowi HR o brakach w dokumentacji.² Paragraf 9 pkt 3 rozporządzenia wymaga zapewnienia osobom upoważnionym stałego dostępu do dokumentacji elektronicznej.⁸

Eksport akt pracownika wraz z metadanymi

Eksport dokumentacji pracownika obejmuje pliki i metadane, czyli informacje opisujące dokumenty. E-Teczka Comarch ERP XL HR eksportuje akta jednego lub wszystkich pracowników wraz z metadanymi. Wyeksportowany plik można opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.⁹ eTeczka DMZ HR umożliwia eksport dokumentacji z metadanymi w formatach zgodnych z wymaganiami Ministerstwa.¹¹
Zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia metadane każdego przekazywanego dokumentu zapisuje się w osobnym pliku XML.⁸

Teta HR umożliwia eksport pojedynczej e-teczki lub całej grupy teczek. Pracownik uzyskuje natomiast wgląd w akta przez portal samoobsługowy Teta ME.¹² To dwa odrębne zastosowania tych produktów.
Na wniosek pracownika pracodawca wydaje kopię wskazanej dokumentacji najpóźniej w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku (§ 18 ust. 3).⁸

Organizacja dokumentów w elektronicznej teczce

Organizacja dokumentów w e-teczce wymaga przypisania pliku do akt i zapisania informacji o jego obsłudze. E-Teczka Hatiroo® zapisuje historię działań, status dokumentu, datę podpisania oraz osobę odpowiedzialną.² Historia pokazuje przebieg pracy, a status – obecny stan dokumentu. Paragraf 9 pkt 4 rozporządzenia nakazuje rejestrować zmiany w dokumentacji i metadanych wprowadzane przez osoby z dostępem.⁸

E-teczka łączy porządek w aktach z kontrolą dostępu i możliwością eksportu. Paragraf 9 rozporządzenia wymaga ochrony przed nieuprawnionym dostępem. Nakazuje też zapewnić stały dostęp upoważnionym osobom i możliwość wydania dokumentacji.⁸

Wdrożenie e-teczki: etapy, zasady i korzyści

Wdrożenie e-teczki obejmuje przygotowanie dokumentów, przeniesienie akt papierowych i ustalenie zasad dostępu. Digitalizacja dokumentów polega na przekształcaniu papieru w postać cyfrową, ale sam skan nie zastępuje oryginału. Art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy wymaga poświadczenia zgodności skanu. Pracodawca lub osoba upoważniona używa do tego kwalifikowanego podpisu elektronicznego; pracodawca może też użyć kwalifikowanej pieczęci.⁷

Korzyści organizacyjne z wdrożenia

E-teczka pozwala działowi HR prowadzić akta w uporządkowanej strukturze zamiast pracować wyłącznie z papierem. Firma może dzięki temu ustalić wspólne zasady obiegu dokumentów i dostępu do nich. Przykładowy proces rekrutacji z udziałem e-teczki opisany przez FlowDog obejmuje 6 kroków.¹³

Zasady przenoszenia i prowadzenia dokumentacji

Przeniesienie akt papierowych do e-teczki nie kończy się na ich zeskanowaniu. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, aby zastąpiło papierowy oryginał.¹¹
Po podpisaniu należy zapewnić integralność dokumentu, czyli chronić go przed modyfikacją.^1,4

Wdrożenie e-teczki krok po kroku

Wdrożenie e-teczki zaczyna się od określenia, które akta zostaną przeniesione i jak firma będzie prowadzić nowe dokumenty. Przy zmianie postaci akt z papierowej na elektroniczną pracodawca informuje pracownika o zmianie. Musi też umożliwić mu odbiór papierowej dokumentacji.¹²

• Przegląd akt papierowych wskazuje dokumenty przeznaczone do przeniesienia do e-teczki.
• Przekształcenie dokumentów obejmuje przygotowanie cyfrowych odwzorowań do akt elektronicznych.
• Informowanie pracowników dotyczy zmiany postaci akt i możliwości odbioru papierowej dokumentacji.
• Kontrola dostępu wyznacza osoby uprawnione do przeglądania i obsługi dokumentów w e-teczce.

E-teczka zastępuje papierowy obieg akt dopiero wtedy, gdy dokumenty zostały prawidłowo przeniesione. Potrzebne są również zasady ich ochrony.

Kontrola kompletności i poprawności akt pracowniczych

Kontrola akt pracowniczych pozwala ustalić, czy teczka jest kompletna. Trzeba też sprawdzić, czy każdy dokument trafił do właściwego pracownika i odpowiedniej części akt. Moduł e-Teczka w Teta HR pozwala określić wymagane kategorie dokumentów, na podstawie których sprawdza się kompletność teczek.¹²

Kontrola dokumentacji obejmuje następujące sytuacje:

• Niekompletna teczka wymaga wskazania dokumentów, których brakuje w wymaganych kategoriach.
• Błędne przypisanie dokumentu wymaga zestawienia jego treści z danymi pracownika i miejscem zapisu w aktach.
• Niespójne metadane wymagają porównania opisu skanu z treścią dokumentu.

Teta HR importuje skany z metadanymi i automatycznie przypisuje je do odpowiedniej części akt wskazanego pracownika.¹² Pracownik działu HR nadal powinien sprawdzić treść. Automatyczne przypisanie nie rozwiąże problemu nieczytelnego skanu ani opisu, który nie odpowiada dokumentowi.

