Kalkulator ekwiwalentu za urlop 2026 — współczynnik i kwota

Jak liczymy ekwiwalent za urlop

Zasady opisuje rozporządzenie w sprawie urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu^1,2,3. Ekwiwalent liczy się w trzech krokach:

• ekwiwalent za 1 dzień = podstawa (miesięczne wynagrodzenie) / współczynnik urlopowy,
• ekwiwalent za 1 godzinę = ekwiwalent za 1 dzień / dobowa norma czasu pracy (zwykle 8 h),
• ekwiwalent = ekwiwalent za 1 godzinę × liczba godzin niewykorzystanego urlopu.

Godziny urlopu to dni urlopu pomnożone przez dobową normę: 10 dni to 80 godzin⁴. Kalkulator zaokrągla każdy etap do grosza, a współczynnik do dwóch miejsc po przecinku.

Współczynnik urlopowy 2026 i w kolejnych latach

Współczynnik ustala się na każdy rok kalendarzowy: od liczby dni w roku odejmuje się niedziele, święta oraz dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a wynik dzieli się przez 12². Liczy się rok, w którym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu, czyli rok zakończenia umowy — także wtedy, gdy niewykorzystany urlop pochodzi z poprzednich lat.

• 2024: 251 dni pracy / 12 = 20,92,
• 2025: 249 dni pracy / 12 = 20,75 — gdy umowa ustała od 1 lutego 2025 r., bo wtedy weszła w życie ustawa, która uczyniła Wigilię dniem wolnym⁶; przy ustaniu umowy w styczniu 2025 r. współczynnik wynosił 20,83 (250 dni),
• 2026: 251 dni pracy / 12 = 20,92,
• 2027: 251 dni pracy / 12 = 20,92,
• 2028: 249 dni pracy / 12 = 20,75.

Święto przypadające w sobotę obniża wymiar czasu pracy tak samo jak święto w dzień powszedni — pracodawca musi wyznaczyć za nie inny dzień wolny⁴. Dlatego w 2026 r. (15 sierpnia i 26 grudnia wypadają w sobotę) dni pracy jest 251, a nie 253.

Niepełny etat i obniżona norma

Przy niepełnym etacie współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy³. Na pół etatu w 2026 r. wynosi 20,92 × 1/2 = 10,46. Liczbę dni urlopu wpisz tak, jak wynika z karty urlopowej — wymiar urlopu przy niepełnym etacie jest już proporcjonalnie obniżony.

Ekwiwalent za dzień dzieli się przez dobową normę czasu pracy obowiązującą pracownika³. Dla większości pracowników to 8 godzin⁴. Osoby z niepełnosprawnością w stopniu znacznym lub umiarkowanym pracują najwyżej 7 godzin na dobę (ustawa o rehabilitacji zawodowej, art. 15) — wtedy wybierz w kalkulatorze 7 h, a dzień urlopu liczy się jako 7 godzin. Jeśli lekarz zgodził się na pracę w normie ogólnej albo pracownik jest zatrudniony przy pilnowaniu, obowiązuje norma 8 h.

Co wchodzi do podstawy ekwiwalentu

• Stałe składniki (pensja zasadnicza, stałe dodatki) — w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu¹.
• Zmienne składniki miesięczne (premie miesięczne, prowizje, wynagrodzenie za nadgodziny) — średnia z 3 miesięcy przed miesiącem nabycia prawa³.
• Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (premie kwartalne, roczne) — średnia z 12 miesięcy, czyli zwykle suma podzielona przez 12¹. Do kalkulatora wpisz gotową średnią miesięczną.

Do podstawy nie wlicza się m.in. wynagrodzenia za czas choroby, nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych i rentowych oraz jednorazowych wypłat za wykonanie określonego zadania¹. Jeśli pracownik nie przepracował całego okresu, z którego liczy się średnią, rozporządzenie każe ją uzupełnić — obie średnie wpisz do kalkulatora już po uzupełnieniu.

Przykłady

• Pełny etat, 6 000 zł, 10 dni urlopu w 2026 r.: 6 000 / 20,92 = 286,81 zł za dzień; 286,81 / 8 = 35,85 zł za godzinę; 35,85 × 80 h = 2 868,00 zł brutto.
• Pół etatu, 3 500 zł, 10 dni urlopu w 2026 r.: 3 500 / 10,46 = 334,61 zł; 334,61 / 8 = 41,83 zł; 41,83 × 80 h = 3 346,40 zł brutto.
• Pensja 5 000 zł, premie miesięczne średnio 600 zł, premie kwartalne 2 400 zł w roku (średnio 200 zł miesięcznie), 5 dni urlopu: podstawa 5 000 + 600 + 200 = 5 800 zł; 5 800 / 20,92 = 277,25 zł; 277,25 / 8 = 34,66 zł; 34,66 × 40 h = 1 386,40 zł brutto.

Kiedy przysługuje ekwiwalent

Ekwiwalent pieniężny przysługuje, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy⁴. W czasie trwania umowy pracodawca nie może zastąpić urlopu pieniędzmi. Ekwiwalentu nie będzie, jeśli pracownik wykorzysta urlop w okresie wypowiedzenia (pracodawca może mu go na ten czas udzielić) albo strony ustalą, że urlop zostanie wykorzystany w ramach kolejnej umowy z tym samym pracodawcą, zawartej bezpośrednio po poprzedniej⁴. Ile dni urlopu przysługuje w roku odejścia z pracy, policzysz w kalkulatorze urlopu, a szczegóły wypłaty opisuje poradnik ekwiwalent za urlop.

Najczęstsze pytania

Czy ekwiwalent za urlop jest opodatkowany?

Tak. Ekwiwalent to przychód ze stosunku pracy — od kwoty brutto z kalkulatora pracodawca potrąca składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek tak jak od pensji.

Jaki współczynnik przyjąć, gdy urlop jest zaległy z poprzedniego roku?

Współczynnik z roku, w którym kończy się umowa, czyli pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu — także gdy pieniądze wpłyną już w kolejnym roku. Rok, z którego pochodzi niewykorzystany urlop, nie ma znaczenia.

Czy program kadrowy policzy ekwiwalent sam?

Tak — programy kadrowo-płacowe liczą wymiar urlopu, współczynnik na dany rok i ekwiwalent przy rozwiązaniu umowy. Porównanie znajdziesz w rankingu programów kadrowo-płacowych.