Kompletność e-teczki ocenia się według wymaganych kategorii. Poprawność wymaga z kolei sprawdzenia treści dokumentu i miejsca jego przypisania.¹⁴

Tworzenie i zapisywanie dokumentów w aktach elektronicznych

Tworzenie dokumentu i zapisanie jego pliku w elektronicznych aktach to osobne czynności. Zanim PDF trafi do teczki, trzeba powiązać go z właściwym pracownikiem. W e-Teczce Comarch ERP XL HR plik PDF można przechowywać w 3 miejscach.⁹

Zapisywanie wydruków bezpośrednio w aktach elektronicznych

Zapis wydruku jako PDF wymaga wyboru miejsca przechowywania pliku powiązanego z aktami pracownika. Tabela przedstawia 3 opcje dostępne w e-Teczce Comarch ERP XL HR.⁹

Miejsce przechowywania PDF wskazuje, gdzie znajduje się plik. Sam wybór miejsca nie przypisuje jednak dokumentu do akt właściwego pracownika.

Przydatne źródła przepisów i instrukcji

Przepisy o e-teczce trzeba czytać razem z zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej i ochrony danych osobowych. Kodeks pracy określa obowiązki pracodawcy związane z aktami. RODO dotyczy przetwarzania danych osobowych, które te akta zawierają.

• Kodeks pracy określa obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej.
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje organizację i prowadzenie akt.
• RODO dotyczy dostępu do danych pracowników i ich ochrony podczas przechowywania dokumentów.
• Instrukcja używanego systemu opisuje zapis, uprawnienia i eksport w danym produkcie, lecz nie zastępuje przepisów.

Podstawą zasad prowadzenia e-teczki są przepisy. Instrukcja produktu pomaga zastosować je podczas pracy w systemie.

Integracja e-teczki z systemami kadrowo-płacowymi

Integracja e-teczki z systemem kadrowo-płacowym powinna pozwalać powiązać dokument z właściwym pracownikiem i później go odnaleźć. Przy wyborze produktu trzeba rozróżnić jego współpracę z konkretnym systemem kadrowym od automatycznego przekazywania dokumentów z systemu HR.

Przepływ dokumentów między systemem HR a kadrami i płacami

Przepływ dokumentów zaczyna się od przekazania dokumentu z systemu HR. Następnie trzeba powiązać go z pracownikiem i zapisać w jego teczce. Aplikacja e-Teczka firmy Haergi działa na SAP HR; Haergi dostarcza też oprogramowanie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego.⁶ Dla firmy używającej SAP HR zgodność ta ma znaczenie, ale nie opisuje obiegu każdego rodzaju dokumentu.

DMZ HR: zakres rozwiązania i pytania przed prezentacją

eTeczka DMZ HR automatycznie przypisuje wnioski z systemu HR do teczek pracowników i je archiwizuje.¹¹ Archiwizacja oznacza zapis pozwalający później odnaleźć dokument. Przed prezentacją produktu firma powinna określić zakres przekazywanych wniosków oraz sposób, w jaki dział HR sprawdzi ich przypisanie.

• Zakres dokumentów wskazuje wnioski przekazywane z systemu HR do e-teczki.¹⁵
• Identyfikacja pracownika określa podstawę przypisania wniosku do właściwej teczki.
• Obsługa błędów wskazuje osobę odpowiedzialną za poprawienie niewłaściwego przypisania.

Wybór integracji e-teczki zależy od systemu kadrowego używanego w firmie. Znaczenie ma też rodzaj dokumentów przekazywanych do akt.

E-teczka pracownicza: najważniejsze wnioski

E-teczka pracownicza wymaga porządku w aktach, poprawnego przypisywania dokumentów i kontroli dostępu. Przy przenoszeniu dokumentacji papierowej trzeba pamiętać, że zapisanie skanu nie jest tym samym co przygotowanie dokumentu zastępującego oryginał.

Prowadzenie akt elektronicznych oznacza regularne uzupełnianie teczek i sprawdzanie ich kompletności. Obejmuje również ochronę dokumentów przed nieuprawnioną zmianą. Wybór systemu zależy od pracy działu HR, dostępu dla pracowników, sposobu eksportu i współpracy z używanym systemem kadrowo-płacowym.

Sprawna e-teczka nie jest tylko zbiorem plików. To także ustalony sposób prowadzenia i kontrolowania dokumentacji pracowniczej.

Kontakt w sprawie wyboru systemu

Rozmowa z producentem e-teczki lub partnerem wdrożeniowym powinna dotyczyć zgodności produktu z używanym systemem kadrowo-płacowym. Warto też omówić sposób prowadzenia akt w firmie. Producent odpowiada za funkcje produktu, a partner wdrożeniowy za zakres proponowanego wdrożenia.¹⁶

Opis potrzeb firmy powinien uwzględniać liczbę pracowników, zakres papierowych akt do przeniesienia, uprawnienia oraz eksport. W rozmowie trzeba rozdzielić czynności wykonywane przez system od pracy, która pozostanie po stronie działu HR.¹⁷

Wybór e-teczki zależy od dopasowania produktu do obiegu dokumentów. Znaczenie mają również możliwości organizacyjne firmy.

Metadane w aktach elektronicznych: praktyka digitalizacji

Metadane opisują dokument, dzięki czemu łatwiej przypisać go do akt i później odnaleźć. E-Teczka Comarch ERP XL HR pozwala skanować i dodawać pliki, podpisywać je oraz wyszukiwać według metadanych.⁹ Po zapisaniu pliku nadal trzeba sprawdzić, czy opis odpowiada jego treści.

Przy przygotowaniu eksportu e-teczki warto ustalić, czy metadane pozwalają rozpoznać:

• Powiązanie z pracownikiem wskazuje, do czyich akt należy dokument.
• Rodzaj dokumentu odróżnia go od innych plików w teczce.
• Miejsce w aktach wskazuje część dokumentacji, do której trafił plik.

Poprawny opis dokumentu ułatwia wyszukanie pliku i sprawdzenie go po wyeksportowaniu akt.⁴